Dieses Video zeigt dir, wie du externe Kunden in das Leadtime-Ticketsystem einbindest und damit eine strukturierte, professionelle Kundenkommunikation aufbaust – ganz ohne E-Mail-Chaos.
Der Einstieg ist einfach: Du aktivierst für eine Kontaktperson einer Organisation den Gastzugang. Ein Klick auf „Anmeldung erlauben", Rolle „Gast" auswählen – fertig. Der Kunde erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail mit Magic Link, kein Passwort nötig. Gastzugänge sind komplett kostenlos, unabhängig davon, wie viele Kunden du einlädst.
Als Gastnutzer sieht der Kunde nur Projekte seiner eigenen Organisation. Alles andere – interne Projekte, andere Kunden, Zeitbuchungen, Abrechnungen – bleibt unsichtbar. Der Kunde kann Tickets einsehen, neue erstellen, Kommentare schreiben und den Fortschritt verfolgen. Das schafft maximale Transparenz bei maximaler Datensicherheit.
Im Video wird der komplette Workflow demonstriert: Eine Kundin erstellt ein Server-Crash-Ticket mit allen strukturierten Informationen (SLA-Level, betroffene Systeme). Intern wird das Ticket zugewiesen, mit geschützten internen Kommentaren versehen und bearbeitet. Die interne Kommunikation – technische Details, Vermutungen, Abstimmungen – bleibt für den Kunden unsichtbar. Nach außen wird über öffentliche Kommentare professionell kommuniziert.
Das Kernprinzip: Intern kannst du völlig offen kommunizieren, extern präsentierst du dich professionell. Alles passiert in einem einzigen Ticket, sauber getrennt durch den Public/Internal-Toggle. Keine zwei Kommunikationskanäle, keine Copy-Paste-Fehler zwischen Chat und E-Mail. Dazu kommen klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Historie und automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen.
Tickets sind nicht nur für interne Arbeit. Sie sind auch der perfekte Kanal für strukturierte Kundenkommunikation.
Kein E-Mail-Chaos, keine verlorenen Anfragen, alles nachvollziehbar an einem Ort. In diesem Video zeige ich dir, wie du externe Kunden ins Ticketsystem einbindest – und warum das die Zusammenarbeit mit Kunden auf ein neues Level hebt.
Zuerst braucht dein Kunde Zugang zum System. Das haben wir in einem früheren Video bereits behandelt, deshalb hier nur eine kurze Auffrischung.
Ich öffne Organisationen und wähle unsere Beispiel-Organisation GlobalTech Solutions. Dann wechsle ich zum Tab Mitglieder.
Hier sehe ich die Kontaktpersonen dieser Organisation. Ich klicke auf Sandra Winkler – sie ist Head of Sales bei GlobalTech und soll Zugang bekommen.
In ihren Details scrolle ich zum Bereich "Zugang zu Leadtime". Ich aktiviere "Anmeldung erlauben" und wähle als Rolle "Gast".
Das war's. Sobald ich speichere, bekommt Sandra automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem Magic Link. Kein Passwort nötig – sie klickt den Link und ist drin.
Wichtig: Gastzugänge sind kostenlos. Du zahlst keine zusätzlichen Lizenzgebühren, egal wie viele Kunden du einlädst.
Bevor wir in den Workflow einsteigen, lass uns kurz klären, was Sandra als Gastnutzerin überhaupt sieht.
Sie sieht nur Projekte, die zu ihrer Organisation gehören. Alle internen Projekte, alle anderen Kunden – unsichtbar. Sie sieht keine Zeitbuchungen von deinem Team, keine Abrechnungen, keine internen Notizen.
Was sie kann: Tickets ansehen, neue Tickets erstellen, Kommentare schreiben, den Fortschritt verfolgen.
Das ist die Balance: Maximale Transparenz für den Kunden, maximale Datensicherheit für dich.
Jetzt wird es praktisch. Ich zeige dir den kompletten Ablauf – von der Kundenanfrage bis zur Lösung.
Wechseln wir die Perspektive. Ich bin jetzt Sandra Winkler von GlobalTech. Ich habe mich über den Magic Link eingeloggt und sehe mein Dashboard.
Hier ist das Projekt "GlobalTech Support" – das einzige Projekt, auf das ich Zugriff habe. Ich öffne es und sehe die Tickets.
Jetzt habe ich ein Problem. Unser Server ist abgestürzt und ich brauche Hilfe. Ich klicke auf "Neue Aufgabe" und wähle den Typ "Server Crash" – den wir im letzten Video angelegt haben.
Ich fülle das Ticket aus: Titel "Produktionsserver nicht erreichbar seit 14 Uhr". In der Beschreibung nutze ich die Vorlage, die uns das System gibt. SLA-Level ist Gold, wir haben einen Premium-Vertrag. Betroffene Systeme: Hauptdatenbank und API-Gateway.
Ich speichere. Das Ticket ist erstellt. Aus meiner Sicht als Kundin war das einfach – klare Struktur, ich wusste genau, welche Infos gebraucht werden.
Jetzt wechsle ich zurück in die interne Ansicht.
Ich bin wieder ein interner Mitarbeiter. Das Ticket von Sandra ist sofort in unserem Projekt sichtbar. Ich öffne es.
Hier sehe ich alles: Die Beschreibung, das SLA-Level Gold – das heißt, hier ist Eile geboten. Der Status ist "Neu".
Ich schaue mir das an und merke: Das ist ein Datenbank-Problem. Mein Kollege Max ist der Experte dafür. Ich weise das Ticket an Max zu.
Aber ich will ihm auch Kontext geben. Ich schreibe einen Kommentar: "Hey Max, das sieht nach einem Datenbankproblem aus. Der Kunde hat SLA Gold, also bitte priorisieren. Ich vermute, es hängt mit dem Update von gestern zusammen."
Und jetzt das Wichtige: Ich setze diesen Kommentar auf "Intern". Sandra soll das nicht sehen – das ist unsere interne Abstimmung.
Ich klicke auf "Aktualisieren". Das Ticket ist jetzt bei Max, mit meinem internen Hinweis.
Perspektivwechsel zu Max. Ich bin jetzt Max, der Datenbankexperte. Ich sehe das Ticket in meiner Aufgabenliste. Ich öffne es und lese den internen Kommentar von meinem Kollegen.
Ich ändere den Status auf "Ursachenanalyse" und mache mich an die Arbeit.
Nach einer Stunde habe ich das Problem gefunden und behoben. Es war tatsächlich das Update von gestern – eine fehlerhafte Konfiguration.
Ich schreibe noch einen internen Kommentar: "Problem identifiziert. Rollback der DB-Config von gestern. Läuft wieder. Sollten wir ein Post-Mortem machen?"
Dann ändere ich den Status auf "Gelöst".
Jetzt muss Sandra Bescheid wissen. Ich schreibe einen neuen Kommentar – diesmal "Öffentlich": "Das Problem ist behoben. Die Ursache war eine Konfigurationsänderung, die wir zurückgesetzt haben. Alle Systeme laufen wieder normal. Bitte geben Sie uns Bescheid, falls noch etwas nicht funktioniert."
Ich klicke auf "Aktualisieren und schließen".
Jetzt kommt der entscheidende Punkt. Schauen wir uns an, was Sandra sieht.
Ich wechsle wieder zur Kundenansicht. Sandra öffnet das Ticket.
Sie sieht: Ihre ursprüngliche Anfrage. Den Statuswechsel auf "Gelöst". Und den öffentlichen Kommentar mit der Erklärung, dass das Problem behoben ist.
Was sie nicht sieht: Den internen Kommentar über das Datenbank-Problem. Die Zuweisung an Max mit dem Hinweis auf SLA Gold. Die interne Diskussion über ein Post-Mortem.
Das ist der Kern des Systems. Du kannst intern völlig offen kommunizieren – technische Details, Vermutungen, Rückfragen an Kollegen. Und nach außen präsentierst du dich professionell und auf den Punkt.
Keine zwei Kommunikationskanäle. Keine Copy-Paste-Fehler zwischen internem Chat und Kunden-E-Mail. Alles in einem Ticket, sauber getrennt.
Lass mich kurz zusammenfassen, warum dieser Workflow so wertvoll ist.
Erstens: Alles an einem Ort. Die Kundenanfrage, die interne Bearbeitung, die Lösung – ein Ticket, eine Geschichte. Nichts geht verloren, nichts wird übersehen.
Zweitens: Klare Zuständigkeiten. Das Ticket ist einer Person zugewiesen. Es ist immer klar, wer gerade am Ball ist. Kein "Ich dachte, du machst das".
Drittens: Nachvollziehbare Historie. In drei Monaten kannst du nachschauen: Was war das Problem? Wie wurde es gelöst? Wer war beteiligt? Alles dokumentiert.
Viertens: Der Kunde kann selbst nachschauen. Sandra muss nicht anrufen und fragen "Wie ist der Stand?". Sie öffnet das Ticket und sieht es.
Fünftens: Automatische Benachrichtigungen. Wenn sich der Status ändert, wenn ein Kommentar kommt – Sandra bekommt eine Notification. Ohne dass jemand manuell eine E-Mail schreiben muss.
Das ist strukturierte Kundenkollaboration. Professionell, transparent, effizient.
Du hast jetzt den kompletten Workflow gesehen.
Gastzugang einrichten – ein Klick, kostenlos. Der Kunde erstellt ein Ticket. Dein Team bearbeitet intern, mit geschützten Kommentaren für die ehrliche Diskussion. Nach außen kommunizierst du professionell über öffentliche Kommentare.
Das Ergebnis: Zufriedene Kunden, die immer wissen, was los ist. Und ein Team, das effizient arbeiten kann, ohne sich zu verstellen.
Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einen Helpdesk einrichtest – damit Kunden Tickets auch per E-Mail erstellen können.
