Sobald eine Rechnung in Leadtime versendet wurde – per E-Mail oder manuell als „gesendet“ markiert – beginnt das definierte Zahlungsziel zu laufen. Wird dieses überschritten, erscheint die Rechnung automatisch im Reiter „Überfällig“ des Bereichs Forderungen. Hier verwalten Sie offene Forderungen, versenden Mahnungen und behalten alle Fristen im Blick.
Herkunft des Zahlungsziels
Das Zahlungsziel wird standardmäßig bei Administration → Workspace-Einstellungen → Rechnungs-Einstellungen festgelegt (z. B. 30 Tage).
→ Einstellung auf Workspace Ebene: Abrechnung
→ Einstellung auf Organisationsebene: Organisation – Abrechungseinstellungen
Zusätzlich kann es pro Organisation individuell angepasst werden. Die Einstellung finden Sie unter: Organisation → Einstellungen → Rechnungseinstellungen → Tage bis zur Fälligkeit
Damit lassen sich z. B.:
kürzere Fristen für säumige Kunden
längere Fristen für große Auftraggeber
definieren.
Tabellenansicht im Reiter „Überfällig“
Die Listenansicht zeigt alle Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten wurde. Die Spalten liefern folgende Informationen:
Spalte | Bedeutung |
Projekt | Projektreferenz der Rechnung |
Rechnungs-ID | Eindeutige Rechnungsnummer |
Typ | Abrechnungsmodell (z. B. Arbeitszeit, Abo, Projekt) |
Erstellt | Datum der Rechnungserstellung |
Fällig | Ursprünglicher Fälligkeitstermin |
Erste Mahnung | Versanddatum der ersten Mahnung |
Zweite Mahnung | Versanddatum der zweiten Mahnung |
Überfällig | Anzahl der überfälligen Tage |
Netto | Offener Nettobetrag |
Diese Übersicht ermöglicht eine schnelle Priorisierung von Handlungsbedarf.
Mahnungen versenden
Ein Klick auf eine überfällige Rechnung öffnet rechts die Mahnsteuerung. Dort stehen zwei Mahnstufen zur Verfügung.
Erste Mahnung
Aktionen:
Senden: Versand per E-Mail
Herunterladen: PDF zur postalischen Zustellung
Als gesendet markieren: für extern versendete Dokumente
Nach Versand wird das Versanddatum dokumentiert, und die zweite Mahnstufe wird automatisch aktiviert.
Zweite Mahnung
Funktional identisch mit der ersten Stufe. Sie entscheiden Zeitpunkt und Tonalität. Die Textblöcke können angepasst werden.
Inhalte einer Mahnung
Eine Mahnung enthält:
Stufenbezeichnung („1. Mahnung“ / „2. Mahnung“)
formellen Text
Auflistung der offenen Rechnungspositionen
optionale Mahngebühr
optionale Verzugszinsen (berechnet anhand Basiszins + Zuschlag und überfälligen Tagen)
Das Layout entspricht einer Rechnung, ergänzt um rechtliche Hinweise.
Steuerung auf mehreren Ebenen
Das Mahnverhalten kann an drei Stellen justiert werden:
Ebene | Einstellungsmöglichkeiten |
Workspace | Standard-Zinsen, Mahngebühren, Standard-Texte |
Organisation | Abweichende Fristen oder Gebühren je Kunde |
Einzelrechnung | Ausnahmen, Mahnungen deaktivieren, alternative Texte |
Dadurch bleiben sensible Kundenbeziehungen flexibel handhabbar.
Bedeutung für das Forderungsmanagement
Ein strukturiertes, nachvollziehbares Mahnwesen unterstützt:
planbare Liquidität
professionelles Zahlungsmanagement
klar dokumentierte Kommunikation
Leadtime führt sicher durch den Prozess und dokumentiert alle Schritte revisionssicher.