Dieses Video zeigt den kompletten Weg einer Rechnung nach der Freigabe: Versand, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen und Stornierung.
Unter Abrechnung → Forderungen findest du im Tab "Neu" alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen. Der Versand erfolgt entweder direkt per E-Mail an den hinterlegten Ansprechpartner oder als PDF-Download zum manuellen Versand. In beiden Fällen beginnt das Zahlungsziel sofort zu laufen, und Leadtime protokolliert den Vorgang automatisch.
Jede Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem Deckblatt mit Rechnungsnummer, Positionen und Zahlungsinformationen, und einem detaillierten Leistungsnachweis mit Datum, Ticket-ID, verantwortlicher Person und abgerechneten Stunden. Logo, Texte, Sprache und Mahneinstellungen lassen sich workspace-weit konfigurieren und pro Organisation überschreiben – etwa für individuelle Zahlungsziele.
Sobald die Zahlung eingeht, wird die Rechnung als bezahlt markiert und wandert in den entsprechenden Tab. Bleibt die Zahlung aus, erscheint die Rechnung automatisch bei den überfälligen Posten. Ein zweistufiges Mahnwesen ermöglicht freundliche Zahlungserinnerungen und formellere Mahnungen inklusive automatisch berechneter Verzugszinsen und Mahngebühren.
Für den Fall einer fehlerhaften Rechnung steht die Stornofunktion bereit: Leadtime erstellt automatisch eine Gutschrift, und die ursprünglichen Positionen werden zurück in die Rechnungsprüfung geschoben, sodass eine korrigierte Rechnung erstellt werden kann.
Die Rechnung ist geprüft und freigegeben. Jetzt muss sie zum Kunden – und danach willst du wissen, ob sie bezahlt wurde.
In diesem Video zeige ich dir den kompletten Weg: Rechnung versenden, Zahlung verfolgen, und was passiert, wenn mal nicht gezahlt wird.
Ich öffne Abrechnung und dann Forderungen. Im Tab "Neu" sehe ich alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen.
Ich klicke auf eine Rechnung. Rechts öffnet sich die Detailansicht.
Hier sehe ich die Rechnungsnummer, den Status, das Projekt, den Leistungszeitraum und die Beträge – Netto, Mehrwertsteuer und Brutto.
Zum Versenden habe ich zwei Optionen.
"Senden" – die Rechnung wird direkt per E-Mail an den hinterlegten Ansprechpartner verschickt. Das Zahlungsziel beginnt ab diesem Moment zu laufen.
"Herunterladen und als gesendet markieren" – du lädst die Rechnung als PDF herunter und verschickst sie selbst, zum Beispiel per Post. Auch hier startet das Zahlungsziel sofort.
Sobald die Rechnung versendet ist, wechselt der Status von "Erstellt" auf "Gesendet". Sie bleibt im Tab "Neu", bis sie bezahlt oder überfällig wird.
Leadtime protokolliert automatisch, wann die Rechnung gesendet wurde, von wem und an wen. Und falls du die Rechnung nochmal verschicken musst – die Option "Erneut senden" steht jederzeit zur Verfügung.
Kurz zum Aufbau, damit du weißt, was dein Kunde bekommt.
Jede Rechnung besteht aus zwei Teilen. Das Deckblatt zeigt die Rechnungsnummer, das Datum, den Leistungszeitraum, Kundendaten, die Hauptpositionen mit Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, das Zahlungsziel und deine Bankverbindung.
Und dann der Leistungsnachweis. Hier sieht der Kunde für jede Position das Datum, die verantwortliche Person, die Ticket-ID, den Titel und die abgerechneten Stunden mit Einzelpreisen. Das ist die Transparenz, die professionelle Kunden erwarten.
Logo, Schriftart und Texte kannst du in den Einstellungen anpassen – dazu gleich mehr.
In der Detailansicht einer Rechnung findest du die Option "Rechnungseinstellungen anpassen".
Hier kannst du die Rechnungssprache wählen. Dann die Texte: Begrüßungstext, Fußzeile mit Zahlungsinformationen, Schlussformel. Jeder dieser Texte kann Platzhalter enthalten, die automatisch befüllt werden.
Außerdem die Mahneinstellungen: Ob Verzugszinsen berechnet werden, wie hoch der Basiszinssatz und der Aufschlag sind, ob eine Mahngebühr erhoben wird.
Diese Einstellungen gelten workspace-weit. Aber du kannst sie auch pro Organisation überschreiben. Wenn du einem langjährigen Kunden längere Zahlungsziele einräumen willst oder bei einem schwierigen Kunden kürzere Fristen setzen möchtest – das geht über die Organisationseinstellungen.
Wenn die Zahlung eingeht, öffne ich die Rechnung und klicke auf "Als bezahlt markieren".
Die Rechnung wandert in den Tab "Bezahlt". Dort findest du alle abgeschlossenen Rechnungen mit dem Zahlungsdatum und der Zeitspanne zwischen Erstellung und Zahlung.
Falls du eine Rechnung versehentlich als bezahlt markiert hast, kannst du das rückgängig machen. "Als unbezahlt markieren" verschiebt sie zurück in den vorherigen Status.
Wenn das Zahlungsziel überschritten ist und keine Zahlung eingegangen ist, erscheint die Rechnung automatisch im Tab "Überfällig".
Ich öffne den Tab. Hier sehe ich alle überfälligen Rechnungen mit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum und der Anzahl der überfälligen Tage.
Ich klicke auf eine Rechnung. Rechts sehe ich die Mahnoptionen.
Es gibt zwei Mahnstufen. Für jede Stufe habe ich drei Optionen: Per E-Mail senden, als PDF herunterladen, oder als gesendet markieren.
Die erste Mahnung ist eine freundliche Zahlungserinnerung. Wenn ich sie sende, wird das Sendedatum protokolliert, und die zweite Mahnstufe wird freigeschaltet.
Die zweite Mahnung ist formeller und kann Mahngebühren und Verzugszinsen enthalten. Leadtime berechnet die Verzugszinsen automatisch basierend auf dem Basiszinssatz, dem eingestellten Aufschlag und der Anzahl der überfälligen Tage.
Jeder Schritt wird dokumentiert – revisionssicher und nachvollziehbar.
Zum Schluss noch ein Szenario, das hoffentlich selten vorkommt: Du musst eine Rechnung stornieren. Vielleicht wegen eines Rechenfehlers oder einer falschen Leistung.
In der Detailansicht klicke ich auf "Stornieren". Leadtime erstellt automatisch eine Stornorechnung – eine negative Gutschrift, die die ursprüngliche Rechnung neutralisiert. Die stornierte Rechnung wandert in den Tab "Storniert".
Die ursprünglichen Positionen werden zurück in die Rechnungsprüfung geschoben. Du kannst sie korrigieren und eine neue Rechnung erstellen.
Du hast jetzt den kompletten Rechnungsprozess gesehen.
Rechnung versenden – per E-Mail oder PDF. Zahlung verfolgen und als bezahlt markieren. Überfällige Rechnungen automatisch erkennen und mit zweistufigem Mahnwesen einfordern. Und im Notfall sauber stornieren.
Im nächsten Video schauen wir uns Insights an – wie du aus all diesen Daten Erkenntnisse gewinnst, die dein Geschäft voranbringen.
