In Europa gibt es fast eine Million IT-Dienstleister – das Rückgrat der digitalen Transformation.
Doch im Projektgeschäft ringen alle mit denselben Problemen: Deadlines reißen, Budgets laufen aus dem Ruder – und viel zu viele Projekte werden ganz abgebrochen.
Die Wahrheit: IT-Projekte verlässlich, profitabel und effizient umzusetzen, ist schwierig.
Und die gängigen Tools machen es nicht leichter: Statt das große Ganze sichtbar zu machen, bleiben Ressourcenpläne, Zeiterfassung, Projekte und Finanzen in ihren Silos. Am Ende behelfen sich die Teams mit Excel-Tabellen, endlosen E-Mails und improvisierten Workarounds.
Und nicht nur IT-Systemhäusern geht es so – auch Agenturen, Beratungen und andere Anbieter digitaler Dienstleistungen kennen diese Lage nur zu gut. Zu viele parallele Projekte, zu wenig Transparenz, zu viele Abhängigkeiten.
Genau deswegen haben wir die Project Delivery Platform Leadtime entwickelt.
Leadtime richtet sich an digitale Dienstleistungsunternehmen, die viele Projekte gleichzeitig steuern müssen. Die Plattform ist konsequent auf die Anforderungen des europäischen Marktes zugeschnitten – mit GDPR-Konformität, EU-Standards und echter digitaler Souveränität.
Unser Anspruch: dem digitalen Projektgeschäft den Schrecken nehmen – und Service-Unternehmen ermöglichen, mit ihren Kunden eine tiefe, vertrauensvolle und langfristige Arbeitsbeziehung auf Augenhöhe aufzubauen.
Anstatt viele Tools zusammenzuflicken, arbeiten Teams und Kunden in einem durchgängigen Flow – ohne Übergaben, ohne Brüche, ohne Chaos.
Mit Leadtime liefern IT-Dienstleister Projekte mindestens 50 % schneller und profitabler. Teams schaffen deutlich mehr mit denselben Ressourcen.
Und Kunden bekommen, was sie erwarten: eine professionelle Lieferung. Pünktlich. Im Budget. Ohne Drama.
Leadtime macht Servicequalität zur stärksten Waffe. Denn am Ende gilt: Geschwindigkeit gewinnt.
Digitale Service-Unternehmen werden häufig durch ihre eigenen Strukturen ausgebremst. Das Geschäftsmodell ist personalintensiv – jede neue Kundenbeziehung bedeutet mehr Betreuung, mehr Support, mehr Koordination. Vor allem im Enterprise-Bereich ist das B2B-Geschäft besonders beratungs- und einführungsintensiv: Ein neuer Kunde bringt automatisch ein komplexes Onboarding-Projekt, individuelle Anpassungen und dauerhaft steigende Supportlast mit sich.
Genau hier entsteht der Zielkonflikt: Der Vertrieb will wachsen, doch die Umsetzungs-Teams können nicht beliebig skaliert werden. Jeder neue Deal bindet sofort Kapazität, während die Umsätze erst Monate später fließen. Hinzu kommen lange Sales-Zyklen von 6–18 Monaten – ein Zeitraum, in dem Ressourcenplanung zum Ratespiel wird.
Dabei sind IT-Projekte von Natur aus schwer planbar. Kunden erwarten feste Deadlines, doch im Alltag sorgen spontane Supportanfragen, Kontextwechsel und Engpässe bei Spezialist:innen für ständige Störungen. Wenn Deadlines reißen, hat das eine doppelte Wirkung: Einerseits leidet die Kundenbeziehung, andererseits blockiert das Projektteam nachfolgende Aufträge, deren Start sich verzögert.
So entsteht ein selbstverstärkender Engpass. Nicht die Nachfrage ist das Problem – sondern die Durchsatzfähigkeit der Organisation. Unternehmen bremsen ihr eigenes Wachstum aus, weil sie neue Kunden nicht schnell genug onboarden können. Die internen Delivery-Strukturen sind überlastet, unzuverlässig und nicht skalierbar. Projektverzögerungen sind nur das sichtbarste Symptom.
Die Wurzel liegt tiefer: Viele Unternehmen haben in ihrer Wachstumsphase versäumt, Delivery-Strukturen systematisch weiterzuentwickeln. Prozesse, Rollen und Kapazitätssteuerung sind organisch gewachsen – oft chaotisch, selten belastbar. Fachkräfte sind knapp, teuer und überall gleichzeitig gefragt: im Onboarding, im Support, in der Maintenance. Technische Schulden aus der Produktentwicklung verstärken das Problem zusätzlich. Mit jedem neuen Kunden wird das System schwerfälliger – bis es irgendwann zum Flaschenhals für das eigene Wachstum wird.
Viele Unternehmen versuchen ihre Engpässe mit einer nach und nach eingeführten Sammlung von Einzeltools zu überbrücken – Excel für Zahlen, Notion für Dokumentation, Asana für Aufgaben, Slack für Kommunikation. Der Gedanke dahinter: Irgendwie den Überblick behalten.
In der Praxis entsteht jedoch kein durchgängiger Prozessfluss. Informationen gehen zwischen den Systemen verloren, vieles muss manuell übertragen oder doppelt gepflegt werden. Ein skalierbares System, das mit dem Wachstum mithält, entsteht so nicht.
Ein typisches Beispiel: Um ein Projekt realistisch zu planen, müssten die Anforderungen mit den Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter und deren Auslastung durch andere Projekte zusammengeführt werden. Doch genau diese Informationen liegen verstreut in unterschiedlichen Tools – und damit fehlt die Grundlage für belastbare Entscheidungen. Manager steuern im Blindflug, weil es keine zentrale Datensicht gibt.
Mit der Zeit wächst die Tool-Landschaft unkontrolliert. Jedes Teammitglied arbeitet nach eigenen Vorlieben, Informationen zerfallen in Chats, Aufgabenlisten und Tabellen. Die Werkzeuge sind nicht systematisch integriert, sondern werden improvisiert „verknüpft“ – oft über Copy & Paste oder manuelle Doppelerfassung. Statt Entlastung entsteht zusätzlicher Koordinationsaufwand: Niemand weiß mehr, wo welche Information liegt.
Besonders kritisch wird es in komplexeren Projekten. Dort führen Silos und Brüche zu Wissensverlusten und doppelter Arbeit. Was fehlt, ist eine verlässliche Single Source of Truth. Genau deshalb scheitern herkömmliche Tools daran, die strukturellen Probleme im Projektgeschäft zu lösen – sie verschieben die Symptome, aber sie heilen nicht die Ursache.
Und genau aus diesem Grund haben wir Leadtime entwickelt – ein ganzheitliches Arbeitssystem für Unternehmen im digitalen Projektgeschäft. Statt verstreuter Tools und chaotischer Workarounds bietet Leadtime einen durchgängigen Flow, in dem Vertrieb, Projekte, Ressourcen und Finanzen endlich zusammenspielen.
Wir haben gezielt die Hürden adressiert, die digitale Projekte so schwierig machen:
Projektstart in Minuten statt Tagen – neue Projekte lassen sich mit Templates bis zu 80 % schneller aufsetzen.
Angebote & Verträge auf Knopfdruck – konsistent, fehlerfrei und bis zu 70 % kürzer in der Erstellung.
Keine Übergaben, keine Brüche – Planung und Umsetzung laufen nahtlos in einem Flow, sparen bis zu 5 Stunden Koordination pro Woche und Projekt.
Transparente Ressourcenplanung – Verfügbarkeiten und Kapazitäten jederzeit im Blick, Überlastungen sinken um bis zu 40 %.
Echte Kundeneinbindung – weniger Rückfragen, bis zu 50 % weniger Status-Meetings, zufriedenere Kunden.
Saubere Abnahmen – strukturierte Tests und Übergaben reduzieren Nacharbeiten um 30–40 %.
Effizienter Support – Tickets werden im Schnitt 60 % schneller gelöst, durch AI-Unterstützung und wiederverwendbare Templates.
Automatisierte Faktura – Rechnungen entstehen in Sekunden statt Stunden, sparen bis zu 90 % manuellen Aufwand.
Klarheit über Profitabilität – Margen und Kapazitäten sind in Echtzeit sichtbar, das Management kann sofort gegensteuern.
Das Ergebnis: Leadtime macht digitales Projektgeschäft schneller, profitabler und so standardisiert wie nie zuvor.
Der Begriff Leadtime stammt ursprünglich aus der industriellen Fertigung und bezeichnet die Zeitspanne zwischen Auftragseingang und Auslieferung. Genau dieses Versprechen halten wir ein: Wir verkürzen diese Zeit radikal – und machen sie zugleich planbar.
Der Name steht außerdem für den ganzheitlichen Anspruch: Leadtime bildet den gesamten Kundenlebenszyklus ab – vom Vertrieb über das Onboarding bis hin zu Support und Customer Success Management. Die Plattform ersetzt zahlreiche Einzellösungen wie Zeiterfassung, Personalverwaltung, Aufgaben- und Projektmanagement und wird so zu einem echten Business-Betriebssystem für digitale Dienstleister.
Leadtime deckt das gesamte digitale Projektgeschäft ab – von Vertrieb über Projektsteuerung bis hin zu Abrechnung und Analyse. Damit du dich schnell zurechtfindest, sind die Funktionen in Bereiche gegliedert. Jeder Bereich hat in dieser Knowledge Base ein eigenes Kapitel mit Artikeln, die dir Schritt für Schritt zeigen, wie du das Beste aus Leadtime herausholst.
Einige Funktionen in Leadtime sind nicht an einen bestimmten Bereich gebunden, sondern stehen auf jeder Seite zur Verfügung. Dazu gehört die Zeiterfassung, mit der Arbeitszeiten direkt bei Aufgaben oder Tickets erfasst werden. Ebenso das Notification-System, das dich über wichtige Ereignisse informiert, sowie das integrierte Ticket-System für Supportfälle. Ergänzt wird dies durch die Konsole, die zentrale Steuerbefehle bereitstellt.
Interface und übergreifende Funktionen
Das Dashboard ist die Startseite von Leadtime und liefert dir einen schnellen Überblick über offene Aufgaben, Projekte, Termine und Kennzahlen. Der besondere Vorteil: Du kannst es individuell anpassen. Listen, Werkzeuge, Charts oder Projektansichten lassen sich flexibel kombinieren und anordnen. So entsteht eine persönliche Arbeitsumgebung, die genau die Informationen zeigt, die du im Alltag am dringendsten brauchst.
Zu Dashboards
In der Administration steuerst du alle Workspace-weiten Einstellungen. Dazu gehören das Rollen- und Rechte-System, mit dem du Zugriffe gezielt regelst, sowie das Customizing des Erscheinungsbilds. Außerdem konfigurierst du hier das Ticket-System, verwaltest deine Subscription und nutzt den Importer, um Daten aus Fremdsystemen sauber in Leadtime zu übernehmen.
Im Bereich Profil verwaltest du deine persönliche Arbeitsumgebung. Hier passt du das Farbschema an, lädst dein Avatar-Bild hoch und pflegst deine persönlichen Daten. Außerdem kannst du Urlaube, Krankheitstage und Überstunden erfassen sowie dein Mitarbeiterjournal nutzen, um Beobachtungen oder Hinweise mit Vorgesetzten auszutauschen. So behältst du die volle Kontrolle über deine individuellen Einstellungen und persönlichen Arbeitsdaten.
Hier gehts zum Profil
Im Bereich Dein Unternehmen verwaltest du alle internen Strukturen und Aktivitäten deiner Organisation. Hier legst du Mitarbeiter und Teams an, steuerst interne Projekte, pflegst deinen Produktkatalog und verwaltest Projektelemente. Außerdem kannst du Urlaube und Abwesenheiten deines Teams managen sowie zentrale Unternehmenseinstellungen festlegen. Damit bildet dieser Bereich die Grundlage für die tägliche Arbeit im gesamten Workspace.
Hier gehts zu Dein Unternehmen
Der Teamkalender bietet eine zentrale Übersicht über die Zeitbuchungen aller Teammitglieder. In der Zeiterfassungsansicht werden gebuchte Zeiten auf Aufgaben und Tickets im Detail dargestellt, unabhängig von der reinen Anwesenheitszeit. So lassen sich Lücken in der Erfassung schnell erkennen und Rückmeldungen geben. Führungskräfte behalten damit den Überblick über Anwesenheit, Arbeitszeiten und Teamleistung – und können gezielt optimieren.
Hier ist der Teamkalender
Im Bereich Organisationen verwaltest du alle Geschäftspartner, mit denen dein Unternehmen interagiert. Dazu gehören vor allem Kunden und Leads, aber auch Lieferanten oder sogar Wettbewerber. Jede externe Organisation dient als Einstiegspunkt für externe Projekte, da diese stets einer Organisation zugeordnet sind – etwa im Auftrag eines Kunden. So bleiben alle Beziehungen und ihre Projekte klar strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Der Bereich Vertrieb umfasst das integrierte Akquise-CRM von Leadtime. Hier verwaltest du Verkaufschancen, dokumentierst Kontakte und nutzt Vorlagen zur Vereinfachung der Arbeit. Mit dem Kanban-Board behältst du den Überblick über den Stand jeder Opportunity. Außerdem siehst du alle aktuell offenen Angebote und kannst so das Umsatzpotenzial realistisch einschätzen. Damit bildet der Vertrieb die Grundlage für eine klare Pipeline- und Umsatzplanung.
Hier gehts zu Vertrieb
Das Adressbuch bietet einen organisationsübergreifenden Überblick über alle Kontaktpersonen, die mit deinem Unternehmen verbunden sind – interne Mitarbeiter ebenso wie externe Ansprechpartner bei Kunden, Partnern oder Lieferanten. Es dient nicht zur Pflege von Daten, sondern stellt sicher, dass alle relevanten Kontakte zentral sichtbar sind. Über die CardDAV-Synchronisation können die Daten zudem mit den Adressbüchern der Betriebssysteme abgeglichen werden, sodass alle Mitarbeiter auf denselben aktuellen Stand zugreifen.
Hier ist das Adressbuch
Leadtime Insights ist das Analysemodul der Anwendung. Es fasst alle im System erfassten Daten zu Projekten, Mitarbeitereinsatz, Auslastung und Umsatz zusammen und stellt sie grafisch dar. Nutzer können Zeitraum, Darstellungsform und Detailgrad frei wählen, eigene Ansichten speichern und ins Dashboard übernehmen. Insights erlaubt differenzierte Auswertungen – von Zeitreihen bis hin zu Umsatzprognosen.
Zu den Insights
Im Bereich Projekte werden alle Vorhaben deines Unternehmens gesteuert. Leadtime unterscheidet zwischen internen Projekten, die sich die Organisation selbst vornimmt, und externen Projekten, die von Kunden beauftragt werden. Zudem gibt es laufende Projekte mit wiederkehrenden Aufgaben, etwa im Support, deren Abrechnung in Intervallen erfolgt. Die große Stärke liegt jedoch in abgeschlossenen Projekten, die geplant, angeboten und bis zu einer klaren Deadline umgesetzt werden.
Im Bereich Planung geht es darum, Prioritäten projektübergreifend zu setzen, Kapazitäten zu steuern und so den höchstmöglichen Durchsatz zu erreichen. Dafür stehen vier Werkzeuge bereit: Big Picture, Pools, Pipelines und Stacks. Sie visualisieren Arbeitslasten, zeigen Abhängigkeiten und helfen, Entscheidungen nicht nur auf Projektebene, sondern für die gesamte Organisation zu treffen. So bleibt die Balance zwischen Verfügbarkeit, Bedarf und Fokus gewahrt.
In vielen Dienstleistungsunternehmen ist die Rechnungsstellung fehleranfällig und mühsam – oft ausgelagert oder manuell in Tabellen geführt. In Leadtime ist die Abrechnung vollständig integriert: Projekte, Arbeitszeiten, Retainer, Subscriptions oder Produkte können direkt fakturiert werden. Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen, ohne doppelte Arbeit. Das verbessert Liquidität, Planbarkeit und die finanzielle Stabilität deines Unternehmens.
