Sie finden den Lebenszyklus einer Rechnung im Bereich Abrechnung → Forderungen. Dort steuern Sie, wie Rechnungen erzeugt, versendet, nachverfolgt und abgeschlossen werden. Der Prozess ist in Leadtime in mehrere Statusschritte unterteilt, um Abrechnungen transparent, nachvollziehbar und revisionssicher abzubilden.
Der Rechnungsprozess in Leadtime ist klar strukturiert und in mehrere Statusschritte unterteilt. Jeder Schritt ist mit einem bestimmten Systembereich und einem Reiter im Modul Forderungen verknüpft. Die folgende Grafik zeigt den vollständigen Weg einer Rechnung – von der ersten Abrechnungsfreigabe bis hin zu Zahlung, Mahnung oder Storno.
Sobald ein Projekt, Ticket, Produkt oder Abonnement abrechnungsreif ist, wird es in der Rechnungsprüfung vorgeschlagen. Hier können Sie Positionen prüfen, ändern, zusammenführen oder ergänzen. In diesem Status ist die Rechnung noch nicht rechtsverbindlich.
Zur Rechnungsprüfung
Wird eine Position in der Rechnungsprüfung abgerechnet, entsteht ein offizielles Rechnungsdokument – die Rechnung ist jetzt „Erzeugt“. Sie befindet sich nun im Reiter „Neu“ des Moduls Forderungen. Ab diesem Moment kann sie an den Kunden versendet werden.
Nächster Schritt: Rechnung senden oder herunterladen und manuell versenden.
Sobald die Rechnung versendet oder manuell als „versendet“ markiert wurde, ändert sich ihr Status zu „Gesendet“. Die Rechnung ist jetzt beim Kunden, das Zahlungsziel beginnt zu laufen, und sie verbleibt weiterhin im Reiter „Neu“.
Von hier aus führt der Weg in zwei Richtungen – je nachdem, ob und wann gezahlt wird.
Wird die Zahlung durch den Kunden bestätigt, kann die Rechnung per Button als „Bezahlt“ markiert werden. Sie wandert nun in den Reiter „Bezahlt“. Hier sind alle erfolgreich beglichenen Forderungen archiviert.
Zahlungseingang bestätigt – Vorgang abgeschlossen.
Zu Forderungen – Reiter Bezahlt
Wird das Zahlungsziel überschritten, ohne dass ein Zahlungseingang markiert wurde, erscheint die Rechnung im Reiter „Überfällig“. Hier beginnt das eigentliche Mahnwesen: Du kannst Zahlungserinnerungen verschicken oder Mahnungen erstellen.
Zu Forderungen – Reiter Überfällig
Wird eine Rechnung aus bestimmten Gründen zurückgezogen (z. B. wegen eines Rechenfehlers, falscher Leistung, storniertem Auftrag), kann sie vom Benutzer storniert werden. Die Rechnung wandert dann in den Reiter „Storniert“. Eine neue Rechnung muss separat erstellt werden – ggf. aus den ursprünglichen Leistungen. Ausserdem wird bei dem Vorgang eine negative Stornorechnung erstellt.
Zu Forderungen – Reiter Storniert
Ein Storno setzt alle Rechnungspositionen zurück und erlaubt die Neuerstellung.
