Die Abrechnung ist ein zentraler Bestandteil des operativen Geschäfts. Sie sorgt dafür, dass erbrachte Leistungen dokumentiert, bewertet und korrekt fakturiert werden. In vielen Unternehmen geschieht dies jedoch zeitversetzt und häufig losgelöst von der eigentlichen Leistungserbringung. Dadurch entstehen Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
In projektorientierten Umgebungen kommen weitere Anforderungen hinzu. Neben klassischen Projektleistungen müssen häufig wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements, Servicepakete oder nutzungsbezogene Gebühren berücksichtigt werden. Unterschiedliche Vertragsarten, Laufzeiten und Preislogiken erschweren eine standardisierte Abwicklung. Zusätzlich erwarten Kunden transparente Rechnungen, die den Bezug zu den vereinbarten Leistungen nachvollziehbar abbilden.
Ein wesentlicher Faktor ist die sogenannte Debitorendurchlaufzeit (“Days Sales Outstanding”). Sie beschreibt den Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Verzögerungen entstehen typischerweise durch verspätete oder unvollständige Rechnungen, Rückfragen, interne Klärungsschleifen und erneute Zahlungsziele. In der Folge wird Kapital länger gebunden, was die Handlungsfähigkeit des Unternehmens einschränkt.
Fehler oder Unklarheiten in Rechnungen verstärken diesen Effekt. Schon kleine Abweichungen können zu Nachfragen führen, die den Prozess erneut verzögern. Gleichzeitig belasten häufige Korrekturen die Kundenbeziehung, da sie einen Eindruck von mangelnder Struktur vermitteln.
Ein strukturiertes Abrechnungssystem verfolgt daher mehrere Ziele:
vollständige und eindeutige Zuordnung von Leistungen
zeitnahe Rechnungsstellung auf Basis aktueller Daten
klare Definition wiederkehrender Zahlungen
Vermeidung manueller Doppelpflege
Minimierung von Rückfragen und Korrekturen
Verkürzung der Debitorendurchlaufzeit
Durch eine enge Verzahnung zwischen Projektmanagement, Leistungserfassung und Rechnungslogik lassen sich diese Anforderungen effizienter erfüllen. Je geringer der manuelle Aufwand, desto weniger Fehler entstehen und desto stabiler wird die Liquiditätsplanung.
Leadtime adressiert diese Herausforderungen, indem die Abrechnung direkt aus den operativen Projektdaten erzeugt wird. Aufgaben, Tickets, Arbeitspakete und Zeitbuchungen dienen als Quelle für abrechenbare Positionen. Wiederkehrende Zahlungen können entweder manuell hinterlegt oder über Produkte mit definierten Preismodellen automatisch erzeugt werden.
Dadurch entsteht ein einheitlicher Datenfluss:
Leistungen werden im Projekt erfasst.
Abrechenbare Positionen lassen sich ohne erneute Dateneingabe ableiten.
Rechnungen basieren auf den tatsächlichen, bestätigten Leistungen.
Rückfragen und Korrekturen werden reduziert.
Die Abrechnung ist in Leadtime kein nachgelagerter Sonderprozess, sondern Bestandteil des täglichen Projektgeschehens. Dies verkürzt Durchlaufzeiten, erhöht die Transparenz und unterstützt eine stabile Liquiditätsplanung – insbesondere bei wachsender Projektanzahl.
