Zu finden unter Administration → Workspace Settings → Billing.
In diesem Bereich werden die zentralen Einstellungen für die Rechnungslegung, Mahnprozesse und Zinsberechnung im Workspace definiert. Die hier hinterlegten Werte gelten als Standard für alle Projekte und Organisationen, können aber auf Organisationsebene individuell überschrieben werden. Es ist also möglich, für einen bestimmten Kunden zum Beispiel Mahngebühren auszusetzen.
Abrechnungseinstellungen organisationsspezifisch anpassen: Organisation – Abrechungseinstellungen
Hier wird der allgemeine externe Stundensatz festgelegt, der als Standard für das Unternehmen gesetzt soll. Bitte beachten Sie, dass Sie für jeden Ihrer Kunden auf Organisationsebene einen individuellen Stundensatz hinterlegen können. Wenn Sie für eine Organisation keinen individuellen Stundensatz angeben, wir der an dieser Stelle hinterlegte Standard-Stundensatz angenommen.
Rechnungsdokumente basieren auf Textbausteinen.
Sie können diese Textbausteine für jede Sprachversion (Englisch und Deutsch) anpassen und für jeden Ihrer Kunden auf Organisationsebene die gewünschte Sprachversion festlegen. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Kunden sowohl im Inland als auch im englischsprachigen Ausland haben. In den Workspace-Einstellungen legen Sie fest, welche Sprachversion in den Rechnungsdokumenten standardmäßig verwendet werden soll.
Hier können Sie einstellen, was standardmässig im Fall einer überfälligen Rechnung geschehen soll.
Das „Standard-Zahlungsziel“ in Tagen legt fest, ab wann eine Rechnung als überfällig gilt (z.B. 30 Tage). Dieser Wert kann auf Organisationsebene überschrieben werden. Sie können damit also einzelnen Kunden zum Beispiel ein besonders langes Zahlungsziel einräumen.
Sie können Ihren Kunden für überfällige Rechnungen Mahngebühren in Rechnung stellen. Bei B2B-Geschäften in Deutschland und Österreich sind Mahngebühren bis zu 40 Euro gesetzlich zulässig (vgl. § 288 (5) BGB). Für andere europäische Länder müssen die entsprechenden Werte manuell eingetragen werden.
Die Mahngebühren können auf Organisationsebene angepasst werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Gebühren für einzelne Schlüsselkunden auszusetzen, um wichtige Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden.
Bei nicht fristgerecht bezahlten Rechnungen können zusätzlich zu den Mahngebühren Verzugszinsen aufgeschlagen werden. Hierbei darf aber nicht ein beliebiger Zinsbetrag angesetzt werden.
Für Geschäftskunden in Deutschland können bei einer nicht fristgerecht bezahlten Rechnung Verzugszinsen in Höhe von 9% über dem Basiszinssatz berechnet werden.
Das Basiszinssatz beträgt zur Zeit: 3,37 %
Ein Beispiel für die Berechnung der Verzugszinsen lautet: Ein B2B-Kunde kauft Waren im Wert von 1.000 Euro. Die Zahlung bleibt nach Ablauf der Zahlungsfrist 100 Tage aus. Bei einem Basiszinssatz von 3,37% ergibt sich ein Verzugszinssatz von 12,37% (3,37% + 9%).
Die Formel zur Berechnung lautet:
Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 9%) x Tage im Verzug / 365 = Verzugszinsen Beispielrechnung: 1.000 € x (3,37% + 9%) x 100 / 365 = 33,89 €
Der Gesamtbetrag inklusive Verzugszinsen beläuft sich somit auf 1.033,89 €.
Wenn Sie also Verzugszinsen in Anschlag bringen wollen, aktivieren Sie den Radiobutton Verzugszinsen, erfassen Sie den aktuellen Basiszinssatz, sowie den entsprechenden Aufschlagsszinssatz.
Für Länder außerhalb Deutschlands muss der Basiszinssatz manuell eingestellt werden.
Hinweis: Der Einsatz von Verzugsszinsen kann auf Organisationsebene aktiviert und deaktiviert werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Zinsen für einzelne Schlüsselkunden auszusetzen, um wichtige Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden.
Abrechnungseinstellungen organisationsspezifisch anpassen: Organisation – Abrechungseinstellungen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Erstellung einer Rechnung ins Ausland die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen. Stattdessen wird die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger der Leistung (z. B. das ausländische Unternehmen) übertragen.
Diese Funktion ist wichtig für Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren an Geschäftskunden im europäischen Ausland erbringen. Wenn das Reverse-Charge-Verfahren aktiviert ist, wird auf der Rechnung vermerkt, dass die Umsatzsteuerschuld vom Empfänger getragen wird. Dies ist vor allem in der EU ein gängiger Prozess, der den grenzüberschreitenden Handel erleichtert.
Zum Thema Umsatzsteuer
In Leadtime können Begrüßungs- und Schlussformeln für Rechnungen, Mahnungen und Rechnungs-Stornos individuell angepasst werden. Dieses System bietet eine dreistufige Hierarchie, um eine maximale Flexibilität und Individualisierbarkeit zu gewährleisten:
Es macht also Sinn, solide Workspace-weit geltende Texte zu hinterlegen, und dann Ausnahmen für einzelne Organisationen zu definieren.
Die Begrüßungs- und Schlussformeln, die auf der Ebene des Workspaces definiert werden, gelten standardmäßig für alle Projekte und Rechnungen innerhalb dieses Workspaces. Sie bilden die Grundlage und dienen als universelle Vorgabe für alle Rechnungen, Mahnungen und Stornos.
Falls spezifische Anforderungen für eine bestimmte Organisation bestehen, können die Begrüßungs- und Schlussformeln auf der Projektebene angepasst werden. Diese Einstellungen überschreiben die Workspace-Standardeinstellungen und gelten nur für Rechnungen, Mahnungen und Stornos, die für diese Organisation erstellt werden. Diese Option ist besonders nützlich, wenn bei einzelnen Kunden eine andere Tonalität oder eine spezifische Formulierung erforderlich ist.
Abrechnungseinstellungen organisationsspezifisch anpassen: Organisation – Abrechungseinstellungen
Auf der Ebene der Einzelrechnung können Begrüßungs- und Schlussformeln nochmals individuell angepasst werden. Diese Anpassungen überschreiben sowohl die Organisations- als auch die Workspace-Einstellungen. Dies ist ideal, um für eine einzelne Rechnung eine einmalige Ausnahme in den Text aufzunehmen.
Abrechnungseinstellungen für eine einzelne Rechnung anpassen: Forderungen – Reiter Neu
Dieses flexible System ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungs- und Mahntexte individuell anzupassen. Dadurch können Sie:
Unterschiedliche Kunden mit spezifischen Formulierungen ansprechen.
Projekte mit eigenen Anforderungen oder Zielgruppen berücksichtigen.
Auf besondere Situationen bei Einzelrechnungen reagieren.
Durch die Möglichkeit der Individualisierung schaffen Sie nicht nur eine persönlichere Kundenansprache, sondern tragen auch zur professionellen und maßgeschneiderten Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern bei.
Schlussformel: Der Textbaustein für die Schlussformel in Rechnungen. Dieser wird standardmäßig auf jeder Rechnung verwendet und kann hier für die Organisation individuell angepasst werden.
Rechnungsbegrüßung: Der Textbaustein für die Begrüßung auf Rechnungen, der automatisch eingefügt wird. Er kann angepasst werden, um den Kunden spezifisch anzusprechen.
Rechnungsfußzeile: Hier kann ein Text hinterlegt werden, der als Fußzeile auf jeder Rechnung erscheint. Dieser könnte Zahlungsanweisungen und die entsprechende Bankverbindung enthalten.
Erinnerungsgebühren-Warnung: Dieser Textbaustein wird verwendet, wenn die erste Mahnung fällig wird. Er informiert den Kunden über eventuell anfallende Mahngebühren und Verzugszinsen.
Stornierung: Der Text kommt in Rechnungs-Stornos zum Einsatz.
Begrüßung der ersten Mahnung: Dieser Text wird in der ersten Mahnung verwendet, um den Kunden höflich daran zu erinnern, dass die Zahlungsfrist überschritten wurde.
Fußzeile der ersten Mahnung: Dieser Text erscheint am Ende der ersten Mahnung und erklärt, welche Gebühren und Zinsen fällig werden, wenn die Rechnung weiterhin unbezahlt bleibt.
Begrüßung der zweiten Mahnung: Dieser Text ist für die zweite Mahnung vorgesehen. Er weist den Kunden darauf hin, dass es sich um die finale Mahnung handelt.
Fußzeile der zweiten Mahnung: Der abschließende Text der zweiten Mahnung, der den Kunden über mögliche rechtliche Schritte informiert, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Die folgenden Variablen können in den Begrüßungs- und Schlussformeln für Rechnungen, Mahnungen und Stornos eingesetzt werden. Die Variablen werden automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt.
Variable | Beschreibung |
Account Number | Die Kontonummer für Zahlungen |
Due Date | Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss |
Reminder Penalty | Die zusätzliche Gebühr für Mahnungen |
Interest Percent | Der Prozentsatz der Zinsen auf verspätete Zahlungen |
Sender Name and Position | Der Name und die Position der Person, die die Rechnung verschickt |
Sender Name | Der Name der Person, die die Rechnung verschickt |
Sender Position | Die Position der Person, die die Rechnung verschickt |
Invoice Number | Die eindeutige Kennung der Rechnung |
Project Name | Der Name des Projekts, das mit der Rechnung verknüpft ist |
Project Short Name | Der Kurzname des Projekts |
Client Company Name | Der Name des Unternehmens des Kunden |
Contact Person | Die primäre Kontaktperson für die Rechnung |
Invoice Netto | Der Nettobetrag der Rechnung vor Steuern und Gebühren |
Invoice Total | Der Gesamtbetrag der Rechnung ohne Steuern |
Full Total | Der Gesamtbetrag inklusive aller Steuern und Gebühren |
Overdue Interest Percent | Der Prozentsatz der Zinsen auf überfällige Zahlungen |
Overdue Interest Days | Die Anzahl der Tage, nach denen Zinsen auf überfällige Zahlungen anfallen |
Today's Date | Das aktuelle Datum, an dem die Rechnung erstellt oder angesehen wird |
Dear Customer | Universelle Anrede basierend auf dem Geschlecht des Empfängers |
