Dieses Video eröffnet den zweiten Block der Leadtime Onboarding-Serie und richtet sich an Teams, die die Grundlagen bereits im Alltag nutzen. Der Fokus liegt auf einem entscheidenden Thema: Wie sorgst du dafür, dass Zeiterfassung nicht nur eingeführt, sondern auch konsequent gelebt wird?
Leadtime bietet dafür mehrere Werkzeuge, die ineinandergreifen. Zunächst lassen sich individuelle Billable-Hours-Ziele pro Mitarbeiter setzen – abgestimmt auf die jeweilige Rolle. Diese Ziele werden über die Zeitringe im Alltag sichtbar: Der grüne Ring füllt sich mit jeder abrechenbaren Stunde und gibt dem Mitarbeiter direktes Feedback, ohne dass jemand nachfragen muss.
Der Teamkalender dient als zentrales Steuerungsinstrument. Über drei Ansichten – Attendance, Time Tracking und Billable – lässt sich auf einen Blick erkennen, wie vollständig das Team seine Zeiten dokumentiert. Farbcodes (grün, orange, rot) zeigen sofort, wo es Lücken gibt. Dabei setzt Leadtime bewusst auf soziale Dynamik statt auf Kontrolle: Transparenz schafft einen gemeinsamen Standard.
Für Mitarbeiter, die regelmäßig vergessen einzustempeln, gibt es automatische Erinnerungen und den sogenannten Annoying Mode – ein regelmäßiges Popup, solange kein Tracker läuft. Ergänzend können Beobachter (z. B. Teamleads) zugewiesen werden, die automatisch über Auffälligkeiten bei ihren Teammitgliedern informiert werden.
Das Mitarbeiter-Journal rundet das Bild ab: Hier lassen sich Gespräche über Zeiterfassung dokumentieren, Zielvereinbarungen festhalten und Erinnerungen setzen, um den Fortschritt zu prüfen. Sichtbare und interne Einträge sorgen dafür, dass sensible Themen geschützt bleiben, während gemeinsame Vereinbarungen transparent sind.
Willkommen zum zweiten Block der Leadtime Onboarding-Serie.
Wenn du dieses Video schaust, sollte dein Team bereits eine Weile mit Leadtime arbeiten. Das Ticketsystem wird genutzt, Urlaub und Krankheit laufen über das System, die Zeiterfassung funktioniert grundsätzlich, und eure Projektstruktur steht.
Jetzt geht's um Optimierung. In diesem Block zeige ich dir, wie du mehr aus Leadtime rausholst – bessere Daten, bessere Auswertungen, bessere Entscheidungen.
Und wir starten mit einem entscheidenden Thema: Zeiterfassung konsequent durchsetzen.
Zeiterfassung bringt nur dann Wert, wenn sie vollständig ist.
Stell dir vor, dein Team bucht nur 70% der Arbeitszeit. Die restlichen 30% verschwinden einfach. Wenn du dann Auswertungen machst – Projektrentabilität, Teamauslastung, Kapazitätsplanung – basieren die auf lückenhaften Daten. Und lückenhafte Daten führen zu falschen Entscheidungen.
Deshalb ist es so wichtig, Zeiterfassung nicht nur einzuführen, sondern auch durchzusetzen.
Aber Achtung: Es geht nicht um Kontrolle. Es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der vollständige Zeiterfassung selbstverständlich ist. Nicht weil jemand kontrolliert, sondern weil alle verstehen, warum es wichtig ist – für das Unternehmen und für sie selbst.
Leadtime gibt dir dafür die richtigen Werkzeuge an die Hand.
Der erste Hebel sind klare Ziele. Und das wichtigste Ziel ist: Wie viele Stunden pro Tag sollten abrechenbar sein?
Du findest diese Einstellung unter Dein Unternehmen, dann Mitarbeiter, dann den entsprechenden Mitarbeiter auswählen, und im Tab Basics unter Arbeitszeit und Gehalt.
Hier kannst du die täglichen Billable Hours festlegen. Das ist der Zielwert für produktive, wertschöpfende Arbeit.
Wichtig: Dieser Wert ist nicht für alle gleich. Ein Entwickler, der den ganzen Tag an Kundenprojekten arbeitet, hat vielleicht sechs Stunden als Ziel. Ein Projektmanager, der viele interne Meetings hat, vielleicht vier. Support-Mitarbeiter je nach Aufgabenbereich drei bis fünf.
Wenn das Ziel gesetzt ist, sieht der Mitarbeiter es jeden Tag in seinen Zeitringen. Der grüne Ring füllt sich mit jeder abrechenbaren Stunde. Wenn er sich schließt, ist das Tagesziel erreicht.
Das ist simples, aber wirkungsvolles Feedback. Der Mitarbeiter sieht selbst, wo er steht – ohne dass jemand nachfragen muss.
Der Teamkalender ist dein wichtigstes Werkzeug, um den Überblick zu behalten. Du findest ihn im Hauptmenü unter Team Calendar.
Hier siehst du auf einen Blick, wie gut dein Team die Zeiterfassung nutzt. Es gibt drei Ansichten, die du rechts umschalten kannst.
Die Attendance-Ansicht zeigt, wann Mitarbeiter ein- und ausgestempelt haben. Du siehst sofort, wer regelmäßig seine Anwesenheit dokumentiert – und wer nicht.
Die Time Tracking-Ansicht zeigt die gebuchten Stunden auf Projekte und Tickets. Hier erkennst du, ob die Anwesenheitszeit auch tatsächlich dokumentiert wurde. Große Lücken zwischen Anwesenheit und gebuchter Zeit sind ein Warnsignal.
Die Billable-Ansicht zeigt nur die abrechenbaren Stunden. Das ist der härteste Produktivitätsindikator.
In allen Ansichten helfen dir Farbcodes. Grün bedeutet: Ziel erreicht oder übertroffen. Orange bedeutet: Es gibt Abweichungen, aber noch im Rahmen. Rot bedeutet: Deutlich unter dem Soll oder keine Einträge.
Der Teamkalender nutzt bewusst soziale Dynamik. Wenn jeder sieht, wie das Team performt, entsteht ein positiver Druck. Nicht als Überwachung, sondern als gemeinsamer Standard. Wer hinten liegt, merkt es selbst. Wer vorne liegt, wird sichtbar gewürdigt.
Das funktioniert – wenn du es richtig kommunizierst. Mach klar, dass es nicht um Kontrolle geht, sondern um Transparenz und gegenseitige Unterstützung.
Manchmal brauchen Menschen einen kleinen Stupser. Leadtime bietet dafür automatische Erinnerungen.
Du kannst einstellen, dass Mitarbeiter eine Benachrichtigung bekommen, wenn sie sich am Vortag nicht eingestempelt haben. Oder wenn sie morgens vergessen haben, einzustempeln.
Diese Einstellungen findest du entweder workspace-weit unter General Settings, oder individuell pro Mitarbeiter im Tab Basics.
Und dann gibt es den Annoying Mode. Der Name ist Programm. Wenn aktiviert, poppt regelmäßig eine Erinnerung auf, solange kein Time Tracker läuft. Alle fünf Minuten, alle zehn Minuten – je nach Einstellung.
Das klingt nervig, und das ist auch der Punkt. Es macht das Nicht-Tracken unbequemer als das Tracken. Nach einer Weile wird es zur Gewohnheit, den Tracker zu starten – einfach um das Popup loszuwerden.
Aber Vorsicht: Der Annoying Mode ist ein starkes Mittel. Nutz ihn gezielt. Für manche Mitarbeiter ist er genau das Richtige. Für andere kann er demotivierend wirken. Sprich mit deinem Team, bevor du ihn flächendeckend aktivierst.
In größeren Teams kannst du nicht jeden Mitarbeiter selbst im Blick behalten. Dafür gibt es die Beobachter-Funktion.
Du findest sie ebenfalls im Mitarbeiterprofil unter Basics. Dort kannst du einen Observer zuweisen – typischerweise den direkten Teamlead.
Der Beobachter bekommt automatisch Benachrichtigungen, wenn bei seinem Teammitglied etwas auffällt. Fehlende Check-ins, unvollständige Zeitbuchungen, Abweichungen vom Soll.
So kannst du die Verantwortung für konsequente Zeiterfassung auf mehrere Schultern verteilen. Der Teamlead kümmert sich um sein Team, du behältst den Gesamtüberblick.
Der letzte Baustein ist das Mitarbeiter-Journal. Du findest es im Mitarbeiterprofil unter dem Tab Journal.
Hier kannst du Gespräche dokumentieren, die du über Zeiterfassung führst. Wenn dir auffällt, dass jemand regelmäßig Lücken hat, sprich es an – und halte das Gespräch fest.
Du kannst Zielvereinbarungen notieren: "Wir haben vereinbart, dass du ab nächster Woche den Time Tracker konsequent nutzt."
Und du kannst Reminder setzen. In zwei Wochen bekommst du eine Erinnerung, um zu prüfen, ob sich etwas verbessert hat.
Jeder Eintrag kann sichtbar oder intern sein. Sichtbare Einträge kann der Mitarbeiter selbst lesen – gut für gemeinsame Vereinbarungen. Interne Einträge bleiben nur für dich und andere Admins – gut für sensible Beobachtungen.
Das Journal schafft Verbindlichkeit. Mündliche Absprachen werden vergessen. Dokumentierte Absprachen haben Gewicht.
Du hast jetzt die Werkzeuge, um Zeiterfassung in deinem Team konsequent durchzusetzen: Klare Ziele mit Billable Hours, den Teamkalender als Übersicht, automatische Erinnerungen und den Annoying Mode, Beobachter für verteilte Verantwortung, und das Journal für dokumentierte Gespräche.
Denk dran: Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Es geht um bessere Daten für bessere Entscheidungen. Je vollständiger eure Zeiterfassung, desto klarer wird das Bild eurer Produktivität.
Im nächsten Video zeige ich dir, wie du das Ticketsystem professionell nutzt – mit gespeicherten Ansichten, Filtern und Dashboard-Integration.
