In diesem Video lernst du, wie du Organisationen in Leadtime verwaltest – also alle Kunden, Lieferanten und Partner, mit denen dein Unternehmen zusammenarbeitet. Das ist die zentrale Verwaltung für alle Geschäftsbeziehungen.
Zuerst schaust du dir eine bestehende Organisation (ACME Inc.) an, um zu verstehen, wie alles zusammenhängt. Im Overview Tab findest du Basic Information wie Short Name, Farbe, Type, Legal Form und den individuellen Hourly Rate – also den Stundensatz, den du pro Organisation unterschiedlich setzen kannst. Dazu die Members (Kontaktpersonen) und die verknüpften Projects.
Besonders spannend: Kontaktpersonen können als Guest User kostenlosen Zugang zu Leadtime bekommen. Sie sehen dann nur ihre eigenen Projekte – keine internen Daten, keine anderen Kunden. Komplett sicher und ohne Lizenzkosten. Im Journal dokumentierst du die Beziehung zum Kunden, damit jeder im Team weiß, was zuletzt besprochen wurde.
Im Letters Tab kannst du Briefe mit Makros (über das Raute-Symbol) in Sekunden generieren und als PDF herunterladen. In den Invoice Settings legst du pro Organisation individuelle Abrechnungsregeln fest: eigener Stundensatz, Zahlungsziel, Strafzinsen an oder aus – volle Kontrolle über die Konditionen jedes Kunden.
Dann legst du selbst eine neue Organisation an (Voltago Energy GmbH): mit Icon, Short Name, Farbe, Type und Kontaktdaten. Die Farbe ist wichtig, weil sie überall im System auftaucht – in Projekten, Tickets, Pipeline. Anschließend fügst du Mitarbeiter als Members hinzu.
Zum Schluss das Adressbuch: Alle Kontakte (eigene Mitarbeiter und externe) an einem Ort. Über CardDAV Sync kannst du sämtliche Kontakte mit deinem Betriebssystem synchronisieren – Apple Contacts, iOS, Thunderbird. Änderungen in Leadtime werden automatisch auf allen Geräten aktualisiert. Alternativ gibt es den vCard-Export.
Im letzten Video haben wir dein Unternehmen und dein Team eingerichtet. Jetzt geht's um alle anderen: Kunden, Lieferanten, Partner – alle Organisationen, mit denen du zusammenarbeitest.
Das ist die zentrale Verwaltung für alle Geschäftsbeziehungen. Und hier wird's richtig praktisch: Du kannst Kunden kostenlosen Zugang geben, individuelle Abrechnungsregeln setzen und alle Kontakte mit deinem Betriebssystem synchronisieren.
Wir schauen uns zuerst eine fertige Organisation an, damit du verstehst, wie alles zusammenhängt. Dann legen wir gemeinsam eine neue an.
Ich öffne die Organisation ACME Inc. Im Overview Tab siehst du links alle Basic Information.
Short Name ist "ACME" – das ist wichtig, weil dieser Kurzname in allen Listen auftaucht. Du erkennst ACME sofort an der Farbe.
Dann siehst du Name, Type (hier "Customer"), Legal Form und das Logo. Der Hourly Rate – also der Stundensatz – kann für jede Organisation individuell sein. Das ist Gold wert, wenn du mit verschiedenen Kunden unterschiedliche Konditionen hast.
Rechts oben siehst du die Members – alle Kontakte dieser Organisation. Mit "Manage members" kannst du Leute hinzufügen oder entfernen.
Rechts unten die Projects – alle Projekte, die mit ACME laufen. Du siehst Short Name, Name und Type. Mit "Manage projects" kannst du neue Projekte anlegen. Aber Achtung: Zu Projekten kommt später viel mehr. Das vertiefen wir jetzt nicht.
Ich gehe in den Reiter Members und klicke auf Lisa Miller. Hier siehst du alle Details zu dieser Kontaktperson.
Basic Info: Name, Position, Date of Birth.
Jetzt kommt's: Access to Leadtime. Hier ist "Allow login" aktiviert und die Role ist Guest. Was heißt das?
Lisa Miller kann sich ins Leadtime-System einloggen. Aber – und das ist wichtig – sie sieht nur ihre eigenen Projekte. Keine internen Daten, keine anderen Kunden, nichts. Das ist komplett sicher.
Und das Beste: Guest User verursachen keine Lizenzkosten. Du kannst also beliebig viele Kunden einladen, ohne dass es dich mehr kostet. Mehr dazu findest du in unserem Blog unter "Leadtime Access".
Weiter unten siehst du Contact Details – Adresse, E-Mail, Telefon. Und die Personality mit Influence Level und Attitude. Das hilft dir einzuschätzen, wie wichtig diese Person ist und wie sie zu euch steht.
Ich wechsle ins Journal. Hier dokumentierst du die Beziehung zum Kunden. Du kannst Einträge machen, Notizen hinterlegen, Stimmungen festhalten.
Das ist extrem wertvoll: Wenn ein Kollege Lisa kontaktiert, weiß er sofort, was beim letzten Mal besprochen wurde. Das macht den Unterschied zwischen professionell und chaotisch.
Zurück zu ACME. Ich gehe in den Reiter Projects. Dieses Unternehmen hat ein Support-Projekt. Du siehst Short Name, Name, Category, Status, Open Tasks.
Aber wie gesagt: Zu Projekten kommt später sehr viel mehr. Das lassen wir jetzt so stehen.
Der Reiter Letters ist ein nettes kleines Feature. Hier verwaltest du alle Briefe für diese Organisation. Auch heute muss man gelegentlich noch einen formellen Brief schreiben.
Ich klicke auf "Add Letter". Ein Dialog öffnet sich, wo ich den Empfänger auswähle und den Betreff eingebe.
Im Content-Feld kannst du Makros verwenden, indem du das Raute-Symbol (#) tippst. Das öffnet ein Menü mit Platzhaltern wie "dear" für die Anrede oder "clientCompanyName" für den Organisationsnamen. Die Makros füllen automatisch die richtigen Daten ein.
Ich klicke auf "PDF Preview" – und da ist der fertige Brief. "Save and Download" speichert ihn und lädt ihn sofort runter.
Ich gehe in Settings → Basic Settings. Hier sind die Basisdaten der Organisation: Adresse (Street, City, Country), Tax Number, Registration Number, Register Court.
Das ist die Basis für alle Dokumente und Rechnungen.
Jetzt Settings → Invoice Settings. Hier wird's interessant.
Du kannst für jede Organisation individuelle Abrechnungsregeln festlegen, die von deinen allgemeinen Workspace-Einstellungen abweichen.
Zum Beispiel: Individueller Stundensatz. Das Feld "Hourly Rate" kannst du für ACME auf 120 Euro setzen, während dein Standard vielleicht 100 Euro ist. Jede Organisation hat ihren eigenen Stundensatz. Das rechnet sich automatisch in allen Abrechnungen.
Oder: Strafzinsen und Verzäumnisgebühren. Du siehst "Enable late fee" und "Enable interest on arrears". Für große, wichtige Kunden kannst du das ausschalten. Die kriegen keine Mahngebühren, auch wenn sie mal später zahlen. Für kleine Kunden lässt du es an.
"Days until due" ist das Zahlungsziel. Standard sind 14 Tage, aber für ACME kannst du 30 Tage einstellen.
Das gibt dir volle Kontrolle: Für jeden Kunden die passenden Konditionen, ohne dass du bei jeder Rechnung manuell eingreifen musst.
Es gibt noch mehr: Invoice Texts mit Makros für personalisierte Rechnungen und Mahnungen. Das zeige ich jetzt nicht, aber du siehst: Alles ist anpassbar.
Kurz erwähnt: Jede Organisation kann ein eigenes Helpdesk haben. Du richtest eine E-Mail-Adresse ein, und alle Mails, die da reinkommen, werden automatisch zu Tickets in einem Projekt. Dazu kommt später mehr.
So, jetzt haben wir verstanden, wie Organisationen funktionieren. Jetzt legen wir selbst eine an.
Ich gehe zu Organizations und klicke "Add Organization".
Icon: Ich wähle ein Blitz-Emoji – passt zu einem Energieunternehmen.
Short Name: "VOLT". Das ist wichtig, weil dieser Name in allen Listen auftaucht. Wenn du später 100 Projekte hast, erkennst du an "VOLT" sofort, dass es um Voltago geht.
Name: "Voltago Energy GmbH".
Color: Ich wähle ein leuchtendes Gelb. Warum ist das wichtig? Weil diese Farbe überall im System auftaucht: In Projekten, in Tickets, in der Pipeline. Du siehst Gelb und weißt: Das ist Voltago.
Type: Customer.
Legal Form: GmbH.
Dann die Contact Details: Adresse, E-Mail, Telefon. Ich fülle das schnell aus.
Tax Number und Registration Number sind optional, aber gut für Rechnungen.
Ich klicke "Save" – fertig. Voltago Energy GmbH ist angelegt.
Jetzt füge ich einen Mitarbeiter hinzu. Ich gehe in den Members Tab und klicke "Add Member".
Name: "Max Schneider", Position: "Projektleiter", E-Mail eintragen.
Wenn ich will, kann ich "Allow login" aktivieren und ihm Guest-Zugang geben. Aber das mache ich jetzt nicht.
"Save" – fertig. Max Schneider ist angelegt.
Jetzt zum Adressbuch. Das ist die zentrale Stelle für alle Kontakte in deinem Unternehmen.
Ich gehe ins Main Menu und klicke auf Address Book.
Hier siehst du alle Kontakte: Deine eigenen Mitarbeiter und alle Kontakte aus den Organisationen. Alles an einem Ort.
Es gibt verschiedene Tabs: "All Contacts", "Employees" (nur deine eigenen Leute), "Organization Members" (externe Kontakte).
Das ist deine Single Source of Truth für Kontakte. Alles, was hier steht, ist aktuell und korrekt.
Jetzt kommt etwas sehr Praktisches: CardDAV Sync.
Ich klicke auf den Button "Sync via CardDAV". Ein Dialog öffnet sich.
Hier siehst du: CardDAV URL: https://leadtime.de, Username: Eine generierte ID, Password: Wird automatisch generiert, kann neu erstellt werden.
Was bringt dir das? Du nimmst diese Login-Daten und gibst sie in dein Betriebssystem ein. Apple Contacts auf dem Mac, iOS auf dem iPhone, Thunderbird auf Linux.
Und dann hast du immer die aktuellen Kontakte deines Unternehmens auf allen Geräten. Jemand ändert eine E-Mail-Adresse in Leadtime? Sie wird automatisch auf deinem Handy aktualisiert.
Das ist extrem wertvoll: Keine veralteten Kontakte mehr, keine manuellen Exports, keine Excel-Listen. Alles synchron.
Alternative: Du klickst auf "Download as vCard". Das erstellt eine .vcf-Datei mit allen Kontakten. Die kannst du in lokale Adressbücher oder CRM-Systeme importieren.
Du hast jetzt verstanden, wie Organisationen in Leadtime funktionieren.
Du kannst Kunden als Guest User kostenlos einladen, damit sie ihre Projekte verfolgen. Du kannst für jede Organisation individuelle Abrechnungsregeln setzen. Du kannst Briefe mit Makros in Sekunden generieren. Und du kannst alle Kontakte mit deinem Betriebssystem synchronisieren.
Und jetzt kommt deine Aufgabe: Lege alle Organisationen an, mit denen dein Unternehmen zu tun hat – Kunden, Lieferanten, Partner. Und füge die jeweiligen Mitarbeiter hinzu.
Ich weiß, das ist viel Arbeit. Aber die gute Nachricht: Es gibt den Datenimporter. Du kannst alle Organisationen und deren Mitarbeiter per CSV-Upload in wenigen Minuten ins System bringen.
Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in einem separaten Video zum Datenimporter. Dort siehst du Schritt für Schritt, wie du interne Mitarbeiter, Organisationen und deren Personal importierst.
Im nächsten Video schauen wir uns die Projektstruktur an: Wie du interne und externe Projekte anlegst, laufende und Einzelprojekte unterscheidest, und wie du Projekte schnell importierst.
Wir sehen uns im nächsten Video!
