Dieses Video zeigt, wie du Kunden als kostenlose Guest User in Leadtime einlädst und ihnen damit einen professionellen, transparenten Zugang zu ihrem Projekt gibst – ohne dass du dafür zusätzlichen Aufwand hast.
Der Einladungsprozess ist denkbar einfach: In der Organisation den Kontakt auswählen, Login erlauben, Gastrolle zuweisen – fertig. Der Kunde erhält einen Magic Link per E-Mail und ist mit einem Klick eingeloggt, ohne Passwort und ohne Benutzername. Und das Wichtigste: Guest User sind bei Leadtime kostenlos, unabhängig von der Anzahl.
Was der Kunde sieht, ist klar abgegrenzt: nur Projekte und Tickets seiner eigenen Organisation, nur öffentliche Kommentare und Statuswechsel. Zeitbuchungen, Abrechnungen, Gehälter, interne Projekte und andere Kunden bleiben komplett unsichtbar. So entsteht maximale Transparenz nach außen bei maximaler Datensicherheit nach innen.
Besonders wertvoll ist die Projektdokumentation als Knowledge Base: Hier kannst du Artikel wie "Wie melde ich ein Problem richtig" oder FAQs hinterlegen, die der Kunde selbständig lesen kann. Das eliminiert wiederkehrende Rückfragen. Ergänzend gibt der Big Picture-Tab dem Kunden einen visuellen Überblick über alle Tasks im Projekt – mit Status, Priorität und Fortschritt auf einen Blick.
Für Kunden mit besonderen Anforderungen lassen sich eigene Gastrollen erstellen. So kannst du beispielsweise einzelnen Kunden Einblick in Zeitbuchungen geben, ohne ihnen vollen Zugriff zu gewähren – jede Berechtigung lässt sich individuell setzen.
Deine Kunden fragen ständig nach dem Stand? Per E-Mail, per Telefon, im Meeting? Das muss nicht sein.
In diesem Video zeige ich dir, wie du Kunden als Guest User in Leadtime einlädst – und was sie dann alles sehen können. Tickets, Dokumentation, den visuellen Überblick über ihr Projekt. Transparent, professionell, ohne dass du dafür einen Finger rühren musst.
Den Einladungsprozess kennst du bereits aus Video 10 – hier nochmal kurz als Auffrischung.
Ich öffne Organisationen und wähle unsere Beispiel-Organisation. Dann wechsle ich zum Tab Mitglieder.
Hier kann ich entweder einen neuen Kontakt anlegen oder einen bestehenden bearbeiten. Ich klicke auf die Kontaktperson, die Zugang bekommen soll.
In den Details scrolle ich zum Bereich "Zugang zu Leadtime". Ich aktiviere "Anmeldung erlauben" und wähle als Rolle "Gast".
Speichern – fertig. Die Person bekommt automatisch eine E-Mail mit einem Magic Link. Kein Passwort nötig, kein Benutzername. Ein Klick und sie ist drin.
Und das Beste: Guest User sind kostenlos. Keine zusätzlichen Lizenzgebühren, egal wie viele Kunden du einlädst. Das ist kein Premium-Feature – das ist Standard.
Jetzt wird es spannend. Dein Kunde ist eingeloggt – was bekommt er zu sehen?
Die kurze Antwort: Genau das, was mit seiner Organisation verknüpft ist. Nicht mehr, nicht weniger.
Fangen wir mit den Projekten an. Der Kunde sieht nur Projekte, die zu seiner Organisation gehören. Alle internen Projekte, alle anderen Kunden – komplett unsichtbar. Das System ist so gebaut, dass ein Gastnutzer niemals versehentlich Daten sieht, die nicht für ihn bestimmt sind.
Innerhalb dieser Projekte sieht der Kunde die Tickets. Er kann neue Tickets erstellen, bestehende kommentieren und den Status verfolgen. Aber er sieht nur öffentliche Kommentare und Statuswechsel. Alles, was du oder dein Team als "Intern" markiert, bleibt verborgen. Die ehrliche Diskussion im Team, technische Details, interne Abstimmung – das bleibt bei euch.
Dann die Dokumentation. Im Documentation-Tab des Projekts kann der Kunde Artikel lesen, die du dort hinterlegt hast. Dazu gleich mehr.
Und schließlich Big Picture. Der visuelle Überblick über alle Tasks im Projekt – gruppiert, mit Status und Fortschritt. Auch dazu gleich mehr.
Was der Kunde definitiv nicht sieht: Zeitbuchungen deines Teams, Abrechnungen, Gehälter, interne Projekte, andere Kunden, Team-Strukturen. Nichts davon.
Das ist die Balance: Maximale Transparenz nach außen, maximale Datensicherheit nach innen.
Jetzt zeige ich dir einen Bereich, den viele unterschätzen – die Projektdokumentation als Wissensdatenbank für deinen Kunden.
Ich öffne ein Projekt und wechsle zum Tab Dokumentation.
Hier kannst du Artikel anlegen, die dein Kunde lesen kann. Und das ist Gold wert, weil du damit Rückfragen eliminierst.
Ich klicke auf "Artikel schreiben" und lege zum Beispiel einen Artikel an: "Wie melde ich ein Problem richtig". Hier beschreibe ich für den Kunden, welche Infos wir brauchen, wenn ein Ticket erstellt wird. Welches System betroffen ist, seit wann das Problem besteht, welche Fehlermeldung angezeigt wird.
Oder ein anderer Artikel: "FAQ – Häufige Fragen". Hier sammelst du die Fragen, die immer wieder kommen. Wie läuft die Abnahme? Wann ist der nächste Release? Wie erreiche ich den Notfall-Support?
Der Texteditor unterstützt Formatierung, Bilder, Tabellen, Code-Blöcke – du kannst wirklich professionelle Artikel bauen. Und du kannst sogar direkt auf Tickets verlinken, aus denen ein Thema entstanden ist.
Der Benefit liegt auf der Hand: Dein Kunde findet selbst Antworten, bevor er anruft oder eine E-Mail schreibt. Und du sparst dir die immer gleichen Erklärungen.
Nimm dir die Zeit, zwei oder drei gute Artikel pro Projekt anzulegen. Es zahlt sich aus – bei jeder einzelnen Kundenanfrage, die nicht kommt.
Der Big Picture-Tab ist ein weiteres Feature, das deinen Kunden einen echten Mehrwert bietet.
Ich öffne den Tab Big Picture im Projekt.
Was der Kunde hier sieht: Alle Tasks im Projekt, visuell gruppiert nach Aufgabentyp. Features, Bugs, sonstige Aufgaben – jede Kategorie in einer eigenen Reihe. Jede Aufgabe als kompakte Karte mit Status, Priorität und Fortschritt.
Der Kunde kann auf einen Blick sehen: Wie viele Aufgaben sind offen? Wie viele sind in Arbeit? Wie viele sind erledigt? Gibt es Engpässe?
Das ist enorm wertvoll. Statt "Wie ist der Stand bei meinem Projekt?" bekommt der Kunde die Antwort selbst – jederzeit, ohne auf eine Rückmeldung warten zu müssen.
Und für dich bedeutet das: Weniger Status-Meetings, weniger Update-E-Mails, weniger Unterbrechungen. Der Kunde ist informiert, und du kannst dich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
Zum Schluss noch ein wichtiger Hinweis: Die Standard-Gastrolle reicht für die meisten Fälle. Aber manchmal hast du Kunden mit besonderen Anforderungen.
Ich öffne Administration und gehe zu Rollen. Hier siehst du im unteren Bereich die Gastrollen.
Ein typisches Beispiel: Manche Kunden bestehen darauf, die gebuchten Zeiten an ihren Tickets zu sehen. Mit der Standard-Gastrolle ist das nicht vorgesehen – aber mit einer erweiterten Gastrolle kein Problem.
Ich klicke auf "Gastrolle erstellen" und lege eine neue Rolle an, zum Beispiel "Gast mit Zeitbuchungen". Ich kann hier gezielt einzelne Berechtigungen aktivieren, ohne dem Kunden gleich vollen Zugriff zu geben.
Jede Berechtigung lässt sich einzeln setzen: Erlaubt, nicht erlaubt, oder von einer übergeordneten Rolle geerbt. So kannst du für verschiedene Kundentypen verschiedene Zugangslevel schaffen – präzise und ohne Kompromisse bei der Datensicherheit.
Du hast jetzt gesehen, was Kunden als Guest User in Leadtime alles können.
Einladung in einer Minute, kostenlos. Sichtbarkeit auf Tickets, Dokumentation und Big Picture – aber nur für die eigene Organisation. Und wenn ein Kunde besondere Anforderungen hat, passt du die Gastrolle einfach an.
Das Ergebnis: Ein Kunde, der sich selbst informieren kann. Weniger Rückfragen, mehr Vertrauen, professionellere Zusammenarbeit.
Im nächsten Video schauen wir uns Big Picture im Detail an – wie du es nutzt, um Prioritäten zu setzen und den Überblick über alle Projekte zu behalten.
