In diesem Video geht es darum, die Aktivitäten deines Unternehmens in Leadtime abzubilden – und zwar über Projekte. Der Fokus liegt auf laufenden internen Projekten, also allem, womit sich dein Unternehmen selbst organisiert.
Zunächst wird das Grundprinzip erklärt: Jedes Unternehmen hat interne Aktivitäten (Marketing, Buchhaltung, IT etc.) und externe Aktivitäten (Kundenaufträge). Die externen Projekte finanzieren alles andere. Solange interne Aktivitäten nicht systematisch erfasst werden, bleibt unklar, wie viel Kapazität wirklich in wertschöpfende Arbeit fließt – und das ist für strategische Entscheidungen zu wenig.
In Leadtime wird jede Abteilung als eigenes Projekt angelegt. Der Clou dabei sind die vier Wertgruppen: Wertgruppe A (grün) steht für direkt wertschöpfende Aktivitäten wie Kundenaufträge. Wertgruppe B (gelb) für indirekt wertschöpfende Aktivitäten wie Marketing oder Vertrieb, die zukünftigen Umsatz vorbereiten. Wertgruppe C (orange) für notwendige, aber nicht wertschöpfende Aktivitäten wie Buchhaltung. Wertgruppe D (rot) für Verschwendung wie technische Störungen oder Wartezeiten.
Diese Wertgruppen sind ein strategisches Steuerungsinstrument: Du kannst Kapazitäten gezielt verschieben, querfinanzieren oder optimieren. Die empfohlenen Strategien sind: A ausbauen, B mit A ausbalancieren, C minimieren und automatisieren, D eliminieren.
Das Video zeigt Schritt für Schritt, wie du ein laufendes internes Projekt anlegst (Projektart: Fortlaufend Intern, Kategorie, Status, Wertgruppe, Beschreibung, Team-Zuordnung) und wie eine sinnvolle Projektstruktur aussehen könnte. Zum Schluss bekommst du die Empfehlung, mit deinem Team ein Brainstorming zu machen, alle internen Themen zu sammeln, den Wertgruppen zuzuordnen und in Leadtime zu übertragen.
In den letzten Videos haben wir einiges geschafft. Du hast dein eigenes Team angelegt, deine Mitarbeiter mit allen wichtigen Daten. Du hast Organisationen erstellt, also alle Unternehmen, mit denen du zusammenarbeitest. Und du hast die Kontaktpersonen dieser Organisationen angelegt.
Jetzt geht es um den nächsten Schritt: Die Aktivitäten deines Unternehmens abbilden. Und in Leadtime geschieht das mit Hilfe von Projekten.
Mit Aktivitäten meine ich einfach alle Themen, für die in deinem Unternehmen Arbeitszeit aufgewendet wird. In diesem Video konzentrieren wir uns auf die laufenden internen Projekte. Also alles, womit sich dein Unternehmen selbst organisiert.
Ich blende jetzt eine Visualisierung ein.
Du siehst zwei Bereiche: Links die internen Aktivitäten, rechts die externen Aktivitäten für Kunden.
Auf der linken Seite siehst du typische interne Themen: Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Personalwesen, IT-Administration, Produktentwicklung, Büro-Organisation.
Auf der rechten Seite stehen die Kundenaufträge. Das sind die Projekte, die direkten Umsatz bringen.
Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Die Kundenaufträge finanzieren alles andere. Alles was links steht, muss von dem bezahlt werden, was rechts reinkommt.
Das klingt offensichtlich. Aber hier liegt oft das Problem: In vielen Unternehmen werden interne Aktivitäten nicht systematisch erfasst. Alle sind beschäftigt, keine Frage. Aber wie viel Zeit fließt wirklich in wertschöpfende Arbeit? Und wie viel in interne Themen?
Solange du das nicht erfasst, bleibt es reine Vermutung. Und wenn du als Geschäftsführer Entscheidungen über Investitionen, Personal oder Prozesse treffen willst, ist das einfach zu wenig.
Deshalb bringen wir jetzt Struktur in deine internen Aktivitäten.
In Leadtime kann jede Abteilung als Projekt verstanden werden. Das macht absolut Sinn.
Für die Arbeit der Marketingabteilung legst du ein eigenes Leadtime-Projekt an. Genauso für Buchhaltung, Vertrieb, HR, IT-Administration.
Diese Projekte sind laufend. Sie haben kein festes Ende. Hier geht es um das Managen von Themen, die im Arbeitsalltag immer wieder anfallen.
Der Vorteil: Deine Mitarbeiter können ihre Zeit nicht nur bei Kundenprojekten erfassen, sondern bei allem was sie tun. Nahtlos und ohne Umwege.
Ich blende jetzt eine zweite Visualisierung ein.
Du siehst vier Kategorien: A, B, C und D. Das sind die Wertgruppen. Sie helfen dir, die im Unternehmen vorhandene Kapazität jederzeit strategisch optimal zuzuteilen.
Wertgruppe A ist grün. Das sind wertschöpfende Aktivitäten. Sie bringen Umsatz und entstehen im Auftrag eines Kunden. Das sind deine externen Projekte. Hier verdienst du Geld.
Wertgruppe B ist gelb. Das sind indirekt wertschöpfende Aktivitäten. Sie zielen darauf ab, den Umsatz in der Zukunft zu verbessern. Zum Beispiel Vertrieb, Marketing oder Produktentwicklung. Sie bringen keinen direkten Umsatz, aber sie schaffen die Basis für zukünftiges Geschäft.
Wertgruppe C ist orange. Das sind nicht wertschöpfende Aktivitäten. Sie haben keinen Einfluss auf den Umsatz, müssen aber trotzdem gemacht werden. Typische Beispiele: Buchhaltung, administrative Tätigkeiten, HR.
Wertgruppe D ist rot. Das ist Verschwendung. Aktivitäten, die weder Umsatz bringen noch sonst einen Vorteil haben. Technische Störungen, Wartezeiten, gescheiterte Projekte. Das passiert aus verschiedenen Gründen, sollte aber erfasst werden.
Warum ist das so wichtig? Weil du damit deine Kapazität strategisch steuern kannst.
Ein paar Beispiele:
Du brauchst mehr Umsatz? Dann verschiebe Kapazitäten nach A. Weniger Leute in internen Projekten, mehr Leute in Kundenprojekten.
Du fragst dich, ob ihr euch eine Produktentwicklung leisten könnt? Schau auf A. Macht A genug Umsatz? Dann kannst du einen Mitarbeiter auf B setzen und das querfinanzieren.
Du merkst, dass zu viel Zeit in C verschwindet? Dann optimiere, automatisiere oder lagere aus.
Du siehst regelmäßig hohe Zeiten in D? Dann identifiziere die Ursachen und eliminiere sie.
Merke dir: Projekte der Wertgruppe A bezahlen die ganze Party. Deine Aufgabe als Geschäftsführer ist es, diese Dinge gegeneinander auszubalancieren.
Unter jeder Wertgruppe siehst du auch die empfohlene Strategie:
Bei A: Rationalisieren und ausbauen. Hier willst du mehr.
Bei B: Genau auswerten und mit A ausbalancieren. Brauchen wir das gerade wirklich?
Bei C: Minimieren und optimieren. Automatisierung, Standardisierung.
Bei D: Eliminieren und reduzieren. Hier willst du auf Null kommen.
Ich öffne jetzt die Projektliste. Du findest sie im Hauptmenü unter Projects.
Die Tabs oben helfen dir beim Filtern. Für uns interessant ist jetzt der Tab Internal Projects.
Hier siehst du alle internen Projekte deines Unternehmens. Bei einem neuen Workspace ist diese Liste noch leer.
Ich gehe in den Bereich Your Company und dann Internal Projects. Hier werden wir gleich unsere Struktur aufbauen.
Ich klicke auf Create Project.
Der Dialog ist wichtig, deshalb gehe ich ihn Schritt für Schritt durch.
Zuerst Icon und Name. Ich wähle ein Megafon und nenne das Projekt Marketing.
Dann die Projektart. Hier gibt es vier Varianten: Einzeln Intern, Fortlaufend Intern, Einzeln Extern und Fortlaufend Extern.
Wir wollen laufende interne Projekte anlegen. Also stelle ich auf Fortlaufend und Intern. Das Feld für das Abgabedatum verschwindet, denn ein laufendes Projekt hat kein Ende.
Bei der Projektkategorie wähle ich Interne Aktivität.
Beim Projektstatus wähle ich Fortlaufende Umsetzung. Das passt, weil diese Projekte dauerhaft laufen.
Jetzt zur Wertgruppe. Marketing zielt darauf ab, den Umsatz in der Zukunft zu verbessern. Es bringt keinen direkten Umsatz, schafft aber die Basis für neue Kunden. Also Wertgruppe B.
Bei der Projektbeschreibung schreibe ich kurz, worum es geht: Alle regelmäßig anfallenden Aufgaben im Bereich Marketing.
Den Standardverantwortlichen setze ich auf die Person, die das Thema im Blick behält.
Auf der rechten Seite kann ich Aufgabentypen und Aktivitäten auswählen. Für Marketing passt Management. Die anderen kann ich abwählen.
Zum Schluss füge ich die relevanten Mitarbeiter oder Teams hinzu.
Speichern. Das Projekt erscheint in der Liste mit der Kurzbezeichnung INT-1.
Lass mich dir zeigen, wie eine typische Struktur aussehen könnte.
Für den Bereich mit indirekter Wertschöpfung, also Wertgruppe B: Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung, Qualitätsmanagement.
Für den Bereich ohne direkte Wertschöpfung, also Wertgruppe C: Buchhaltung, Personalwesen, IT-Administration, Büro-Organisation, Rechtsangelegenheiten.
Für Verschwendung, also Wertgruppe D: Ein Projekt für Technische Störungen. Hier buchen Mitarbeiter Zeit, wenn Server ausfallen oder Systeme nicht funktionieren.
Ich lege jetzt noch ein paar weitere Projekte an.
Buchhaltung. Fortlaufend, Intern, Wertgruppe C. Denn Buchhaltung muss sein, schafft aber keinen direkten Wert.
IT-Administration. Fortlaufend, Intern, Wertgruppe C.
Technische Störungen. Fortlaufend, Intern, Wertgruppe D. Das ist wichtig: Wenn ein Server abstürzt und drei Leute zwei Stunden warten, buchen sie die Zeit hierher. So siehst du am Jahresende, wie viel Kapazität durch Störungen verloren ging.
Jetzt bist du dran.
Mach mit deinen Kollegen ein Brainstorming. Sammelt alle laufenden internen Themen, die es bei euch gibt. Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, IT, Personalwesen, und so weiter.
Ich würde dafür eine Mindmap verwenden. Miro oder Figjam funktionieren gut. Oder ein Google Sheet, wenn du lieber in Tabellenform arbeitest. Geht auch am Flipchart oder mit Stift und Papier.
Ordne jedes Thema einer Wertgruppe zu. B für indirekt wertschöpfend, C für nicht wertschöpfend, D für Verschwendung.
Und dann übertrage die Struktur in deinen Leadtime Workspace.
Du verstehst jetzt, wie laufende interne Projekte in Leadtime funktionieren.
Jede Abteilung kann ein Projekt sein. Die Wertgruppen helfen dir, deine Kapazität strategisch zu steuern. A bezahlt alles andere, also halte dein System in Balance.
Nimm dir die Zeit, deine Struktur jetzt aufzubauen. Je früher du das machst, desto schneller bekommst du Transparenz über deine internen Aktivitäten.
Im nächsten Video schauen wir uns die externen Projekte an. Also die Kundenaufträge, die den Umsatz bringen.
Bis gleich!
