Dieses Video zeigt das Abrechnungssystem in Leadtime – den Weg vom abgeschlossenen Ticket bis zur fertigen Rechnung. Die Abrechnung folgt einem klaren Dreischritt: Rechnungsprüfung, Rechnung erstellen und versenden, Forderungsmanagement.
Der häufigste Fall in der IT-Dienstleistung ist die Abrechnung von Arbeitsstunden auf Tickets. Sobald ein Ticket geschlossen wird, wird es abrechnungsrelevant. Leadtime sammelt alle geschlossenen Tickets eines Projekts und erstellt automatisch einen Rechnungsentwurf. In der Rechnungsprüfung siehst du alle enthaltenen Tickets mit Titel, gebuchter Zeit, Korrekturen und Nettobetrag – berechnet aus gebuchten Stunden mal Stundensatz.
Vor der Freigabe lässt sich jeder Posten anpassen: Titel können kundenfreundlich umformuliert werden, Zeiten nach oben oder unten korrigiert, und einzelne Tickets als "Nicht abrechnen" markiert werden. Neben Tickets lassen sich auch Produkte aus dem Produktkatalog und Subscriptions (monatlich, quartalsweise, jährlich) abrechnen – sie tauchen automatisch in der Rechnungsprüfung auf, wenn sie fällig werden. Für alles, was nicht aus Tickets oder Produkten stammt – Reisekosten, Fremdkosten, Sondervereinbarungen – gibt es manuelle Positionen.
Nach der Freigabe erhält die Rechnung eine fortlaufende Nummer und erscheint im Forderungsmanagement, wo offene, bezahlte und überfällige Rechnungen verfolgt werden.
Dein Team hat gearbeitet, Tickets abgeschlossen, Stunden gebucht. Jetzt muss daraus eine Rechnung werden.
In diesem Video zeige ich dir das Abrechnungssystem in Leadtime. Vom abgeschlossenen Ticket bis zur fertigen Rechnung – Schritt für Schritt. Und du wirst sehen: Es ist einfacher, als du denkst.
Die Abrechnung in Leadtime folgt einem klaren Dreischritt.
Erstens: Rechnungsprüfung. Sobald abrechenbare Leistungen vorliegen – abgeschlossene Tickets, fällige Subscriptions, fertige Projekte – erstellt Leadtime automatisch einen Rechnungsentwurf. Hier prüfst du alles: Mengen, Beschreibungen, Beträge. Du kannst anpassen, korrigieren, Positionen hinzufügen oder entfernen.
Zweitens: Rechnung erstellen und versenden. Wenn du den Entwurf freigibst, wird daraus ein offizielles Rechnungsdokument mit fortlaufender Nummer. Du kannst es direkt aus Leadtime verschicken – per E-Mail oder als PDF-Download. Zum Versand kommen wir im nächsten Video.
Drittens: Forderungsmanagement. Leadtime verfolgt offene, bezahlte und überfällige Rechnungen. Wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, taucht die Rechnung automatisch bei den überfälligen Posten auf, und du kannst Zahlungserinnerungen versenden.
Das Grundprinzip: Leadtime verwandelt die tägliche Arbeit in abrechenbare Positionen. Du musst nur noch prüfen und freigeben.
Der häufigste Abrechnungsweg in IT-Dienstleistung: Arbeitsstunden auf Tickets.
So funktioniert es: Dein Team bearbeitet Tickets und bucht Zeiten darauf. Wenn ein Ticket auf den Status "Geschlossen" gesetzt wird, wird es abrechnungsrelevant. Leadtime sammelt alle geschlossenen Tickets eines Projekts und erstellt automatisch einen Rechnungsentwurf.
Ich öffne Abrechnung und dann Rechnungsprüfung.
Hier sehe ich eine Liste aller offenen Rechnungsentwürfe. Jede Zeile zeigt die Organisation, das Projekt, den Rechnungstyp, den Leistungszeitraum und den Nettobetrag.
Ich klicke auf einen Entwurf. Es öffnet sich ein Overlay mit den Details.
Im Bereich "Enthaltene Aufgaben" sehe ich alle Tickets, die in diesen Rechnungsentwurf einfließen. Für jedes Ticket sehe ich den Titel, den Aufgabentyp, die geschätzte Zeit, die gebuchte Zeit, eventuelle Korrekturen und den Nettobetrag.
Die Berechnung ist simpel: Gebuchte Stunden mal Stundensatz. Der Stundensatz ist in den Projekteinstellungen hinterlegt.
Bevor du die Rechnung freigibst, kannst du jeden einzelnen Posten prüfen und anpassen.
Titel anpassen. Manchmal sind Ticket-Titel zu technisch für eine Kundenrechnung. Du klickst auf den Titel und formulierst ihn so um, dass der Kunde sofort versteht, wofür er zahlt. Aus "BIM-Tool-Integration Backend-Refactoring" wird zum Beispiel "Integration der BIM-Werkzeuge in die bestehende Systemlandschaft".
Zeiten korrigieren. Du kannst die abgerechnete Zeit nach oben oder unten anpassen. Mit den Plus- und Minus-Buttons oder im Detail-Dialog. Ein Beispiel: Ein Ticket hat 10 Stunden und 45 Minuten gebuchte Zeit, aber mit dem Kunden waren 12 Stunden vereinbart. Dann setzt du die abgerechnete Zeit auf 12 Stunden. Die Differenz wird in der Spalte "Zusätzlich" angezeigt.
Oder umgekehrt: Wenn du aus Kulanz weniger berechnen willst, reduzierst du die Stunden.
Nicht abrechnen. Wenn ein Ticket gar nicht berechnet werden soll – zum Beispiel interner Aufwand oder ein Goodwill-Fix – markierst du es als "Nicht abrechnen". Es verschwindet aus dem Rechnungsentwurf.
Unten im Dialog siehst du die Summe: Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag. Wenn alles passt, klickst du auf "Abrechnen". Damit wird der Entwurf zur Rechnung – sie erscheint im Bereich Forderungen und hat eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Neben Arbeitsstunden kannst du auch Produkte und wiederkehrende Leistungen abrechnen.
Produkte sind standardisierte Leistungen aus deinem Produktkatalog. Das können Einmalpreise sein – zum Beispiel ein Workshop oder eine Einrichtungspauschale. Oder es sind Subscriptions – monatliche, quartalsweise oder jährliche Zahlungen. Hosting-Pakete, Lizenzmodelle, Support-Verträge.
Wenn ein Produkt fällig wird, taucht es automatisch in der Rechnungsprüfung auf. Bei Einmalpreisen, sobald das Projekt den Abrechnungsstatus erreicht. Bei Subscriptions im eingestellten Intervall.
Bei variablen Subscriptions – zum Beispiel einem Preis pro Nutzer – gibst du die aktuelle Menge manuell ein. Der Betrag wird automatisch berechnet.
All das funktioniert genauso wie bei Tickets: Prüfen, anpassen, freigeben.
Manchmal gibt es Kosten, die nicht aus Tickets oder Produkten kommen. Fremdkosten, Reisekosten, Sondervereinbarungen.
Dafür gibt es manuelle Positionen. Im Rechnungsentwurf klicke ich auf "Manuelle Position hinzufügen". Ich gebe einen Titel ein – zum Beispiel "Reisekosten Kundenmeeting München" – und den Betrag. Die Position erscheint auf der Rechnung wie jede andere.
Das ist praktisch, weil alles auf einer Rechnung landet. Der Kunde bekommt nicht drei separate Dokumente, sondern eine saubere Gesamtrechnung.
Du hast jetzt gesehen, wie die Abrechnung in Leadtime funktioniert.
Tickets abschließen, Rechnungsentwurf prüfen, Zeiten und Titel anpassen, freigeben. Produkte und Subscriptions werden automatisch fällig gestellt. Und für alles, was nicht in die Standardkategorien passt, gibt es manuelle Positionen.
Im nächsten Video zeige ich dir den Rechnungsversand – wie du Rechnungen verschickst, Zahlungen verfolgst und Mahnungen erstellst.
