Im Leadtime-Bereich Abrechnung werden Ausgangsrechnungen erstellt, versendet und nachverfolgt. Der Bereich dient dazu, abrechenbare Leistungen aus Projekten, Tickets und Produkten systematisch in Rechnungen zu überführen und offene Forderungen zu überwachen.
Ein Rechnungslauf beschreibt den periodischen Prozess zur Erstellung von Ausgangsrechnungen. In vielen Unternehmen erfolgt dieser monatlich, da auch zentrale Ausgaben wie Gehälter, Mieten und Umsatzsteuer in festen Intervallen anfallen. Eine regelmäßige Rechnungsstellung stabilisiert die Liquidität und unterstützt eine verlässliche Planung.
Leadtime wandelt operative Arbeit in abrechenbare Positionen um. Leistungen entstehen im Tagesgeschäft und werden anschließend dem Abrechnungsprozess übergeben. Dazu zählen Zeiten aus Tickets, wiederkehrende Umsätze aus Subscriptions sowie Beträge aus Projekten. Sobald eine Position abrechenbar wird, legt das System automatisch einen Rechnungsentwurf in der Rechnungsprüfung an. Nach der Freigabe können Rechnungsdokumente direkt versendet werden. Überfällige Rechnungen werden automatisch gekennzeichnet und können gemahnt werden.
Der Abrechnungsprozess besteht aus drei Schritten, die nacheinander durchlaufen werden.
In der Rechnungsprüfung bereitet Leadtime Entwurfsrechnungen für alle fälligen Positionen vor. Hier können Mengen, Beschreibungen und Beträge geprüft und angepasst werden. Fällig werden beispielsweise abgeschlossene Tickets, beendete Projektphasen oder wiederkehrende Abos. Nach der Freigabe sind diese Positionen als abgerechnet markiert.
Im Schritt Abrechnung und Versand erzeugt das System ein offizielles Rechnungsdokument mit fortlaufender Nummerierung. Der Versand kann direkt aus Leadtime erfolgen. In diesem Schritt wird auch die Leadtime-Service-Fee ausgelöst, die auf jede erstellte Rechnung angewendet wird.
Das anschließende Forderungsmanagement verfolgt offene, bezahlte und überfällige Rechnungen. Nach Ablauf des Zahlungsziels werden unbezahlte Rechnungen im Bereich der überfälligen Forderungen angezeigt. Von dort können Mahndokumente erzeugt werden, um die Zahlung einzufordern.
Dieses Modell eignet sich für kleinere, kurzfristige Anfragen. Zeiten werden auf Tickets gebucht und nach Abschluss summiert. Die Abrechnung erfolgt über einen mit dem Kunden vereinbarten Stundensatz. Die entstandenen Leistungen erscheinen gesammelt auf einer Rechnung.
Produkte und standardisierte Services werden im Produktkatalog gepflegt. Dort können einmalige und wiederkehrende Preise hinterlegt werden. Auf Basis definierter Intervalle erzeugt Leadtime automatisch entsprechende Rechnungspositionen. Typische Einsatzbereiche sind Subscriptions, Servicepakete oder nutzerbasierte Modelle.
Projekte werden über Arbeitspakete kalkuliert. Die Anforderungen definieren den Aufwand in Stunden. Dieser Aufwand bestimmt den Angebotspreis. Nach Abschluss des Projekts lässt sich das Angebot in eine Rechnung überführen. Zusätzliche Anforderungen können über separate Arbeitspakete abgerechnet werden.
Express-Angebote werden direkt in Tickets erstellt. Sie dienen zur schnellen Abwicklung kleiner Zusatzleistungen mit klar umrissenem Umfang. Nach Annahme kann die Abrechnung ohne separate Projekterstellung erfolgen.
Retainer legen einen monatlichen Leistungsrahmen gegen einen festen Pauschalbetrag fest. Der tatsächliche Aufwand wird dokumentiert, beeinflusst aber nicht den Rechnungsbetrag, solange der definierte Umfang eingehalten wird. Bei Überschreitung können Zusatzpakete berechnet werden.
Für externe Leistungen, Reisekosten oder Zusatzposten können manuelle Positionen zur Rechnung hinzugefügt werden. Diese lassen sich frei benennen, bepreisen und optional mit Belegen ergänzen. Sie erscheinen in der finalen Rechnung wie reguläre Positionen.
