In diesem Video lernst du, wie du Abwesenheiten deines Teams in Leadtime verwaltest – Urlaubsanträge, Krankmeldungen und die Teamverfügbarkeit auf einen Blick.
Urlaubsanträge findest du im Mitarbeiterprofil unter dem Tab „Vacation". Dort siehst du offene Anträge mit Zeitraum und – besonders hilfreich – der aktuellen Teamabdeckung in Prozent. So erkennst du sofort, ob ein Urlaub kritisch wird. Mit einem Klick genehmigst oder lehnst du ab. Über ein Kalender-Icon kannst du vor der Entscheidung direkt die Wochenansicht des Teamkalenders öffnen.
Die Urlaubsstatistik zeigt dir Vertrags-Urlaubstage, bereits genommene und noch verfügbare Tage. Über Urlaubskompensationen kannst du Resturlaub übertragen, zusätzliche Tage gewähren oder Tage bei Auszahlung abziehen – alles sauber dokumentiert mit Datum, Typ und Tagesanzahl. Darunter findest du die komplette Urlaubshistorie.
Krankmeldungen erscheinen im Tab „Sickness" des Mitarbeiterprofils – mit Start-/Enddatum, optionalem Kommentar und hochgeladenem Attest. Das Krankmelden selbst erledigt der Mitarbeiter über sein Profil oder beim Einstempeln.
Der Teamkalender ist deine zentrale Übersicht. In der Wochenansicht siehst du pro Zeile einen Mitarbeiter, pro Spalte einen Tag. Abwesenheiten sind mit Icons markiert. Rechts kannst du zwischen verschiedenen Ansichten wechseln: Anwesenheit, gebuchte Zeit, abrechenbare Zeit und Stimmung. Farbcodes (grün/gelb/rot) zeigen den Zeiterfassungs-Status. Per Klick auf einen Mitarbeiter öffnest du sein Profil als Dialog, ohne die Kalenderansicht zu verlassen.
Urlaub, Krankheit, freie Tage – Abwesenheiten gehören zum Arbeitsalltag. Und als Führungskraft willst du jederzeit wissen, wer wann verfügbar ist.
In diesem Video zeige ich dir, wie du Abwesenheiten in Leadtime verwaltest. Du lernst, wie du Urlaubsanträge genehmigst, Krankmeldungen im Blick behältst und mit dem Teamkalender die Verfügbarkeit deines Teams auf einen Blick siehst.
Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, landet der Antrag in seinem Mitarbeiterprofil. Du findest ihn unter Dein Unternehmen, dann Mitarbeiter, dann den entsprechenden Mitarbeiter auswählen und auf den Tab Vacation gehen.
Ganz oben siehst du die offenen Urlaubsanträge. Für jeden Antrag wird dir der Zeitraum angezeigt und – das ist besonders praktisch – die aktuelle Abdeckung im Unternehmen. Also: Wie viel Prozent des Teams ist in diesem Zeitraum noch da? So kannst du sofort einschätzen, ob der Urlaub kritisch wird oder problemlos möglich ist.
Mit dem Häkchen-Symbol genehmigst du den Antrag. Mit dem X lehnst du ihn ab. Wenn du vor der Entscheidung nochmal den Teamkalender checken willst, klickst du auf das kleine Kalender-Icon – das öffnet direkt die Wochenansicht für diesen Zeitraum.
Genehmigte Urlaube erscheinen dann in der Liste darunter. Falls sich Pläne ändern, kannst du einen genehmigten Urlaub auch wieder stornieren.
Unter den Anträgen findest du die Urlaubsstatistik des Mitarbeiters. Hier siehst du auf einen Blick: Wie viele Urlaubstage hat die Person laut Vertrag? Wie viele wurden schon genommen? Und wie viele sind noch verfügbar?
Das ist wichtig für die Planung. Wenn jemand Ende November noch 15 Tage übrig hat, weißt du, dass entweder viel Urlaub am Jahresende kommt – oder ihr über einen Übertrag sprechen müsst.
Dafür gibt es die Urlaubskompensationen. Mit dem Hinzufügen-Button kannst du Anpassungen vornehmen: Resturlaub ins nächste Jahr übertragen, zusätzliche Urlaubstage gewähren – zum Beispiel als Ausgleich für ein besonderes Projekt – oder Urlaubstage abziehen, falls sie ausgezahlt werden.
Jede Kompensation wird mit Datum, Typ und betroffener Tagesanzahl dokumentiert. So hast du eine saubere Historie, warum das Urlaubskonto von den Vertragstagen abweicht.
Ganz unten findest du die Urlaubshistorie – eine Liste aller vergangenen Anträge. Genehmigt, abgelehnt oder storniert. Praktisch, wenn du nachvollziehen willst, wann jemand im letzten Jahr Urlaub hatte.
Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, erscheint das ebenfalls im Mitarbeiterprofil – diesmal im Tab Sickness.
Hier siehst du eine Liste aller Krankmeldungen mit Start- und Enddatum. Falls der Mitarbeiter beim Krankmelden einen Kommentar hinterlassen hat – zum Beispiel "Grippe" – wird der auch angezeigt. Und wenn ein Attest hochgeladen wurde, kannst du es direkt einsehen.
Das Krankmelden selbst macht der Mitarbeiter entweder über sein Profil oder beim täglichen Einstempeln. Das zeige ich im Video für Mitarbeiter im Detail. Für dich als Admin ist wichtig: Du hast hier den Überblick über alle Krankheitsphasen.
Der Teamkalender ist deine zentrale Anlaufstelle für die Teamverfügbarkeit. Du findest ihn im Hauptmenü unter Team Calendar.
Die Ansicht ist nach Wochen strukturiert. Jede Zeile ist ein Mitarbeiter, jede Spalte ein Wochentag. Mit der Navigation oben wechselst du zwischen den Wochen.
Du siehst sofort, wer arbeitet und wer fehlt. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden mit Icons markiert. So erkennst du auf einen Blick: Montag sind drei Leute im Urlaub, Mittwoch ist jemand krank.
Rechts kannst du die Ansicht umschalten. Attendance zeigt dir, wann Mitarbeiter ein- und ausgestempelt haben. Time Tracking zeigt die gebuchten Stunden. Billable Time zeigt die abrechenbaren Stunden. Und Mood zeigt die Stimmung, falls deine Mitarbeiter diese beim Einstempeln erfassen.
Die Farbcodes helfen dir, den Zeiterfassungs-Status einzuschätzen. Grün bedeutet: Ziel erreicht oder übertroffen. Gelb bedeutet: Kleine Abweichung. Rot bedeutet: Deutlich unter dem Soll oder gar keine Einträge.
Mit dem Dropdown oben kannst du nach Teams filtern. Praktisch, wenn du nur dein eigenes Team sehen willst.
Wenn du auf einen Mitarbeiter klickst, öffnet sich direkt sein Profil als Dialog. Von dort kannst du Urlaubsanträge bearbeiten, Zeiteinträge prüfen oder andere Details einsehen – ohne die Kalenderansicht zu verlassen.
Du weißt jetzt, wie du Abwesenheiten in Leadtime verwaltest. Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen, Urlaubskonten mit Kompensationen anpassen, Krankmeldungen einsehen – und mit dem Teamkalender immer den Überblick behalten, wer wann verfügbar ist.
Im nächsten Video schauen wir uns das Thema Überstunden an – wie Leadtime Mehrarbeit erfasst und wie du Überstundenkonten verwaltest.
