In diesem Video legst du dein Unternehmen und deine Mitarbeiter in Leadtime an. Das ist einer der wichtigsten Schritte, denn sauber gepflegte Mitarbeiterdaten sind die Grundlage für alles Weitere: Urlaubsverwaltung, Lohnübersichten, Überstunden-Tracking und vor allem volle Transparenz über dein Unternehmen.
Du startest mit den Unternehmensdaten – Firmenname, Rechtsform, Adresse, Kontaktdaten und Steuernummer. Diese Informationen erscheinen automatisch auf deinen Dokumenten wie Rechnungen und Angeboten.
Im Mitarbeiterbereich lernst du die verschiedenen Reiter kennen: Basics (Stammdaten und Vertragsbedingungen), Timesheets (Zeitbuchungen pro Tag und Projekt), Vacations (kompletter Urlaubsüberblick mit Anspruch, Verbrauch und Planung), Sickness (Krankmeldungen), Overtime (Überstundenaufbau und -abbau), Wage (Gehalt und Lohnabrechnungen) und Journal (interne Notizen).
Beim Anlegen eines Mitarbeiters trägst du die Grunddaten ein und entscheidest, ob der Mitarbeiter Systemzugang bekommt (Leadtime Access). In der Probephase sind beliebig viele Lizenzen gratis. Du weist Rollen (Root, Team Lead, Employee oder eigene) und Teams zu – Teams steuern Zugriff und Sichtbarkeit auf Projekte. Nach dem Speichern erhält der Mitarbeiter automatisch eine Einladungs-Email und kann selbst Profildaten ergänzen.
Besonders wichtig sind die phasenbasierten Einstellungen: Arbeitszeit, Urlaubstage und Gehalt lassen sich mit Stichtagen im Voraus planen. Bei unterjährigem Start kannst du über zwei Phasen die verbleibenden Urlaubstage korrekt abbilden. Auch Feiertage lassen sich pro Mitarbeiter individuell einstellen, wenn jemand im Ausland arbeitet.
Für größere Teams empfiehlt sich der Datenimporter, mit dem du alle Mitarbeiter auf einmal per CSV-Datei anlegen kannst. Das Maximum an Benefit erreichst du, wenn alle aktiv am Geschäft beteiligten Mitarbeiter das System nutzen.
Jetzt wird's ernst – wir legen dein Unternehmen in Leadtime an.
Und hier lohnt sich die Mühe wirklich: Wenn du deine Mitarbeiter sauber anlegst, bekommst du saubere Auswertungen. Du kannst Urlaub steuern, Lohn verwalten, Überstunden im Blick behalten. Vor allem aber: Du bekommst endlich volle Transparenz über dein Unternehmen. Stellschrauben werden sichtbar. Prozesse beschleunigen sich erheblich.
Also: Nimm dir die Zeit, das richtig zu machen. Es zahlt sich aus. Los geht's!
Starten wir mit deinen Unternehmensdaten.
Hier trägst du die Basics ein: Firmenname, Rechtsform, Adresse, Kontaktdaten.
Warum das wichtig ist? Diese Daten landen automatisch in deinen Dokumenten – zum Beispiel in der Fußzeile von Rechnungen und Angeboten.
Und trag hier unbedingt deine Steuernummer ein. Die wird nicht nur auf Dokumenten angedruckt, sondern es ist auch einfach praktisch, sie direkt zur Hand zu haben.
Einmal sauber eintragen, fertig.
Jetzt kommen wir zum wichtigsten Teil: Deine Mitarbeiter.
Hier siehst du alle Mitarbeiter deines Unternehmens. Und jetzt kommt's: Je sauberer du diese Daten pflegst, desto mehr Benefit ziehst du aus Leadtime.
Schauen wir uns erstmal an, was du hier alles sehen kannst – aus der Perspektive, dass dein Team bereits mit dem System arbeitet.
Im Basics Tab siehst du alle Stammdaten: Name, Email, Adresse, Geburtsdatum.
Hier sind auch die Bedingungen der Zusammenarbeit hinterlegt – Position, Vertragsart, Start- und Enddatum.
Und hier unten: Arbeitszeit und Gehalt. Darauf kommen wir gleich noch genauer zurück.
Im Timesheets Tab siehst du alle Zeitbuchungen des Mitarbeiters.
Hier siehst du: An welchen Tagen hat er wie viel Zeit gebucht? Auf welche Projekte, auf welche Tickets?
Das ist Gold wert für Auswertungen. Du siehst genau, wo die Arbeitszeit hinfließt.
Im Vacations Tab siehst du den kompletten Urlaubs-Überblick.
Hier in der Vergangenheit: Welche Urlaube hat der Mitarbeiter schon genommen?
Und hier der aktuelle Stand: Wie viel Urlaub steht ihm vertraglich zu? Wie viel hat er schon verbraucht? Wie viel ist noch übrig?
Und hier unten: Was steht in Zukunft an? Welche Urlaube sind geplant oder beantragt?
Im Sickness Tab siehst du alle Krankmeldungen.
Wann war der Mitarbeiter krank? Wie lange? Das ist alles hier dokumentiert.
Im Overtime Tab siehst du die Überstunden.
Hier siehst du: An welchen Tagen hat der Mitarbeiter mehr gearbeitet als vereinbart? Wie viele Überstunden hat er aufgebaut?
Und hier kannst du die Überstunden auch wieder abbauen – zum Beispiel durch Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Im Wage Tab siehst du die Lohn-Informationen.
Hier ist das Gehalt hinterlegt, Sonderzahlungen, und du siehst auch die monatlichen Lohnabrechnungen.
Und im Journal kannst du interne Notizen festhalten.
Zum Beispiel aus Mitarbeitergesprächen, Feedback, oder wichtige Vereinbarungen.
So. Das sind die wichtigsten Reiter. Alles nützliche Daten, die dir einen super Überblick über dein Team geben.
Jetzt legen wir mal einen Mitarbeiter an.
Hier im Dialog trägst du die Basics ein.
Vorname, Nachname, Email, Position.
Hier kannst du schon einen Avatar hochladen – musst du aber nicht. Das kann der Mitarbeiter auch später selbst machen, wenn er sich das erste Mal einloggt.
Jetzt kommt ein wichtiger Punkt: Leadtime Access.
Wenn du diese Box aktivierst, bekommt der Mitarbeiter Zugang zum System. Das bedeutet: Es wird automatisch eine neue User-Lizenz ausgelöst.
Das hat Auswirkungen auf deine monatliche Rechnung. Aber – und das ist wichtig – in deiner Probephase kannst du beliebig viele Mitarbeiter gratis hinzufügen. Also keine Scheu!
Jetzt wählst du die Rolle.
Du siehst hier: Root, Team Lead, Employee. Das sind die Standard-Rollen, die Leadtime mitbringt.
Du kannst aber auch eigene Rollen definieren.
Hier im Bereich Rollen und Rechte kannst du das machen. Aber das vertiefen wir jetzt nicht.
Jetzt kommen die Teams.
Hier kannst du den Mitarbeiter einem oder mehreren Teams zuordnen.
Was sind Teams überhaupt? Teams helfen dir, Zugriff und Sichtbarkeit zu steuern.
Statt jedem Mitarbeiter einzeln Zugriff auf ein Projekt zu geben, weist du einfach das ganze Team zu.
Beispiel: Dein Support-Team bekommt automatisch Zugriff auf alle Support-Projekte. Das spart enorm Zeit.
Wenn du jetzt speicherst, passieren zwei Dinge:
Erstens: Der Mitarbeiter wird angelegt.
Zweitens: Der Mitarbeiter bekommt automatisch eine Einladungs-Email.
In dieser Email steht ein Link, über den er sich das erste Mal einloggen kann. Und hier kommt der Clou:
Der Mitarbeiter kann dann über sein Profil selbst Daten erfassen. Zum Beispiel sein Profilbild hochladen, seine Adresse eintragen, seine Kontaktdaten.
Das spart dir Arbeit! Du kannst die Datenerfassung zu einem Teil auf den Mitarbeiter auslagern.
Aber: Urlaub, Krankheit, Überstunden, Gehalt – das muss ein Teamleiter oder jemand mit den entsprechenden Rechten im System anlegen. Sonst hat der Mitarbeiter vielleicht zu viele Urlaubstage.
So. Der Mitarbeiter ist angelegt. Jetzt schauen wir uns an, was du noch alles einstellen kannst.
Hier im Dialog Basic Data trägst du die persönlichen Daten ein.
Name, Email, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer.
Das sind die Daten, die du manuell eintragen solltest, wenn du mit dem Mitarbeiter arbeitest.
Hier stellst du die Bedingungen der Zusammenarbeit ein.
Position, Type of Employment – also ob der Mitarbeiter unbefristet angestellt ist, einen befristeten Vertrag hat, oder Freelancer ist.
Hier die Einkommensteuerklasse.
Start Date – wann hat der Mitarbeiter angefangen?
Und hier ganz wichtig: End Date.
Wenn du hier ein Datum in der Vergangenheit einträgst, wird der Mitarbeiter als ausgeschieden markiert. Er verschwindet dann aus der aktiven Liste.
Das heißt: Exit Date in der Vergangenheit gleich Mitarbeiter ist nicht mehr aktiv.
Jetzt wird's wichtig. Hier stellst du Arbeitszeit, Urlaub und Gehalt ein.
Zuerst die Feiertage. Erinnerst du dich? Im letzten Video haben wir die Standard-Feiertage für deinen Workspace eingestellt.
Hier kannst du eine Ausnahme machen. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel im Ausland arbeitet, kannst du hier einstellen, dass für ihn andere Feiertage gelten.
Zum Beispiel Österreich, Schweiz, USA – was immer passt.
Jetzt die Wochenarbeitszeit.
Hier stellst du ein, wie viel der Mitarbeiter pro Woche arbeitet – und an welchen Tagen.
Zum Beispiel: Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche.
Oder: Nur Montag, Mittwoch, Freitag – wenn jemand in Teilzeit arbeitet.
Oder: 20 Stunden pro Woche statt 40.
Das hat Auswirkungen auf die Planungstools. Wenn du zum Beispiel die Pipeline nutzt, kannst du den Mitarbeiter nur an den Tagen verplanen, wo er laut dieser Einstellung auch da ist.
Und auch das ist wieder phasenbasiert.
Du kannst zum Beispiel einstellen: Ab dem ersten Januar nächsten Jahres arbeitet der Mitarbeiter nur noch Teilzeit. Du trägst das jetzt schon ein, und Leadtime wendet das automatisch ab dem Stichtag an.
Und jetzt die Urlaubstage.
Hier trägst du ein, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter pro Jahr bekommt.
Jetzt pass auf – das ist wichtig, wenn du unterjährig startest.
Nehmen wir an: Der Mitarbeiter hat vertraglich 30 Urlaubstage pro Jahr. Aber er hat schon 10 Tage verbraucht, bevor ihr mit Leadtime angefangen habt.
Dann machst du das so:
Phase 1: Ab heute bis Ende des Jahres – 20 Tage. Das sind die restlichen Tage für dieses Jahr.
Phase 2: Ab dem ersten Januar nächsten Jahres – 30 Tage. Das sind die vollen Tage ab nächstem Jahr.
So weiß das System genau, dass es für das restliche Jahr nur noch mit 20 Tagen rechnen soll.
Im Tab Salary Settings pflegst du das Gehalt.
Auch hier wieder: Du kannst das phasenweise planen.
Zum Beispiel: Ab dem ersten März bekommt der Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung. Du trägst das jetzt schon ein, Leadtime wendet das automatisch an.
Und hier trägst du Sonderzahlungen ein – Boni, Weihnachtsgeld, und so weiter.
Hier die Bankdaten des Mitarbeiters.
Schau: Aus Sicherheitsgründen musst du hier einen Verification Code eingeben.
Der wird dir per Email geschickt. Das schützt sensible Daten.
Kontoinhaber, IBAN, Bank, BIC – alles was du für Lohn-Überweisungen brauchst.
Und ganz unten: Die Versicherungsdaten.
Krankenversicherung, Krankenversicherungsnummer, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer.
Das brauchst du oft in der Buchhaltung. Deswegen ist es sinnvoll, das sauber anzulegen.
So. Ich weiß – das ist viel. Wenn du ein großes Team hast, ist das manuell eine Menge Arbeit.
Deswegen: Hol dir jemanden zur Hilfe. Eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, der die Daten erfassen kann.
Oder – und das ist der bessere Weg:
Nutze den Datenimporter.
Mit dem Datenimporter kannst du alle Mitarbeiter auf einmal anlegen.
Du lädst eine CSV-Datei hoch – mit allen Daten, die wir gerade gesehen haben. Vorname, Nachname, Email, Position, Gehalt, Urlaubstage, alles.
Leadtime erkennt die Spalten automatisch und ordnet sie zu.
Vielleicht kannst du die Daten sogar aus einem Fremdsystem exportieren – aus deiner alten HR-Software, aus Excel, egal wo.
Übrigens: Wir haben ein separates Video zum Datenimporter. Da gehen wir richtig ins Detail. Da zeigen wir dir auch eine Beispiel-Datei, die du befüllen kannst.
Schau dir das an, wenn du größere Datenmengen importieren willst.
Und jetzt nochmal der wichtigste Punkt:
Leadtime bringt dir den maximalen Benefit, wenn ALLE deine Mitarbeiter das System nutzen. So konsequent wie möglich.
Denn nur dann hast du volle Transparenz über dein Unternehmen. Nur dann werden Stellschrauben sichtbar. Nur dann beschleunigen sich deine Prozesse wirklich erheblich.
Natürlich braucht nicht jeder einen Login. Wie gesagt: Die Putzfrau braucht keinen Zugang.
Aber alle, die aktiv am Geschäft beteiligt sind – die sollten drin sein.
So, das war's. Du hast jetzt dein Unternehmen angelegt und deine Mitarbeiter eingetragen. Und denk dran: Je konsequenter dein Team Leadtime nutzt, desto mehr Benefit ziehst du raus. Volle Transparenz. Sichtbare Stellschrauben. Beschleunigte Prozesse.
Im nächsten Video legen wir deine Kunden an – also die Organisationen und ihre Mitarbeiter. Das wird spannend!
Und unser Video zum Datenimporter findest du in der Videosammlung mit unseren Hilfsvideos.
Also: Bis gleich!
