Archiolabs, ein innovatives B2B-SaaS-Unternehmen, das sich auf cloudbasierte Planungstools spezialisiert hat, nimmt jedes Jahr an einer der wichtigsten Fachmessen der Branche teil. Der Messeauftritt ist für Archiolabs ein zentrales Projekt, das jährlich neu geplant und umgesetzt werden muss. Er bietet die Gelegenheit, bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen, neue Leads zu generieren und die Marke im direkten Austausch mit der Zielgruppe – Planungsbüros, Architekten und Projektmanager – weiter zu stärken.
Allerdings ist die Vorbereitung auf die Messe jedes Jahr aufs Neue aufwändig und vielschichtig. Es sind zahlreiche Schritte zu koordinieren – von der Buchung der Standfläche über die Entwicklung des Standkonzepts bis hin zur Anreiseplanung, der Hotelbuchung, dem Transport, der Standbesetzung und der Nachbereitung. Da der Messeauftritt nur einmal im Jahr stattfindet, vergessen die Mitarbeitenden oft, welche konkreten Aufgaben zu erledigen sind und wie die Abläufe im Detail funktionieren. Das führt regelmäßig zu Verzögerungen, Mehrarbeit und unnötigem Stress.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat sich Archiolabs entschieden, eine standardisierte Projektkomponente für den Messeauftritt zu entwickeln. Diese Komponente soll:
Den gesamten Prozess klar strukturieren und als Vorlage dienen.
Die jährliche Planung beschleunigen und vereinfachen.
Die Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentieren, sodass niemand mehr „von Null“ anfangen muss.
Lerneffekte aus den vergangenen Jahren gezielt nutzen, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
In diesem Workshop erarbeiten wir die Struktur und den Inhalt dieser Projektkomponente. Gemeinsam definieren wir:
Welche wiederkehrenden Teilaufgaben die Messevorbereitung umfasst.
Welche Abhängigkeiten und Abfolgen zwischen den Aufgaben bestehen.
Welche Informationen, Checklisten und Datenpunkte zur Steuerung des Projekts benötigt werden.
Wie die Komponente so gestaltet wird, dass sie als verlässliches Werkzeug für alle zukünftigen Messeauftritte eingesetzt werden kann.
Am Ende des Workshops soll ein erster Entwurf der Projektkomponente vorliegen, der als Vorlage für die praktische Umsetzung im Planungssystem von Archiolabs dient.
Ben Heinrich hat das Team im Besprechungsraum versammelt. Das Team sitzt am großen Besprechungstisch. Ben Heinrich leitet die Diskussion, Florian Bauer hat Leadtime am Bildschirm geöffnet, der auf den großen Monitor projiziert wird. Kaffeetassen stehen auf dem Tisch, Notizblöcke liegen bereit.
Ben Heinrich (Geschäftsführer): Initiator des Workshops, Überblick über die strategische Bedeutung des Messeauftritts.
Laura Keller (Vertriebsassistenz): Verantwortlich für die Koordination und Terminplanung der Gespräche auf der Messe.
Lena Friedrich (Assistentin der Geschäftsführung): Zuständig für die organisatorischen Aufgaben – Buchungen von Hotel, Transport, Standfläche sowie Bestellungen.
Katja Fischer (Projektleiterin): Verantworte Gestaltung des Messestands, Druckmaterialien, Flyer.
Johannes Klein (Support-Spezialist): Letztes Jahr im Standdienst eingesetzt – kennt die Abläufe vor Ort.
Florian Bauer (Senior-Projektmanager): Leadtime-Spezialist, begleitet den Workshop und übernimmt die Umsetzung der Projektkomponente parallel.
Ben Heinrich: „Gut, wir legen los. Unser erstes Ziel ist, die großen Themenbereiche, die sogenannten Epics, festzulegen. Das sind die Hauptblöcke unserer Messevorbereitung, an denen sich alles orientiert. Jedes Epic steht für einen klar abgrenzbaren Bereich, der sich wie ein roter Faden durch das gesamte Projekt zieht.“
Lena Friedrich: „Das sind quasi die Überkapitel, damit wir später nicht wieder in hundert Einzelaufgaben versinken, richtig?“
Ben: „Ganz genau. Diese Epics helfen uns, das Projekt klar zu strukturieren. Wenn wir die heute gut festlegen, ersparen wir uns in ein paar Monaten das Chaos. Florian, du hast Leadtime offen, richtig?“
Florian Bauer: „Ja, bereit. Ich erstelle die Epics direkt live mit.“
Ben: „Super. Dann lasst uns mal die großen Themen sammeln – was sind die Brocken, die jedes Jahr Zeit und Nerven kosten?“
Laura Keller: „Die Terminplanung. Die Kundentermine auf der Messe und die Abstimmung vorher. Das ist immer eine Riesenaufgabe.“
Ben: „Ja, das ist definitiv ein eigenes Epic. Florian, bitte als ‘Terminplanung Messe’ anlegen.“
(Florian tippt und legt „Terminplanung Messe“ als Epic an.)
Lena: „Buchungen und Bestellungen – die ganze Logistik: Standfläche, Hotel, Mietwagen, Catering, Strom, Messebauer … das ist ein Riesending.“
Ben: „Auf jeden Fall. Das nenne ich mal ‘Organisation & Buchungen’. Florian?“
(Florian legt „Organisation & Buchungen“ als Epic an.)
Johannes Klein: „Standdienst. Also wer wann am Stand ist, wer Pausen macht. Letztes Jahr haben wir das auf Zuruf gemacht – nie wieder.“
Ben: „Genau, das läuft diesmal besser. ‘Standbetreuung & Einsatzplan’?“
(Florian legt „Standbetreuung & Einsatzplan“ als Epic an.)
Katja Fischer: „Gestaltung und Aufbau. Der Messestand, das Mobiliar, die Grafiken – alles, was optisch und physisch da steht. Da steckt jedes Jahr viel Arbeit drin.“
Ben: „Stimmt, ‘Standgestaltung & Aufbau’ passt da gut. Florian, bitte eintragen.“
(Florian legt „Standgestaltung & Aufbau“ als Epic an.)
Ben: „Damit hätten wir schon mal vier große Bereiche:
Terminplanung Messe
Organisation & Buchungen
Standbetreuung & Einsatzplan
Standgestaltung & Aufbau
Fehlt euch noch was?“
(Das Team überlegt kurz, aber es kommt kein weiterer Vorschlag.)
Ben: „Okay, das sieht schon sehr gut aus. Ich würde aber die Reihenfolge noch ändern. “Organisation & Buchungen” sollte als erstes kommen, dann “Standgestaltung & Aufbau”. Die “Terminplanung” kommt als nächstes, und erst am Schluss die “Standbetreuung” – Alles schön in der Reihenfolge, in der wir die Sachen dann auch abarbeiten.
(Florian verschiebt die Epics via Drag & Drop in der Baumdarstellung.)
Bevor wir weitergehen, noch ein wichtiger Punkt: Wir haben ja immer wieder Dinge, die so groß sind, dass sie quasi eigene Projekte sind. In solchen Fällen kann es Sinn machen, nicht nur ein Epic anzulegen, sondern eine eigene Komponente zu erstellen – also einen separaten Baukasten, den wir jedes Jahr wiederverwenden können.“
Katja: „Ja, die Broschüre fällt mir da sofort ein. Die war letztes Jahr eine Riesenaktion – mit Texten, Design, Druckerei, Freigaben.“
Ben: „Genau, das ist ein gutes Beispiel. So eine Broschüre machen wir wahrscheinlich jedes Jahr – und jedes Jahr fragen wir uns aufs Neue, wie wir das beim letzten Mal eigentlich gemacht haben. Das ist der perfekte Kandidat für eine eigene Komponente.“
Florian: „Also keine Epic, sondern als extra Komponente anlegen, richtig?“
Ben: „Richtig. Florian, leg die mal bitte an unter ‘Broschüre Messe’. Da können wir dann die typischen Schritte wie Texte, Design, Lektorat, Druck hinterlegen – und nächstes Jahr greifen wir einfach wieder darauf zurück.“
(Florian legt die Komponente „Broschüre erstellen“ an.)
Ben: „Super. Damit hätten wir die großen Linien: Eine Komponente “Messeauftritt” mit 4 Epics für die Hauptbereiche “Organisation”, “Standgestaltung”, “Termine”, und “Standbetreuung”. Ausserdem eine zweite Komponente zur Erstellung einer Broschüre. Die lassen wir jetzt erstmal leer, weil das jetzt zu weit führen würde. Heute konzentrieren wir uns nur auf den Messeauftritt selbst.”.
Lena: „Das bringt schon mal ein bisschen Struktur rein.”
Navigieren Sie im linken Menü zu Administration → Komponentenbibliothek.
Klicken Sie oben rechts auf Komponente hinzufügen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Icon: Wählen Sie ein passendes Icon, damit die Komponente in der Übersicht leichter erkennbar ist.
Name: Vergeben Sie einen präzisen Namen für die Komponente.
Beschreibung: Beschreiben Sie den Einsatzzweck der Komponente. Wofür soll sie genutzt werden?
Tags: Tags dienen der späteren Zuordnung von Tickets. Empfehlung: Verwenden Sie eine vereinfachte Version des Komponentennamens als Tag.
Interne Notiz: Hinterlegen Sie hier interne Hinweise oder Arbeitsanweisungen für Personen, die später mit der Komponente arbeiten. Zum Beispiel besondere Termine oder wichtige Projektschritte.
Klicken Sie auf Speichern.
Wählen Sie die neu erstellte Komponente in der Übersicht aus.
Wechseln Sie in die Baumansicht (Standardansicht für die weitere Arbeit).
Klicken Sie auf das Plus-Icon, um der Komponente Bausteine hinzuzufügen.
Die Bausteine von Projektkomponenten
Wählen Sie Epic erstellen.
Füllen Sie die Felder aus:
Icon: Optional, zur besseren visuellen Unterscheidung.
Name: Bezeichnung für den Arbeitsbereich oder die Phase, z. B. „Designphase“.
Beschreibung: Erläutern Sie den Inhalt, das WAS des Epics.
Tags: Verwenden Sie ein Tag, das später auch für alle zugehörigen Arbeitspakete, Checklisten oder Tests übernommen wird.
Interne Notiz: Geben Sie hier eine Umsetzungsanweisung für das Team an, das dieses Epic zu einem späteren Zeitpunkt umsetzen soll. Es geht hier darum, das WIE zu beschreiben.
Speichern Sie das Epic.
Die Epics und später weitere Bausteine lassen sich per Drag & Drop in der Baumansicht neu anordnen.
Achten Sie darauf, die Reihenfolge der Elemente so zu gestalten, dass sie dem realen Projektablauf entspricht.
Falls in der Besprechung bereits festgelegt wurde, dass weitere Komponenten benötigt werden (z. B. „Broschürenerstellung“), legen Sie diese direkt nach dem gleichen Schema an.
Damit ist die erste Phase abgeschlossen – die Struktur der Komponente steht, und die ersten Epics sind angelegt.
In der nächsten Phase folgen dann die konkreten Arbeitspakete, Checklisten und Tests.
Das Team fährt fort. Nun sollen die konkreten Arbeitspakete für das Epic „Organisation & Buchungen“ ausgearbeitet werden. Die Stimmung ist produktiv, alle sind fokussiert. Florian projiziert das Leadtime-Eingabefenster für Arbeitspakete an die Wand.
Ben: „So, wir gehen jetzt die einzelnen Arbeitspakete durch. Wir hatten letztes Mal ja schon die Themen Standfläche buchen, Messestand-Ausstattung beschaffen, Hotel buchen, Transporter buchen und Kickoff-Meeting besprochen. Jetzt geht’s darum, die Pakete konkret anzulegen – und diesmal legen wir besonderen Wert darauf, dass wir alle Felder ordentlich ausfüllen. Wir brauchen die Infos nicht nur für die Durchführung, sondern auch für unsere Planung und Budgetierung.“
Florian: „Ich erklär das nochmal kurz, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind. Bei jedem Arbeitspaket müsst ihr hier die Felder ausfüllen:
Beschreibung: Hier schreibt ihr rein, WAS in diesem Paket gemacht werden soll – also die Aufgabe an sich.
Tags: Die Tags des Epics werden automatisch vererbt, z. B. habe ich der gesamten Komponente das Tag ‘messe’ gegeben und dem ersten Epic das Tag ‘messe_orga’. Diese Tags werden auf alle Elemente innerhalb des Arbeitspakets vererbt. Später wenn wir Tickets aus diesen Arbeitspaketen machen, wird uns das zusätzlichen Überblick verschaffen. Auf Arbeitspaket-Ebene müsst ihr nicht zwangsläufig ein weiteres Tag vergeben, es könnte aber in unserem Workflow .
Interne Notiz: Das ist oft das, was vergessen wird. Hier erklärt ihr bitte das WIE – also die Arbeitsanweisung für die Person, die das Arbeitspaket später bearbeitet. Wenn jemand das Paket bekommt, soll er oder sie sofort wissen, wie man die Aufgabe angeht, ohne nachfragen zu müssen.
Mindestaufwand: Und das ist jetzt ganz wichtig…“
Ben: „Genau, der Mindestaufwand! Ich will, dass ihr bei jedem Arbeitspaket eine Schätzung abgebt, wie viele Stunden ihr für die Erledigung braucht. Wir brauchen diese Schätzungen für zwei Dinge:
Damit ich das Projekt im Vorfeld besser budgetieren kann – also wie viel Aufwand insgesamt auf uns zukommt.
Damit wir später im Controlling sehen, ob wir im Plan geblieben sind oder ob es irgendwo hakt.“
Lena: „Das heißt, wir schätzen jetzt für jedes Arbeitspaket die Stunden grob ab?“
Ben: „Ja, es muss keine Wissenschaft sein. Lieber zu großzügig als zu knapp. Wenn ihr für ‘Hotel buchen’ denkt, das dauert zwei Stunden, dann tragt zwei ein. Wenn es nachher nur eine war – auch okay. Aber wir brauchen eine Grundlage.“
Laura: „Und wenn wir ein Paket nicht gut einschätzen können?“
Ben: „Dann lieber mehr als zu wenig ansetzen. Und im Zweifel fragen wir jemanden, der sowas schon mal gemacht hat.“
Florian: „Also zusammengefasst
Beschreibung = WAS muss getan werden
Tags sind für die Struktur
Interne Notiz = WIE soll das Thema angegangen werden
und Mindestaufwand = Wie viele Stunden wird dieser Arbeitsschritt dauern.
Kriegen wir das hin?“
Team (nickt zustimmend): „Ja!“
Ben: „Gut, dann los. Wir nehmen uns jetzt jedes der Arbeitspakete einzeln vor.“
Das Team beginnt mit „Standfläche buchen“.
Lena: „Also, das heißt, wir reservieren die Standfläche bei der Messegesellschaft. Ich weiß ja, wie das geht, das mach ich jedes Jahr. Ich würd sagen, wenn wir das selbe Angebot nehmen wie im letzten Jahr dauert das mit Abstimmung und ein paar Mails vielleicht zwei Stunden.“
Florian: „Okay, ich trag das mal ein:
Beschreibung: Reservierung der Standfläche bei der Messegesellschaft, Klärung der Platzierung und Größe.
Tags sind schon da.
Interne Notiz: Bitte prüfen, ob die gleiche Standfläche wie im Vorjahr verfügbar ist. Falls nicht, Alternativen anfordern.
Mindestaufwand: 2 Stunden.“
Ben: „Perfekt, weiter.“
Katja: „Messestand-Ausstattung beschaffen, das ist ja das Möbelthema und Technik. Ich muss das Angebot vom Messebauer einholen und eventuell was dazu mieten. Das ist schwierig zu sagen. Wenn wir nichts ändern dauert das drei Stunden. Wenn wir uns entscheiden, einen neuen Stand zu entwerfen, dann machen wir natürlich ein Riesenfass auf.“
Ben: „Dafür können wir vielleicht später eine neue Komponente machen. Hier steht aber Mindestaufwand, also machen wir mal die drei Stunden, weil eben das anfällt – selbst wenn wir alles einfach vom letzten Jahre übernehmen.“
Florian: „Okay, ich schreib:
Beschreibung: Einholen von Angeboten für Standmöbel und technische Ausstattung, Bestellung nach Abstimmung.
Tags sind da.
Interne Notiz: Bitte zuerst beim Messebauer nach den Standardpaketen fragen, dann Optionen für Sonderwünsche prüfen.
Mindestaufwand: 3 Stunden.“
Ben: „Super, weiter.“
Laura: „Hotel buchen übernehm ich wieder. Ich ruf die Hotels an, die wir kennen, und schau, ob wir wieder was in der Nähe kriegen. Würde auch sagen, zwei Stunden.“
Florian: „Also: Beschreibung: Recherche und Buchung von Hotelzimmern für das gesamte Team. Tags sind da. Interne Notiz: Zuerst Stammhotels anfragen, dann Alternativen im Umkreis von maximal 2 km prüfen.
Mindestaufwand: 2 Stunden.“
Laura: „Können wir hier im Beschreibungstext vielleicht gleich die Kontaktdaten von den Hotels reinmachen? Das wäre praktisch.“
Ben: „Ja klar. Bitte ergänzt diese Arbeitspakete mit allen Informationen, die Euch bei der Arbeit hilfreich sein könnten. Ihr könnt auch irgendwelche Bestellformulare oder andere Dateien zu diesen Arbeitspaketen hochladen.
Florian: „Gut, und Transporter?“
Lena: „Das kann ich auch machen. Miete wie immer bei unserem Verleiher. Ich würd mal sagen, eine Stunde.“
Florian: „Also:
Beschreibung: Anmietung eines Transporters für den Standaufbau und Materialtransport.
Tags sind da.
Interne Notiz: Transporter mindestens eine Woche vorher reservieren, Abholung und Rückgabe mit dem Team abstimmen.
Mindestaufwand: 1 Stunde.“
Ben: „So, damit haben wir jetzt die zentralen Buchungsthemen drin. Aber eine Sache ist mir gerade noch aufgefallen: Wann und wie treffen wir eigentlich die Entscheidungen dazu? Letztes Jahr war es oft so: Wir haben ewig diskutiert, bis sich jemand dann irgendwann doch gekümmert hat.“
Johannes Klein: „Stimmt, wir haben teilweise Wochen verloren, nur weil unklar war, wer was macht.“
Ben: „Deshalb mein Vorschlag: Wir setzen am Anfang jedes Messeprojekts ein Kickoff-Meeting an, in dem wir genau diese Themen besprechen. Da klären wir direkt: Welche Fläche wollen wir? Welches Hotel? Brauchen wir einen Transporter? Und dann verteilen wir die Aufgaben.“
Lena: „Das klingt sinnvoll. Sonst verzetteln wir uns wieder.“
Ben: „Florian, mach bitte noch ein Arbeitspaket Kickoff-Meeting organisieren rein.“
Florian: „Also:
Beschreibung: Planung und Durchführung des Kickoff-Meetings zur Messevorbereitung.
Tags sind da.
Interne Notiz: Tagesordnung vorbereiten (Standfläche, Ausstattung, Hotel, Transport, Personal),
Verantwortlichkeiten klären.
Mindestaufwand?“
Ben: „Hm. Das ist schwierig. Das Meeting wird wahrscheinlich zwei Stunden oder sowas dauern. Aber wenn 5 Personen an dem Meeting teilnehmen, sind es in Wirklichkeit 10 Stunden.”
Florian: „Das können wir mit einem Multiplikator lösen. Das erkläre ich Euch später. Tragen wir hier mal nur einen Minimalwert ein, wie lange es für eine Person dauern würde. Also Stunden.”
Laura: „Mir ist noch was eingefallen: Wäre es nicht gut, wenn wir vor dem Kickoff eine Checkliste hätten, damit wir wissen, was wir vorher schon klären sollten?“
Ben: „Gute Idee.“
Florian: „Für sowas gibt es ein spezielles Arbeitspaket ‘Checkliste’. Das ist sowas ähnliches wie ein Ticket, nur dass es viele einzelne kleine Aufgaben enthält, die abgearbeitet werden müssen:
Beschreibung: Die Vorbereitung des Kickoff-Meetings.
Tags sind da.
Interne Notiz: Liste mit den Erfahrungswerten der letzten Jahre abgleichen, Rücksprache mit Ben halten.
Mindestaufwand: 1 Stunde.
Ich würde jetzt noch die Checkliste und das Kickoff-Meeting vor die anderen Arbeitspakete ganz nach oben schieben, weil wir ja diese Themen noch vor allem anderen zuerst erledigen wollen. So.“
Ben: „Perfekt, dann haben wir das. Damit steht unser Epic.“
Nachdem in der ersten Phase die Grundstruktur der Komponente angelegt wurde, geht es nun darum, die konkreten Arbeitspakete und Checklisten innerhalb des ersten Epics „Organisation & Buchungen“ zu erstellen.
Die Bausteine von Projektkomponenten
In der Baumansicht der Komponente das Plus-Symbol in der Zeile „Organisation & Buchungen“ klicken.
Ein Kontextmenü öffnet sich mit drei Auswahlmöglichkeiten:
Abnahmetest erstellen
Checkliste erstellen
Arbeitspaket erstellen
„Arbeitspaket erstellen“ auswählen.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den folgenden Feldern:
Icon: Optionales Symbol zur visuellen Kennzeichnung.
Name: Titel des Arbeitspakets, z. B. „Standfläche buchen“.
Beschreibung: Erläuterung der Aufgabe, z. B.„Reservierung der Standfläche bei der Messegesellschaft, Klärung der Platzierung und Größe“.
Tags: Optional, werden jedoch automatisch vom Epic und der Komponente vererbt.
Interne Notiz: Hinweise zur Umsetzung, z. B.„Bitte prüfen, ob die gleiche Standfläche wie im Vorjahr verfügbar ist. Falls nicht, Alternativen anfordern.“
Mindestaufwand: Geschätzter Minimalaufwand in Stunden, z. B. „2“.
„Speichern“ klicken.
Analog zur ersten Aufgabe werden weitere Arbeitspakete angelegt:
„Messestand-Ausstattung beschaffen“(Beschreibung und Mindestaufwand nach Bedarf eintragen)
„Transporter buchen“
„Kickoff Meeting organisieren“
Im selben Kontextmenü „Checkliste erstellen“ wählen.
Titel und einzelne Aufgabenpunkte (Todos) für die Checkliste definieren.
Beispiel: „Vorbereitung Kickoff Meeting“ mit Aufgaben wie:
Agenda erstellen
Teilnehmer einladen
Technik checken
Die neu erstellten Arbeitspakete und die Checkliste können per Drag & Drop im Komponentenbaum neu angeordnet werden.
In diesem Beispiel wurde das „Kickoff Meeting“ und die zugehörige Checkliste nach oben verschoben, da diese als erste durchgeführt werden sollen.
Ben: So, wir gehen jetzt noch tiefer ins Detail. Wir haben unsere Epics festgelegt und die Arbeitspakete angelegt – jetzt geht es darum, die Aufgaben innerhalb der Pakete präzise zu konkretisieren. Wir starten mit der „Vorbereitung Kickoff“. Laura, was brauchen wir da?
Laura: Also, wir müssen im Vorfeld sicherstellen, dass wir alle relevanten Punkte für das Kickoff-Meeting zusammengetragen haben. Damit wir nichts vergessen, sollten wir eine Checkliste mit den vorbereitenden Aufgaben erstellen.
Florian: Genau. Ich zeige euch kurz, wie das funktioniert. Wir können für die Checkliste sogenannte To-Dos anlegen. Die sind gedacht für kleine, klare Aufgaben, die einfach abgehakt werden, damit die Vorbereitung reibungslos läuft.
(Florian öffnet die Checkliste „Vorbereitung Kickoff“ in Leadtime und zeigt die Eingabemaske für To-Dos.)
Florian Bauer: Ihr seht, wir können hier einfach die Aufgaben als Liste eintragen.
(Das Team workshopped eine Reihe von To-Dos für die Checkliste.)
Kickoff-Meeting-Termin festlegen: Basierend auf den Verfügbarkeiten den passenden Termin für das Kickoff-Meeting finden und den Kalendereintrag an alle Beteiligten versenden.
Meetingraum vorbereiten: Geeigneten Besprechungsraum blocken. Prüfen, ob die Raumgröße für alle Teilnehmenden ausreicht und ob technische Ausstattung wie Beamer und Whiteboard vorhanden ist. Vor dem Kickoff-Termin die Präsentationstechnik im gebuchten Raum überprüfen (Beamer, Laptop-Anschluss, WLAN, Lautsprecher). Eventuelle Defekte direkt melden und Alternativen organisieren.
Aktuelle Messeunterlagen zusammentragen: Alle relevanten Dokumente zur Messe (Standpläne, Veranstalterinfos, Buchungsrichtlinien, Kostenübersicht) von der Messe-Website oder aus dem Vorjahr beschaffen und in einem gemeinsamen Ordner ablegen.
Budgetvorgaben von Ben einholen: Ein kurzes Abstimmungsgespräch mit Ben Heinrich führen, um das maximale Budget für die Messeplanung zu klären. Notieren, welche Kostenpunkte besonders im Blick behalten werden sollen.
Relevante Vorjahres-Dokumentationen sichten: Berichte, Protokolle und Lessons Learned aus der letztjährigen Messebeteiligung durchsehen und auf relevante Erkenntnisse für die diesjährige Planung prüfen.
Projekt in Leadtime anlegen: Das neue Messeprojekt in Leadtime initial anlegen, Komponente laden, zuständige Teams hinzufügen.
(Florian tippt die Punkte ein.)
Ben: Perfekt. Die Punkte kann man dann nach und nach abarbeiten. Und wie sieht es mit den Arbeitspaketen selbst aus?
Florian: Die sind ja schon angelegt. Wir nehmen jetzt mal das „Kickoff-Meeting“. Jedes Arbeitspaket in Leadtime hat ein Formular, das wir anhängen können. Ich erkläre kurz, warum das wichtig ist.
(Florian öffnet das Arbeitspaket „Kickoff-Meeting“.)
Florian: In der Beschreibung des Arbeitspakets steht ja das „Was“ – also, was getan werden muss. Die „Interne Notiz“ dient dagegen als Anweisung für die ausführende Person, also das „Wie“. Aber: Damit die Person das Arbeitspaket konkret erledigen kann, müssen die Anforderungen klar sein. Genau dafür gibt es das Formular.
Ben: Der Punkt ist: Jedes Mal wenn wir so ein Projekt machen, ist die Situation ja immer ein bisschen anders: Es fahren andere Leute mit, wir wollen vielleicht einen anderen Stand mitnehmen oder ein anderes Präsentationskonzept ausprobieren. Mit den Formularfragen können wir quasi das Arbeitspaket auf die konkrete Situation customizen.
Florian: Exakt. Und die Fragen für dieses ersten Aufgabenpaket könnten uns dabei helfen, bei dem Kickoff Meeting über die richtigen Themen zu sprechen. Man arbeitet die Punkte im Meeting dann durch und trägt die Antworten direkt ins Formular ein. Und die Antworten haben auch Auswirkung auf die anderen Arbeitspakete.
Ben: Super. Lass uns mal die Fragen für das Kickoff-Meeting sammeln.
(Das Team entwickelt gemeinsam die Fragen.)
Wer übernimmt die Projektleitung?
Fragetyp: Person
Beschreibung: Verantwortlich für die Steuerung des gesamten Messeprojekts.
Florian: „Person“ ist ein spezieller Fragetyp. Damit könnt ihr direkt eine Person aus unserem Team auswählen. Das ist superpraktisch, weil die Person dann auch in den späteren Aufgaben gleich als Zuständiger eingetragen werden kann. Und wir sehen immer, wer konkret verantwortlich ist.
Welche Teammitglieder fahren zur Messe?
Fragetyp: Person
Beschreibung: Auswahl der Personen, die vor Ort am Stand sein werden.
Florian: Auch hier nutzen wir „Person“. Ihr könnt mehrere Leute auswählen, also zum Beispiel alle, die Standdienst machen. Das ist viel übersichtlicher, als das einfach in den Text zu schreiben.
Wird ein neuer Messestand benötigt?
Fragetyp: Radio-Button (Ja/Nein)
Beschreibung: Abklärung, ob ein neues Standmodell entwickelt oder das vorhandene genutzt wird.
Florian: Diese Frage können wir später für eine Bedingung nutzen.
Katja: Was ist denn eine Bedingung?
Florian: Arbeitspakete können abhängig von bestimmten Antworten ein- oder ausgeblendet werden. Nehmen wir als Beispiel die Frage "Brauchen wir einen neuen Messestand?". Wenn diese mit "Nein" beantwortet wird, können wir durch eine Bedingung festlegen, dass das Arbeitspaket "Neuen Messestand designen" automatisch ausgeblendet wird. Katja: Cool, das heisst also, die Struktur des Projekts passt sich automatisch an unsere Antworten an?
Florian: Yeah baby, Du hasts kapiert. Machen wir weiter
Wer organisiert die Hotelbuchungen?
Fragetyp: Person
Beschreibung: Zuständige Person festlegen.
Wer kümmert sich um die Standgestaltung?
Fragetyp: Person
Beschreibung: Zuständige Person festlegen.
Wie viele Personen nehmen am Kickoff-Meeting teil?
Fragetyp: Multiplikator
Beschreibung: Anzahl der Teilnehmer festlegen. Dauer pro Person: 2 Stunden.
Florian: Der Multiplikator ist besonders hilfreich, wenn die Dauer einer Aufgabe von der Anzahl der Beteiligten abhängt. Zum Beispiel: Das Kickoff-Meeting dauert pro Person 2 Stunden. Wenn wir also hier im Formular eintragen, dass 5 Personen teilnehmen, rechnet Leadtime automatisch 5 mal 2 Stunden, also 10 Stunden, als Aufwand. Das ist für die spätere Zeitplanung und Budgetierung enorm hilfreich.
(Das Team fährt fort)
Welche Liefertermine müssen beachtet werden?
Fragetyp: Kurztext
Beschreibung: Relevante Deadlines für Messebau, Drucksachen, etc.
Gibt es ein aktuelles Bestellformular der Messegesellschaft?
Fragetyp: File Upload
Beschreibung: Falls vorhanden, bitte hochladen.
Wer übernimmt die Transportorganisation?
Fragetyp: Person
Beschreibung: Verantwortliche Person für die Fahrzeugbuchung und Logistik festlegen.
Wie sichern wir unseren Messestand?
Fragetyp: Radiobuttons
Beschreibung: In der Vergangenheit gab es immer wieder Nachts kleinere Beschädigungen an unserem Stand. Wie sorgend wir dafür, dass das nicht passiert
Optionen: Standwache, Kamera-Überwachung, keine Wache
Ben: Perfekt. Das ist genau die Struktur, die wir brauchen, damit wir nicht jedes Jahr wieder von vorne anfangen.
Florian: Und vergesst nicht: Dieses Formular-Prinzip gilt für alle Arbeitspakete. Überlegt euch bei jedem Paket, welche Fragen die Ausführung klären sollen, damit am Ende keine Rückfragen mehr nötig sind.
Ben Heinrich: Also, dann machen wir mal mit den anderen Paketen weiter. Oder braucht Ihr eine kleine Pause?
Nun geht es darum, die bereits angelegten Arbeitspakete und Checklisten mit Hilfe von Formularen zu ergänzen. Diese Formulare helfen dabei, die Arbeitspakete flexibel an die jeweilige Projektsituation anzupassen.
In unserem Beispielprojekt variiert die Ausgangslage von Jahr zu Jahr – beispielsweise ändern sich die Messeteilnehmer oder es muss ein neuer Stand gebaut werden. Die Formularfragen helfen dabei, die Arbeitspakete an die konkrete, aktuelle Situation anzupassen.
Checklisten bestehen aus einzelnen Aufgaben, die nacheinander abgearbeitet werden müssen.
So geht’s:
Wähle im Komponentenbaum die Checkliste (z. B. „Vorbereitung Kick-off“) aus.
Klicke in der Mitte auf den Button „To-Do hinzufügen“.
Es öffnet sich ein Dialogfeld:
Titel des To-Dos eingeben (z. B. „Kick-off-Termin festlegen“).
Optional: Beschreibung ergänzen.
Speichern.
Das To-Do erscheint jetzt in der Checkliste und kann bei der Projektdurchführung abgehakt werden.
Fragen erlauben es, ein Arbeitspaket flexibel an die konkrete Projektsituation anzupassen.
So geht’s:
Wähle im Komponentenbaum das Arbeitspaket aus (z. B. „Kick-off-Meeting“).
Klicke auf „Frage hinzufügen“.
Es öffnet sich ein Dialogfeld:
Titel: Kurzbezeichnung der Frage (z. B. „Projektleitung“).
Frage: Ausformulierte Frage (z. B. „Wer übernimmt die Projektleitung?“).
Beschreibung: Erläuterung zur Frage (z. B. „Verantwortlich für die Steuerung des gesamten Messeprojekts.“).
Fragetyp: Passenden Fragetyp wählen (z. B. „Person“).
Speichern.
Die Frage wird dem Arbeitspaket hinzugefügt und beim späteren Projektstart ausgefüllt.
Der Fragetyp Multiplikator beeinflusst die Aufwandsschätzung des Arbeitspakets:
• Beispiel: Frage „Wie viele Personen nehmen am Kick-off-Meeting teil?“
• In der Frage wird hinterlegt, dass pro Person 2 Stunden eingeplant werden.
• Gibt der User später „5 Personen“ an, wird der Aufwand automatisch auf 10 Stunden gesetzt.
Die Reihenfolge der Fragen kann per Drag & Drop verändert werden. Beispielsweise ist die Frage nach der Teilnehmeranzahl oft sinnvoll am Anfang.
Nach einem langen und intensiven Workshop, unterbrochen von mehreren Pausen, hat das Team inzwischen die Arbeitspakete aller Epics angelegt und mit Formularen ausgestattet. Während der Ausarbeitung kamen immer wieder neue Ideen auf, sodass Florian den Komponentenbaum mehrfach angepasst und erweitert hat. Dabei wurden zusätzliche Epics und Arbeitspakete erstellt oder bestehende zusammengeführt. Florian weist darauf hin, dass alle Elemente des Komponentenbaums per Drag & Drop verschoben werden können. Es ist sogar möglich, eine Frage von einem Arbeitspaket in ein anderes zu ziehen. Nun, am späten Nachmittag, sind alle ein wenig erschöpft, aber zufrieden. Es ist das gute Gefühl, eine nachhaltige Lösung für ein jährlich wiederkehrendes, aufwendiges Projekt geschaffen zu haben.
Florian: „Ok, Endspurt! Jetzt, wo die Struktur einigermaßen steht, kommen wir noch zum Thema Bedingungen. Ich habe das den ganzen Tag aufgeschoben, weil es einfach besser ist, das erst zu machen, wenn man das Gesamtprojekt vor sich sieht.“
Florian erklärt noch einmal, was Bedingungen sind: „Mit Bedingungen können wir dafür sorgen, dass bestimmte Fragen oder Arbeitspakete nur dann erscheinen, wenn eine vorherige Antwort eine bestimmte Bedingung erfüllt. So bleibt die Komponente übersichtlich und zeigt immer nur die relevanten Aufgaben.“
Als erstes Praxisbeispiel öffnet das Team das Arbeitspaket „Messestandausstattung beschaffen“. Dort soll eine Bedingung eingefügt werden:
Frage: „Brauchen wir eine Standwache?“ (mit Ja/Nein als Antwortoptionen)
Folgefrage: „Bitte Standwache buchen und Bestellformular hochladen“ – diese soll nur erscheinen, wenn die erste Frage mit „Ja“ beantwortet wurde.
Zusätzlich wird bei „Ja“ der Mindestaufwand um 2 Stunden erhöht.
Das zweite Beispiel betrifft das Arbeitspaket „Standbetreuung & Einsatzplan“. Hier wird die Frage eingefügt: „Brauchen wir neue Visitenkarten?“. Falls diese Frage mit „Ja“ beantwortet wird, soll automatisch das Arbeitspaket „Visitenkarten bestellen“ erscheinen.
Das Team arbeitet weitere Bedingungen in verschiedenen Paketen ein.
Ben: „Hat noch jemand eine Idee?“
Johannes: „Ja, bei der Messe letztes Jahr haben wir tausend Sachen vergessen. Ich musste dreimal zum Baumarkt. Können wir nicht eine Checkliste für den Verpackungsplan machen?“
Florian: „Gute Idee! Noch besser: Wir könnten stattdessen einen Abnahmetest anlegen. Der ist genauer als eine einfache Checkliste. Abnahmetests kommen eigentlich aus der Softwareentwicklung. Die sind noch ein bisschen flexibler.“
Florian erklärt:
Abnahmetests bestehen aus:
Titel
Beschreibung
Schritte
Erwartetes Ergebnis
Bei der Abnahme kann der Prüfer angeben: „Passt“ oder „Passt nicht“ und im zweiten Fall eine Anmerkung hinterlassen.
Falls „Passt nicht“ ausgewählt wird, kann direkt ein Ticket zur Behebung des Problems erstellt werden.
Katja: „Cool, das können wir auch super für unsere Softwareprojekte nutzen!“
Das Team entwickelt gemeinsam die ersten Testfälle für den Verpackungsplan. Florian zeigt als Beispiel den Testfall „Werkzeugkasten“:
Titel: Werkzeugkasten
Beschreibung: „Bitte prüfen, ob der Werkzeugkasten verstaut ist. Konkret sollte er enthalten:“
Schritte:
Werkzeugkasten öffnen
Inhalte überprüfen
Erwartetes Ergebnis: „Schraubenzieher, Hammer, Klebeband sind vorhanden“
Ben: „Lasst uns ein letztes Arbeitspaket „Lessons Learned Besprechung“ anlegen. Nach der Messe nehmen wir uns Zeit, um gemeinsam aufzuschreiben, was gut lief und was nicht. Dann überarbeiten wir die Projektkomponente – sowohl die Aufwandschätzungen als auch den Inhalt, falls nötig.“
Alle sind einverstanden und finden die Idee sehr gut.
Ben beendet die Sitzung: „Wenn das Projekt konkret startet, bitte ich euch, die Arbeitspakete in der Komponentenbibliothek bei Bedarf mit weiteren Informationen anzureichern, falls das die Durchführung erleichtert.“
In der finalen Phase der Komponentenerstellung geht es darum, die Struktur des Projekts gezielt zu verfeinern. Diese Verfeinerung erfolgt durch die Nutzung von Bedingungen, die bestimmte Arbeitspakete, Fragen oder Abnahmetests nur dann sichtbar machen, wenn eine zuvor festgelegte Bedingung erfüllt ist.
Das Ziel dieser Phase ist es, die Komplexität beim späteren Ausfüllen des Projekts zu reduzieren. Unnötige Arbeitspakete und Fragen werden dynamisch ausgeblendet, sodass nur die für das jeweilige Projekt relevanten Elemente angezeigt werden.
Wann ist diese Phase sinnvoll?
Die Verfeinerung sollte erfolgen, wenn die Grundstruktur der Komponente steht und die meisten Epics und Arbeitspakete bereits festgelegt sind. Durch die Integration von Bedingungen können dann einzelne Zweige im Komponentenbaum je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
Angenommen, es gibt im Arbeitspaket “Kickoff Meeting” die Frage: Wie sichern wir unseren Messestand?
Antwortmöglichkeiten (Radiobutton):
Keine Sicherung
Standwache
Kameraüberwachung
Im Logistik-Epic existiert ein Arbeitspaket, das nur dann aktiv sein soll, wenn im Kickoff-Meeting beschlossen wurde, dass es eine Standwache geben soll.
Im Epic „Messeplanung & Logistik“ eines neues Arbeitspaket erstellen „Standwache organisieren“.
Bedingung hinzufügen:
Komponente: Messeplanung
Element: Kickoff Meeting
Ziel: Frage „Security“
Bedingungstyp: Antwort enthält „Standwache“
Speichern
Abnahmetests sind eine spezielle Art von Arbeitspaketen. Sie funktionieren ähnlich wie Checklisten, jedoch mit detaillierten Prüfschritten und erwarteten Ergebnissen.
Ein Abnahmetest definiert:
Titel des Tests
Beschreibung des Prüfumfangs
Konkrete Schritte zur Durchführung
Erwartetes Ergebnis
Ein Tester überprüft die Vorgaben und dokumentiert das Ergebnis.
Falls ein Test fehlschlägt, kann daraus direkt ein neues Ticket zur Fehlerbehebung erstellt werden.
