In diesem Video lernst du das Grundkonzept der Zeiterfassung in Leadtime kennen – das Herzstück für jeden Dienstleister, der die Produktivität seines Teams verstehen will.
Leadtime unterscheidet drei Ebenen der Zeiterfassung. Die erste ist die Anwesenheit (rosa Ring): Wann ist jemand überhaupt da? Die zweite ist die gebuchte Zeit (gelber Ring): Was hat jemand konkret gemacht? Die dritte ist die abrechenbare Zeit (grüner Ring): Welcher Anteil der Arbeit ist einem Kundenprojekt zugeordnet und damit verrechenbar? Die Differenz zwischen diesen Ebenen zeigt dir, wo Zeit „versickert" und wie viel interne vs. abrechenbare Arbeit anfällt.
Für die Anwesenheitserfassung gibt es zwei Modi. Im Simple-Modus wird die Anwesenheit automatisch aus den Vertragsarbeitszeiten berechnet. Im Enabled-Modus stempeln sich Mitarbeiter aktiv ein und aus – inklusive blinkendem Erinnerungs-Button im Header. Die Tagesstatistik zeigt die drei Ringe und wie viel vom Tagesziel noch offen ist.
Das wichtigste Werkzeug ist der Time Tracker im Header. Er läuft in Echtzeit mit und liefert exakte statt geschätzte Zeiten. Du kannst ihn schnell per Play-Button starten oder detailliert mit Projekt, Aktivität und Kommentar. Besonders praktisch: Mehrere Tracker können parallel laufen – ideal, wenn du zwischen Aufgaben wechselst und keine Zeiten vermischen willst.
Für nachträgliches Buchen gibt es zwei Ebenen: Projekt-Level für allgemeine Tätigkeiten ohne konkretes Ticket, und Ticket-Level für konkrete Aufgaben. Auf Ticket-Level gebuchte Zeit wird automatisch auch dem übergeordneten Projekt zugerechnet. Die Empfehlung: Immer auf dem feinsten verfügbaren Level buchen, und den Time Tracker bevorzugen, weil er die genaueren Daten liefert.
Zeiterfassung ist das Herzstück von Leadtime. Denn als Dienstleister verkaufst du im Grunde die Arbeitszeit deines Teams. Und um zu verstehen, wie produktiv diese Zeit genutzt wird, brauchst du saubere Daten.
In diesem Video zeige ich dir das Grundkonzept der Zeiterfassung in Leadtime: Du lernst die drei Ebenen kennen – Anwesenheit, gebuchte Zeit und abrechenbare Zeit. Und du siehst, wie du Zeit erfasst – in Echtzeit mit dem Time Tracker oder nachträglich auf Projekte und Tickets.
Leadtime unterscheidet drei Arten von Zeit – und diese Unterscheidung ist Gold wert für deine Auswertungen.
Die erste Ebene ist die Anwesenheit. Das ist die gesamte Zeit zwischen Einstempeln und Ausstempeln. Also: Wann ist jemand überhaupt da? In der Tagesstatistik siehst du das als rosa Ring.
Die zweite Ebene ist die gebuchte Zeit. Das ist die Zeit, die aktiv auf Projekte oder Tickets dokumentiert wurde. Also: Was hat jemand konkret gemacht? Das ist der gelbe Ring.
Die dritte Ebene ist die abrechenbare Zeit. Das ist der Teil der gebuchten Zeit, der einem Kundenprojekt zugeordnet ist – und damit verrechenbar. Das ist der grüne Ring.
Warum ist das wichtig? Stell dir vor, jemand ist acht Stunden anwesend, hat aber nur fünf Stunden gebucht. Dann fehlen drei Stunden – irgendwo ist Zeit versickert. Meetings, Kaffeepausen, Ablenkungen. Diese Lücke zu sehen ist der erste Schritt, um sie zu schließen.
Und wenn von den fünf gebuchten Stunden nur zwei abrechenbar sind? Dann weißt du, dass drei Stunden in interne Arbeit geflossen sind. Nicht schlimm – aber du siehst es. Und kannst entscheiden, ob das so sein soll.
Für die Anwesenheitserfassung gibt es in Leadtime zwei Modi. Du findest die Einstellung unter Workspace Settings, dann General Settings.
Der erste Modus heißt Simple. Hier wird die Anwesenheit automatisch aus den Vertragsarbeitszeiten berechnet. Wenn jemand laut Vertrag acht Stunden arbeitet, nimmt Leadtime an, dass diese acht Stunden auch geleistet wurden. Das ist praktisch für den Start, aber natürlich nicht so genau.
Der zweite Modus heißt Enabled. Hier müssen Mitarbeiter sich aktiv ein- und ausstempeln. Das gibt dir die echten Anwesenheitszeiten.
Wenn Enabled aktiv ist, sehen deine Mitarbeiter oben im Header einen blinkenden Clock-In Button. Das erinnert sie daran, sich einzustempeln.
Es gibt zwei Wege zum Einstempeln: Der schnelle Weg geht über das Profilmenü oben rechts. Ein Klick, Startzeit auswählen, fertig. Der ausführliche Weg öffnet einen Dialog, wo man Datum, Start- und Endzeit, optional die Stimmung und einen Kommentar eingeben kann.
Oben im Header gibt es außerdem den Button für die Tagesstatistik. Hier sehen Mitarbeiter ihre drei Ringe – Anwesenheit, gebuchte Zeit, abrechenbare Zeit – und wie viel vom Tagesziel noch offen ist. Man kann auch auswählen, welcher Wert als Fortschrittsbalken ganz oben angezeigt werden soll.
Der Time Tracker ist das wichtigste Werkzeug für präzise Zeiterfassung. Er sitzt oben im Header und läuft mit, während du arbeitest.
Der Vorteil gegenüber nachträglichem Buchen: Du misst die echte Zeit. Keine Schätzungen, keine "das waren bestimmt zwei Stunden". Sondern: Es waren genau eine Stunde und 47 Minuten. Das macht einen riesigen Unterschied für die Qualität deiner Daten.
Es gibt zwei Wege, den Tracker zu starten. Der Quick Start: Einfach auf Play klicken und los. Du kannst Details später nachtragen. Das ist praktisch, wenn du schnell in eine Aufgabe springen willst.
Der detaillierte Start: Klick auf den grauen Bereich neben dem Play-Button. Dann öffnet sich ein Dialog, wo du direkt Projekt oder Ticket auswählen kannst, eine Aktivität wie Entwicklung, Testing oder Management, und optional einen Kommentar.
Während der Tracker läuft, siehst du die Zeit im Header hochzählen. Du kannst den Tracker pausieren, wenn du eine Unterbrechung hast. Und am Ende auf Stopp klicken und speichern.
Ein besonders praktisches Feature: Du kannst mehrere Tracker parallel laufen lassen. Stell dir vor, du arbeitest an einer Systemanalyse, und plötzlich klingelt das Telefon – ein dringender Support-Fall. Mit "Start another tracker" startest du einen zweiten Tracker für den Anruf. Der erste wird automatisch pausiert. Nach dem Telefonat kannst du den ersten Tracker wieder aufnehmen. So vermischst du keine Zeiten und hast am Ende saubere Einträge.
Manchmal ist Echtzeit-Tracking nicht möglich. Du hast vergessen den Tracker zu starten, oder du trägst Zeiten für gestern nach. Dafür gibt es die nachträgliche Buchung.
Du kannst Zeit auf zwei Ebenen buchen: auf Projekt-Level oder auf Ticket-Level.
Projekt-Level eignet sich für allgemeine Tätigkeiten, die nicht an ein konkretes Ticket gebunden sind. Zum Beispiel: Du machst allgemeine Marketing-Arbeit für das Projekt Marketing. Kein konkretes Ticket, aber die Zeit soll trotzdem dokumentiert sein. Geh ins Projekt, öffne den Tab Spent Time, klick auf Log Time, und trag deine Zeit ein.
Ticket-Level ist für konkrete Aufgaben. Du hast am Newsletter gearbeitet – und es gibt ein Ticket dafür. Dann öffne das Ticket, klick auf das Uhr-Symbol, und buch die Zeit direkt dort. Die Zeit wird automatisch auch dem übergeordneten Projekt zugerechnet.
Wann was? Wenn es ein Ticket gibt, buch auf das Ticket. Dann hast du die feinste Granularität. Wenn es kein Ticket gibt – oder die Arbeit zu kleinteilig für einzelne Tickets ist – buch auf das Projekt.
Aber denk dran: Nachträgliches Buchen ist immer eine Schätzung. Der Time Tracker liefert die genaueren Daten. Je konsequenter dein Team den Tracker nutzt, desto besser werden deine Auswertungen.
Du hast jetzt das Grundkonzept der Zeiterfassung in Leadtime verstanden: Drei Ebenen – Anwesenheit, gebuchte Zeit, abrechenbare Zeit. Zwei Modi für die Anwesenheit. Und zwei Wege, Zeit zu buchen – in Echtzeit mit dem Tracker oder nachträglich auf Projekte und Tickets.
Im nächsten Video zeige ich dir, wie du Abwesenheiten verwaltest – Urlaub beantragen, Krankmeldungen, und wie du als Admin die Freigaben handhabst.
