Interne Notizen sind Bestandteil jedes Arbeitspakets in einer Projektkomponente. Sie dienen dazu, Mitarbeitenden bei der Umsetzung klare Hinweise und Anweisungen zu geben. Während Beschreibung und Kundenanforderungen ins Pflichtenheft übernommen werden, richten sich interne Notizen ausschließlich an das interne Team.
Projektkomponenten strukturieren wiederkehrende Projekte und erleichtern die Übergabe von der Planung in die Umsetzung. Jedes Arbeitspaket besteht in der Regel aus drei Bereichen:
Beschreibung: Was im Arbeitspaket zu erledigen ist
Kundenanforderungen: Welche individuellen Wünsche berücksichtigt werden sollen
Interne Notizen: Wie die Aufgabe konkret umgesetzt werden soll
Nach der Freigabe des Pflichtenhefts werden die Arbeitspakete in Tickets überführt. Dort werden die internen Notizen sichtbar, um den Mitarbeitenden den Umsetzungskontext und konkrete Handlungshinweise zu geben.
Interne Notizen existieren für die folgenden Objekte:
Komponenten
Epics
Arbeitspakete
To-Do-Listen
Abnahmechecklisten
Die Bausteine von Projektkomponenten
Dieses Beispiel zeigt, wie Beschreibungstexte und interne Notizen unterschiedliche Zielgruppen ansprechen – nämlich den Kunden einerseits und das eigene Team andererseits.
Der Beschreibungstext erklärt dem Kunden, was in diesem Arbeitspaket geleistet wird und welchen Mehrwert er davon hat.
Er ist Teil des Pflichtenhefts und bildet die Grundlage für die spätere Angebots- oder Leistungsbeschreibung.
Im Beispiel:
„In this step, we work together to determine what content your website should contain, how it should be structured and which texts should appeal to your visitors.“
Ziel: Der Kunde versteht, welcher Zweck verfolgt wird und was das Ergebnis des Arbeitspakets ist. Der Ton ist erklärend, serviceorientiert und auf den Kundennutzen ausgerichtet.
Die interne Notiz richtet sich ausschließlich an das interne Projektteam. Sie enthält konkrete Arbeitsanweisungen, Prüfpunkte oder Hinweise, wie das Arbeitspaket umgesetzt werden soll.
Im Beispiel:
„The aim is to receive all relevant content from the customer as independently as possible via the content questionnaire […] If there are any ambiguities or gaps: ask questions or suggest the ‘Editorial support’ work package.“
Ziel: Das Team weiß, wie es vorgehen soll, worauf zu achten ist und wann Rückfragen notwendig sind.
Der Ton ist pragmatisch, präzise und intern orientiert.
Beschreibung: Für den Kunden → erklärt was gemacht wird und warum.
Interne Notiz: Für das Team → erklärt wie es gemacht werden soll.
