In diesem Video richtest du deinen Workspace ein – den Container für dein gesamtes Leadtime-Setup. Die Workspace-Einstellungen gelten als Standard für alle im Team, wobei jeder User persönliche Einstellungen wie Sprache oder Farbschema individuell anpassen kann.
Du startest mit den General Settings: Standard-Sprache für neue User, Unternehmensstandort (Country of Operation), Zeitzone und die Brand Color – deine Unternehmensfarbe, die an verschiedenen Stellen im System auftaucht. Per HEX-Code ist das schnell erledigt. Es gibt auch bereits Einstellungen zur Arbeitszeit und Zeiterfassung, die aber erst in späteren Videos relevant werden.
Im Bereich Appearance wählst du ein Farbschema für dein Interface (Default, Black, Red, Pink, Blue und weitere) und lädst deine Logos hoch – jeweils eines für den hellen und eines für den dunklen Modus. So bleibt dein Branding konsistent. Empfohlen wird PNG mit transparentem Hintergrund, idealerweise 1000 x 260 Pixel.
Besonders wichtig: Die Dokumenteneinstellungen. Hier bestimmst du, wie alle Dokumente aussehen, die Leadtime für dich erstellt – Angebote, Pflichtenhefte, Rechnungen. Du wählst die Schriftart, lädst ein Dokument-Logo hoch, legst fest, ob Deckblatt und Inhaltsverzeichnis automatisch erzeugt werden, und bestimmst den Heading Style für die Nummerierung.
Dazu kommen die Umsatzsteuer-Einstellungen mit der Möglichkeit, Steuersatzänderungen im Voraus zu planen, Custom Symbols für eigene Icons im System, und die Feiertagsverwaltung mit automatischem Import aus offiziellen Quellen je nach Region.
In diesem Video richten wir deinen Workspace ein – das ist sozusagen der Container für dein gesamtes Leadtime-Setup.
Wichtig zu wissen: Die Workspace-Einstellungen gelten als Standard für alle im Team. Aber jeder User kann seine persönlichen Einstellungen anpassen – zum Beispiel die Sprache oder das Farbschema.
Wir schauen uns jetzt die wichtigsten Bereiche an: Grundeinstellungen, Design, Dokumente und ein paar weitere Details. Also: Los geht's!
Zunächst mal: Was ist ein Workspace überhaupt?
Ein Workspace ist dein digitaler Arbeitsbereich in Leadtime. Hier läuft alles zusammen: Deine Projekte, dein Team, deine Kunden, deine Einstellungen.
Die Workspace-Einstellungen findest du hier unter Administration → Workspace Settings. Das ist die Schaltzentrale.
Starten wir mit den General Settings.
Hier legst du die Grundparameter fest.
Default Language: Das ist die Standard-Sprache für neue User. Jeder kann das später für sich selbst ändern.
Country of Operation: Dein Unternehmensstandort. Wichtig für rechtliche Themen.
Timezone: Die Zeitzone deines Unternehmens. Damit alle Zeitangaben stimmen.
Und hier ist die Brand Color – deine Unternehmensfarbe. Diese Farbe wird an verschiedenen Stellen in der Anwendung auftauchen, zum Beispiel bei internen Projekten oder Tickets.
Einfach einen HEX-Code eingeben, und die Farbe passt sich an.
Hier unten siehst du noch Einstellungen zur Arbeitszeit.
Das sind Details zur Zeiterfassung – zum Beispiel, ob Mitarbeiter sich aktiv ein- und auschecken müssen.
Für den Moment ist das noch nicht wichtig. Das schauen wir uns später genauer an.
Weiter geht's mit Appearance – hier geht es um das Design deines Workspaces.
Du kannst aus verschiedenen Farbschemata wählen: Default, Black, Red, Pink, Blue, und so weiter.
Schau, das Farbschema ändert sich sofort. Such dir einfach aus, was dir am besten gefällt.
Und hier kannst du deine eigenen Logos hochladen.
Ein Logo für den hellen Modus – das erscheint hier oben links in der Navigation.
Und ein Logo für den dunklen Modus. So bleibt dein Branding konsistent, egal welches Theme jemand nutzt.
Am besten PNG mit transparentem Hintergrund, idealerweise 1000 mal 260 Pixel.
Jetzt zu den Dokumenten. Hier bestimmst du, wie alle Dokumente aussehen, die Leadtime für dich erstellt.
Zunächst die Schrift. Du hast verschiedene Optionen: Inter, Roboto, Open Sans, und so weiter.
Jede Schrift hat ihren eigenen Charakter. Inter ist modern und neutral, Roboto ist klar und geometrisch, EB Garamond ist elegant.
Hier kannst du ein Logo für Dokumente hochladen – das erscheint dann auf Angeboten, Pflichtenheften, Rechnungen.
Mit diesem Button kannst du eine Testdatei runterladen, um zu sehen, wie alles aussieht.
Und hier unten kannst du einstellen, ob Dokumente automatisch ein Deckblatt oder ein Inhaltsverzeichnis bekommen sollen.
Bei Heading Style legst du fest, wie Überschriften nummeriert werden – zum Beispiel mit durchgehender Nummerierung oder mit Paragraph-Symbolen für Verträge.
Weiter geht's mit der Umsatzsteuer.
Hier legst du fest, welcher Mehrwertsteuersatz in deinem Workspace gilt.
Du siehst hier die aktuellen Perioden – zum Beispiel seit August 2023 gilt 19 Prozent.
Und wenn sich die Mehrwertsteuer ändert, kannst du das hier im Voraus planen. Du gibst einfach das Startdatum und den neuen Prozentsatz ein.
Ab dem Stichtag rechnet Leadtime automatisch mit dem neuen Steuersatz. Praktisch, oder?
Kurz noch zu den Custom Symbols.
Hier kannst du eigene Icons hochladen – zum Beispiel für bestimmte Teams, Projekte oder Kategorien.
Einfach ein PNG oder SVG hochladen, einen Namen vergeben, und schon kannst du das Icon überall im System nutzen.
Und zum Schluss: Die Feiertage.
Hier stellst du ein, welche Feiertagsregelung für dein Unternehmen gilt.
Du kannst aus verschiedenen Regionen wählen – Deutschland, Österreich, USA, und so weiter.
Leadtime holt sich die Feiertage automatisch aus einer offiziellen Quelle. So weißt du immer, wann dein Team nicht verfügbar ist.
Falls nötig, kannst du die Feiertage auch manuell anpassen – zum Beispiel einen Betriebsausflug als zusätzlichen freien Tag eintragen.
So. Das waren die wichtigsten Bereiche in den Workspace Settings.
Es gibt noch weitere Themen hier – zum Beispiel zu Produkten, Projekten, zum Helpdesk. Aber die schauen wir uns später an, wenn wir tiefer ins System einsteigen.
Für den Moment ist dein Workspace schon gut aufgestellt.
So, das war's für die Workspace-Einstellungen. Du hast jetzt die Grundparameter festgelegt, dein Branding eingerichtet, und Leadtime sieht schon aus wie dein System.
Im nächsten Video richten wir dein Unternehmen ein – also deine Mitarbeiter, deine Teams, und die internen Strukturen. Das ist der nächste wichtige Schritt.
Also: Bis gleich!
