In diesem Video lernst du, wie du das Ticketsystem in Leadtime vollständig an deine eigenen Workflows anpasst. Anstatt dich einem starren System unterordnen zu müssen, konfigurierst du alles so, wie es zu deinem Team passt. Am Beispiel eines Server-Crash-Aufgabentyps werden alle Bausteine Schritt für Schritt aufgebaut.
Der erste Baustein sind individuelle Status. Leadtime bringt sechs Standard-Status mit (Neu, In Bearbeitung, Feedback, Gelöst, Geschlossen, Backlog), aber du kannst eigene Status anlegen – etwa „Ursachenanalyse" oder „Warte auf Kunde". Wichtig: Jeder neue Status basiert auf einem Standard-Typ, damit das System weiterhin korrekte Auswertungen und Automatisierungen liefern kann. Auch mehrsprachige Namen sind möglich.
Als nächstes kommen benutzerdefinierte Felder. Statt Zusatzinformationen unstrukturiert in die Beschreibung zu schreiben, legst du eigene Felder an – zum Beispiel ein Dropdown für das SLA-Level, ein Textbereich für betroffene Systeme oder ein Datumsfeld für den Ausfallzeitpunkt. So werden Daten filterbar und auswertbar.
Arbeitsaktivitäten sind der dritte Baustein. Bei jeder Zeitbuchung wählt das Teammitglied eine Aktivität aus (z.B. Entwicklung, Ursachenanalyse, Notfall-Patch). Das macht transparent, wohin die Arbeitszeit tatsächlich fließt – nicht nur wie viel, sondern wofür.
Im Aufgabentyp führst du alles zusammen. Du wählst die relevanten Status, Aktivitäten und benutzerdefinierten Felder aus und legst fest, welche Felder Pflichtfelder sind. Leadtime unterscheidet dabei grundsätzlich zwischen den Basis-Typen „Funktion" (abrechenbare, wertschöpfende Arbeit) und „Bug" (nicht abrechenbare Fehlerbehebung) – diese Unterscheidung zieht sich durch das gesamte Abrechnungssystem.
Der letzte Baustein sind Aufgabenvorlagen. Über den Editor kannst du eine Struktur mit Überschriften, Tabellen und Editor-Platzhaltern vordefinieren. Platzhalter geben Hinweise beim Ausfüllen und verschwinden automatisch beim Speichern. So erstellt jeder im Team einheitliche, vollständige Tickets.
Jedes Team arbeitet anders. Bug-Reports brauchen andere Informationen als Feature-Requests. Support-Tickets durchlaufen andere Phasen als interne Aufgaben.
Die gute Nachricht: Du musst dich nicht an ein starres System anpassen. In diesem Video zeige ich dir, wie du das Ticketsystem für deine eigenen Workflows konfigurierst.
Wir bauen gemeinsam einen kompletten Aufgabentyp für Server-Crashs auf. Dabei lernst du alle Bausteine kennen: Individuelle Status, benutzerdefinierte Felder, Arbeitsaktivitäten, und am Ende Aufgabenvorlagen.
Ich öffne Administration, dann Aufgabeneinstellungen, dann Aufgabenstatus.
Hier siehst du die Standard-Status, die Leadtime mitbringt: Neu, In Bearbeitung, Feedback, Gelöst, Geschlossen und Backlog. Diese sechs decken die typischen Phasen eines Tickets ab.
Aber vielleicht passt das nicht zu deinem Workflow. Vielleicht brauchst du einen Status "Warte auf Kunde" oder "In Review". Kein Problem – du kannst eigene Status anlegen.
Wichtig dabei: Jeder neue Status basiert auf einem der Standard-Typen. Das ist keine Einschränkung, sondern hat einen guten Grund. Leadtime nutzt diese Basis-Typen für Auswertungen und Automatisierungen. Wenn du einen Status auf "In Bearbeitung" basierst, weiß das System: Hier wird aktiv gearbeitet. Basiert er auf "Geschlossen", ist das Ticket abgeschlossen.
Ich klicke auf Erstellen. Für unser Server-Crash-Beispiel lege ich einen Status "Ursachenanalyse" an. Als Icon wähle ich die Lupe. Als Basis-Typ wähle ich "In Bearbeitung" – denn während der Analyse wird aktiv am Ticket gearbeitet.
Ich speichere. Der neue Status ist sofort verfügbar.
Noch ein Tipp: Wenn du international arbeitest, kannst du für jeden Status mehrsprachige Namen hinterlegen. Leadtime zeigt dann automatisch die richtige Sprache je nach Benutzereinstellung.
Jetzt zu den Custom Fields. Ich wechsle zu Administration, Aufgabeneinstellungen, Benutzerdefinierte Felder.
Standard-Tickets haben Titel, Beschreibung, Status, Zuständigkeit. Aber manchmal brauchst du mehr. Bei einem Server-Crash willst du vielleicht wissen: Welches SLA-Level hat der Kunde? Welche Systeme sind betroffen? Wann genau ist der Ausfall passiert?
Diese Informationen kannst du natürlich irgendwo in die Beschreibung schreiben. Aber dann sind sie nicht auswertbar. Mit benutzerdefinierten Feldern erfasst du strukturierte Daten, die du später filtern und analysieren kannst.
Ich klicke auf Erstellen. Erstes Feld: SLA-Level. Als Typ wähle ich Auswahl – ein Dropdown. In der Beschreibung schreibe ich "Service Level Agreement des betroffenen Kunden". Dann füge ich die Optionen hinzu: Gold, Silber, Bronze.
Speichern. Das Feld existiert jetzt, ist aber noch keinem Aufgabentyp zugeordnet. Das machen wir gleich.
Zweites Feld: Betroffene Systeme. Als Typ wähle ich Textbereich – hier kann der Bearbeiter mehrere Systeme auflisten. Beschreibung: "Welche Server, Dienste oder Anwendungen sind ausgefallen?"
Drittes Feld: Ausfallzeitpunkt. Typ Datum. Damit dokumentierst du exakt, wann das Problem aufgetreten ist.
Drei Felder, drei verschiedene Typen. Es gibt noch mehr: Einfacher Text, Zahl, Checkbox. Aber das Prinzip ist immer gleich: Strukturierte Daten statt Freitext.
Nächster Baustein: Arbeitsaktivitäten. Ich öffne Administration, Aufgabeneinstellungen, Arbeitsaktivitäten.
Wenn dein Team Zeit auf ein Ticket bucht, reicht es oft nicht zu wissen, dass vier Stunden gearbeitet wurden. Du willst wissen: Womit wurden diese vier Stunden verbracht? Entwicklung? Testing? Koordination?
Genau dafür sind Arbeitsaktivitäten da. Bei jeder Zeitbuchung wählt der Mitarbeiter eine Aktivität aus. Das macht deine Auswertungen viel aussagekräftiger. Du siehst nicht nur, wie viel Zeit in ein Projekt geflossen ist, sondern auch wohin genau.
Leadtime bringt vier Standard-Aktivitäten mit: Entwicklung, Testing, Management und Recherche. Für viele Teams reicht das. Aber du kannst eigene hinzufügen.
Ich klicke auf Erstellen. Für Server-Crashs lege ich "Ursachenanalyse" an. Und eine zweite: "Notfall-Patch". Beide sind jetzt als Aktivitäten verfügbar.
Später, wenn ein Entwickler Zeit auf ein Server-Crash-Ticket bucht, kann er auswählen: War das Ursachenanalyse oder Notfall-Patch? Diese Unterscheidung ist Gold wert, wenn du verstehen willst, wo deine Ressourcen wirklich hingehen.
Jetzt kommt der spannende Teil. Wir bringen alles zusammen. Ich öffne Administration, Aufgabeneinstellungen, Aufgabentypen.
Hier siehst du die vorhandenen Typen. Leadtime unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Basis-Typen: Funktion und Bug.
Das ist wichtig für die Abrechnung. Alles was von "Funktion" abgeleitet ist, gilt als wertschöpfende Arbeit – Feature-Entwicklung, neue Anforderungen, Erweiterungen. Diese Arbeit ist abrechenbar.
Alles was von "Bug" abgeleitet ist, gilt als Fehlerbehebung. Bugs sind in der Regel nicht abrechenbar – der Kunde zahlt nicht dafür, dass du deine eigenen Fehler korrigierst.
Diese Unterscheidung zieht sich durch das ganze System. Wenn du später Projekte abrechnest, filtert Leadtime automatisch nach diesem Kriterium.
Ich klicke auf Erstellen. Unser neuer Aufgabentyp heißt "Server Crash". Als Icon wähle ich den Blitz. Und als Basis-Typ wähle ich Bug – denn ein Server-Crash ist ein Fehler, der behoben werden muss.
Jetzt kommen die Bausteine, die wir vorher angelegt haben.
Bei Status wähle ich aus: Neu, Ursachenanalyse – das ist unser neuer Status – dann In Bearbeitung, Feedback, Gelöst und Geschlossen. Das ist der Workflow, den ein Server-Crash-Ticket durchläuft.
Bei den Arbeitsaktivitäten wähle ich: Entwicklung, Ursachenanalyse und Notfall-Patch. Nur diese drei Aktivitäten können auf Server-Crash-Tickets gebucht werden.
Bei den benutzerdefinierten Feldern füge ich hinzu: SLA-Level, Betroffene Systeme, Ausfallzeitpunkt. Ich kann auch festlegen, welche Felder Pflichtfelder sind. SLA-Level mache ich zum Pflichtfeld – ohne diese Info sollte kein Server-Crash-Ticket erstellt werden.
Speichern. Der Aufgabentyp ist fertig konfiguriert.
Ab jetzt kann jeder im Team ein Server-Crash-Ticket anlegen. Es hat automatisch die richtigen Status, die richtigen Felder, die richtigen Aktivitäten. Alles einheitlich, alles auswertbar.
Letzter Baustein: Die Aufgabenvorlage. Die findest du direkt im Aufgabentyp unter "Vorlage für Aufgabentext".
Eine Vorlage strukturiert das Beschreibungsfeld vor. Wenn jemand ein neues Server-Crash-Ticket anlegt, ist das Textfeld nicht leer, sondern hat bereits eine Struktur.
Ich öffne den Editor. Hier kann ich Überschriften, Tabellen, Checklisten einbauen – alles was der Rich-Text-Editor hergibt.
Für unser Server-Crash-Template baue ich folgende Struktur:
Erste Überschrift: Fehlerbeschreibung. Darunter kommt ein Platzhalter.
Zweite Überschrift: Erste Maßnahmen. Wieder ein Platzhalter.
Dritte Überschrift: Betroffene Kunden. Hier füge ich eine einfache Tabelle ein mit den Spalten Kunde und Auswirkung.
Jetzt das Highlight: Die Editor-Platzhalter. Ich setze den Cursor unter "Fehlerbeschreibung", tippe Slash und wähle "Editor-Platzhalter".
Ich schreibe: "Beschreibe hier, was genau passiert ist. Wann wurde das Problem bemerkt? Gibt es Fehlermeldungen?"
Das Besondere an diesen Platzhaltern: Sie sind nur im Bearbeitungsmodus sichtbar. Sobald das Ticket gespeichert wird, verschwinden sie. Der Bearbeiter sieht die Hilfestellung beim Ausfüllen, aber das fertige Ticket bleibt sauber und übersichtlich.
Ich füge noch einen Platzhalter unter "Erste Maßnahmen" ein: "Welche Sofortmaßnahmen wurden bereits ergriffen? Server-Neustart? Rollback? Kundenkommunikation?"
Ich speichere die Vorlage.
Jetzt teste ich das. Ich lege ein neues Ticket an und wähle als Typ "Server Crash". Und da ist sie: Die komplette Struktur. Die Überschriften, die Tabelle, und die Platzhalter mit den Hinweisen.
Ich fülle das Ticket aus und speichere. Die Platzhalter sind weg – nur mein eigentlicher Text bleibt stehen.
Das ist extrem hilfreich, besonders wenn verschiedene Leute Tickets erstellen. Jeder weiß, welche Informationen gebraucht werden. Und die Tickets sehen alle gleich aus.
Du hast jetzt den kompletten Werkzeugkasten kennengelernt.
Individuelle Status für deinen Workflow. Benutzerdefinierte Felder für strukturierte Daten. Arbeitsaktivitäten für präzise Zeiterfassung. Aufgabentypen, die alles zusammenbringen. Und Vorlagen, die deinem Team das Leben leichter machen.
Das Ticketsystem passt sich deinen Prozessen an – nicht umgekehrt.
Im nächsten Video zeige ich dir, wie du externe Benutzer ins Ticketing einbindest und die Sichtbarkeit von Informationen steuerst.
