In diesem Video lernst du, wann du externe laufende Projekte brauchst und wie du sie in Leadtime anlegst. Externe laufende Projekte sind für Kundenbeziehungen gedacht, die durch regelmäßige, kleinere Anfragen geprägt sind – typischerweise Support-Verträge oder Rahmenverträge mit festem Stundensatz.
Diese Projekte unterscheiden sich grundlegend von großen Einzelprojekten mit klarem Anfang, detailliertem Angebot und Deadline. Bei laufenden Projekten geht es vor allem um die Abrechnung nach Arbeitszeit: Arbeiten werden über die Zeiterfassung dokumentiert und nach getrackten Stunden abgerechnet.
Du lernst Schritt für Schritt, wie du ein externes laufendes Projekt anlegst: Organisation öffnen, Projects-Tab, Add Project – dann Icon, Name, Type (Ongoing), External, Category (z.B. Support), Status (Implementation) und ganz wichtig die Wertgruppe A, denn externe Projekte bringen direkte Wertschöpfung. Dazu kommen Beschreibung, Verantwortlicher und Team-Zuordnung.
Am Ende bekommst du die Empfehlung, alle Kunden durchzugehen und für jeden Kunden mit regelmäßigen Anfragen ein externes laufendes Projekt anzulegen. Für Kunden mit festem monatlichem Budget gibt es außerdem ein Retainer-Modell, das in einem späteren Video behandelt wird.
Im letzten Video haben wir die internen Projekte angelegt. Damit hast du die Grundlage für die Erfassung aller internen Aktivitäten geschaffen.
Jetzt geht es um die externe Seite: Die Arbeit, die du für deine Kunden machst. In diesem Video lernst du, wann du externe laufende Projekte brauchst und wie du sie anlegst.
Externe laufende Projekte sind für Kundenbeziehungen gedacht, die durch laufende Anfragen charakterisiert werden.
Ein paar typische Beispiele:
Du hast einen Support-Vertrag mit einem Kunden. Der Kunde schickt regelmäßig kleinere Anfragen, die du dann bearbeitest.
Oder du arbeitest mit einem Rahmenvertrag zu einem festen Stundensatz. Der Kunde reicht unbürokratisch Themen ein, die du auf Zuruf erledigst.
Das sind Arbeiten, die keine großen Meetings, keine ausführlichen Angebote und keine festen Deadlines brauchen. Typischerweise Themen, die in ein bis zwei Stunden oder maximal einem Tag erledigt werden können.
Diese Art von Projekten unterscheidet sich fundamental von großen Einzelprojekten. Die haben einen klaren Anfang, ein detailliertes Angebot, eine Deadline und eine Abschlussrechnung. Solche Projekte sind sehr komplex, deshalb behandeln wir sie in einem späteren Video ausführlich.
Bei laufenden Projekten geht es vor allem um eines: Die Abrechnung nach Arbeitszeit. Die Arbeiten, die hier passieren, werden mit Hilfe der Zeiterfassung dokumentiert und dann nach den getrackten Stunden abgerechnet.
Ein kurzer Hinweis: Für Kunden, die regelmäßig ein festes Budget zahlen, gibt es auch ein leistungsfähiges Retainer-Modell. Das schauen wir uns in einem späteren Video an.
Ich öffne jetzt eine Organisation. Zum Beispiel ACME Inc., einen unserer Kunden.
Ich klicke auf den Tab Projects. Hier sehe ich alle Projekte, die mit dieser Organisation verknüpft sind.
Jetzt klicke ich auf Add Project.
Der Dialog öffnet sich. Ich gehe die Felder durch.
Icon und Name: Ich wähle ein Headset-Symbol und nenne das Projekt ACME Support.
Type: Ongoing. Das ist ein laufendes Projekt ohne festes Ende.
Internal oder External: External. Es ist Arbeit für einen Kunden.
Category: Ich wähle Support. Das beschreibt die Art der Arbeit.
Status: Implementation. Das Projekt ist aktiv und läuft.
Value Group: A. Das ist ganz wichtig. Externe Projekte bringen direkte Wertschöpfung. Hier wird Umsatz gemacht.
Short description: Laufender Support für ACME Inc.
Bei Default responsible setze ich die Person ein, die hauptsächlich für dieses Projekt verantwortlich ist.
Rechts kann ich noch Aufgabentypen und Aktivitäten auswählen. Für Support passen die Standardwerte meist gut.
Bei den Mitgliedern füge ich die relevanten Mitarbeiter oder Teams hinzu.
Ich speichere. Das Projekt erscheint in der Liste mit einer Kurzbezeichnung. In diesem Fall ACME-1.
Jetzt bist du dran.
Geh deine Kunden durch. Für welche Kunden arbeitest du regelmäßig? Bei wem gibt es einen Support-Vertrag? Bei wem kommen immer wieder kleinere Anfragen?
Für jeden dieser Kunden legst du jetzt ein externes laufendes Projekt an.
Das geht schnell: Organisation öffnen, Projects-Tab, Add Project, Felder ausfüllen, speichern.
Wenn du das gemacht hast, hast du die Grundstruktur für die Arbeit mit deinen Kunden geschaffen.
Du hast jetzt externe laufende Projekte für deine Kunden angelegt.
Du weißt, wann du sie brauchst und wie sie sich von Einzelprojekten unterscheiden.
Im nächsten Video schauen wir uns das Ticketsystem an. Du lernst, wie du Aufgaben anlegst, sie verwaltest und deine Arbeit strukturierst.
Bis gleich!
