Dieses Video eröffnet den dritten Block der Onboarding-Serie und stellt den Produktkatalog vor – die Grundlage für alles, was du standardisiert und wiederholbar anbietest.
Ein Produkt in Leadtime ist das Gegenteil individueller Projektarbeit: Es hat einen festen Namen, eine Beschreibung und einen definierten Preis. Leadtime unterscheidet drei Produkttypen (physische Produkte, Software-Produkte, standardisierte Dienstleistungen) und drei Preismodelle: Festpreis für einmalige Zahlungen, Abo-Preis für wiederkehrende Zahlungen (monatlich, quartalsweise, jährlich) und Preis pro Einheit für nutzungsbasierte Abrechnung.
Produkte lassen sich mit Varianten (z. B. Standard, Advanced, High Performance) und Optionen (z. B. Einrichtungs-Workshop, Premium Support) flexibel gestalten – strukturiertes Upselling, ohne für jede Kombination ein eigenes Produkt anlegen zu müssen. Produktkategorien sorgen für Übersicht im wachsenden Katalog und unterstützen mehrsprachige Dokumente.
Im Arbeitsalltag werden Produkte an drei Stellen eingesetzt: direkt in Projekten (für hybride Angebote aus Projektarbeit und laufenden Services), an Tickets (für schnelle Zusatzleistungen aus dem Support heraus) und als freie Subscriptions (für kundenspezifische Abos außerhalb des Katalogs). Alle fälligen Produkte erscheinen automatisch in der Rechnungsprüfung und werden zusammen mit Zeitbuchungen auf einer Rechnung abgebildet.
Willkommen im dritten Block der Video-Serie. In den ersten beiden Blöcken hast du Leadtime eingerichtet, dein Tagesgeschäft organisiert und gelernt, wie du mit Insights und Dashboard dein Business steuerst.
Jetzt geht es um Standardisierung. Und der erste Schritt dazu ist der Produktkatalog. Hier definierst du Leistungen, die du immer wieder anbietest – mit festen Preisen, Varianten und Optionen. Einmal anlegen, immer wieder verkaufen.
Bisher hast du hauptsächlich mit Projekten gearbeitet. Projekte sind individuell – jeder Kunde bekommt etwas anderes, der Aufwand wird geschätzt, die Abrechnung basiert auf gebuchten Stunden.
Ein Produkt ist das Gegenteil. Ein Produkt ist standardisiert und wiederholbar. Es hat einen festen Namen, eine feste Beschreibung und einen festen Preis. Du definierst es einmal und verkaufst es beliebig oft.
Typische Beispiele: Ein Hosting-Paket. Eine SaaS-Lizenz. Ein standardisierter Workshop. Eine Mini-Webpräsenz zum Festpreis. Eine jährliche Wartungspauschale.
Leadtime unterscheidet drei Produkttypen: physische Produkte wie Hardware oder Geräte, Software-Produkte wie Lizenzen oder Installationspakete, und standardisierte Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungsangebote mit festem Leistungsumfang.
Der Produktkatalog ist die Grundlage für alles, was du in deinem Unternehmen standardisiert anbietest. Und je mehr du standardisierst, desto weniger musst du jedes Mal neu kalkulieren, neu verhandeln und neu erklären.
Ich öffne Unser Unternehmen und dann Produktkatalog. Hier sehe ich alle bereits angelegten Produkte. Um ein neues zu erstellen, klicke ich auf Produkt hinzufügen.
Ein Dialog öffnet sich. Zuerst die Grunddaten.
Name – der Name des Produkts, zum Beispiel "Managed Hosting". Kategorie – ich ordne es einer Produktkategorie zu, in diesem Fall "Services". Logo – optional kann ich ein Bild hochladen, um das Produkt visuell zu unterscheiden. Und Beschreibung – eine kurze Erklärung, was das Produkt beinhaltet.
Jetzt der wichtigste Teil: das Preismodell. Leadtime unterstützt drei Modelle.
Festpreis – eine einmalige Zahlung. Zum Beispiel ein Workshop für 2.000 Euro. Der Kunde zahlt einmal, die Leistung wird einmal erbracht.
Abo-Preis – eine wiederkehrende Zahlung. Zum Beispiel ein Hosting-Paket für 100 Euro pro Monat. Du legst die Frequenz fest: monatlich, quartalsweise oder jährlich. Leadtime erzeugt automatisch die passenden Rechnungspositionen.
Preis pro Einheit – eine variable Abrechnung. Zum Beispiel 15 Euro pro User pro Monat. Bei der Abrechnung gibst du die aktuelle Anzahl ein, und Leadtime berechnet den Gesamtbetrag.
Diese drei Modelle decken praktisch jedes Geschäftsmodell ab – vom einmaligen Verkauf über klassische Subscriptions bis hin zu nutzungsbasierter Abrechnung.
Ich speichere das Produkt. Es erscheint jetzt im Katalog.
Oft bietest du ein Produkt in verschiedenen Leistungsstufen an. Statt drei separate Produkte anzulegen, nutzt du Varianten.
Ich öffne mein Hosting-Produkt und füge Varianten hinzu.
Standard – 4 Cores, 32 GB RAM, 100 Euro pro Monat. Advanced – 8 Cores, 64 GB RAM, 200 Euro pro Monat. High Performance – 16 Cores, 128 GB RAM, 400 Euro pro Monat.
Jede Variante hat ihre eigenen Preise und ihre eigene Beschreibung. Aber sie gehören alle zum selben Produkt. Wenn du das Produkt in ein Angebot oder ein Projekt einfügst, wählst du einfach die passende Variante.
Das hält deinen Katalog übersichtlich und macht es dem Kunden leicht, die für ihn passende Stufe zu wählen.
Neben Varianten gibt es Optionen. Optionen sind Zusatzleistungen, die der Kunde optional dazubuchen kann.
Ich füge meinem Hosting-Produkt zwei Optionen hinzu.
"Einrichtungs-Workshop" – einmalig 500 Euro. Der Kunde bekommt eine geführte Einrichtung dazu. "Premium Support" – 100 Euro pro Monat zusätzlich. Der Kunde bekommt schnellere Reaktionszeiten.
Optionen werden zum Grundpreis addiert. Wenn ein Kunde das Advanced-Hosting mit Premium Support bestellt, sind das 200 plus 100 Euro pro Monat.
Das ist strukturiertes Upselling. Du musst keine separaten Produkte für jede Kombination anlegen. Stattdessen definierst du ein Produkt mit Varianten und Optionen, und der Kunde stellt sich sein Paket zusammen.
Bevor dein Katalog wächst, lohnt es sich, die Kategorien einzurichten. Ich gehe zu Administration, Workspace-Einstellungen, Produkteinstellungen.
Hier sehe ich die bestehenden Kategorien. Ich kann neue hinzufügen – zum Beispiel "Hardware", "Software", "Services", "Subscriptions". Jede Kategorie bekommt ein Icon und eine Beschreibung.
Wenn du mit mehrsprachigen Dokumenten arbeitest, kannst du im Tab Übersetzungen die Kategorie-Namen auch in anderen Sprachen hinterlegen. Das wird automatisch in Angeboten und Rechnungen verwendet.
Kategorien helfen dir, den Überblick zu behalten, wenn dein Katalog wächst. Und sie helfen deinem Team, das richtige Produkt schnell zu finden.
Der Produktkatalog ist die Basis. Aber die eigentliche Stärke zeigt sich, wenn du Produkte in deinem Arbeitsalltag einsetzt. Und dafür gibt es drei Orte.
Erstens: Produkte in Projekten. Du kannst Produkte direkt in ein Projekt einfügen – zum Beispiel ein Hosting-Paket als Zusatzleistung neben der eigentlichen Projektarbeit. Einmalige Produkte werden mit dem Projekt abgerechnet. Produkte mit Abo-Preisen erzeugen automatisch wiederkehrende Rechnungspositionen. So bildest du hybride Angebote ab: Projektarbeit plus laufende Services.
Zweitens: Produkte an Tickets. Wenn ein Kunde im Support eine Anfrage stellt und es ein passendes Produkt dafür gibt, kannst du es direkt am Ticket anhängen. Das ist schnell, braucht kein eigenes Projekt, und das Produkt fließt automatisch in die nächste Rechnung. Dazu kannst du ein Express-Angebot erstellen, aber das zeige ich dir im Detail im nächsten Video.
Drittens: Freie Subscriptions. Manchmal brauchst du ein kundenspezifisches Abo, das nicht im Katalog steht. Dann kannst du in den Projekteinstellungen unter Subscription Billing manuell wiederkehrende Zahlungen anlegen – als Festpreis-Subscription oder als variable Subscription mit Preis pro Einheit. Das ist die flexible Alternative zum Katalog.
Zum Schluss noch der Kreislauf: Was passiert, wenn ein Produkt fällig wird?
Alle fälligen Produkte erscheinen automatisch in der Rechnungsprüfung – dem Bereich, den du aus dem Abrechnungsvideo kennst.
Festpreis-Produkte erscheinen, sobald das Projekt den Status "Abrechnen" erreicht. Dort siehst du den Produktnamen und den Nettobetrag.
Abo-Produkte erscheinen im festgelegten Intervall – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Der Leistungszeitraum wird automatisch eingetragen.
Variable Subscriptions erscheinen ebenfalls im Intervall, aber hier musst du die aktuelle Menge manuell eingeben. Leadtime berechnet dann aus Einzelpreis mal Menge den Gesamtbetrag.
Nach der Prüfung erstellst du wie gewohnt die Rechnung. Produkte und Zeitbuchungen erscheinen zusammen auf einer Rechnung.
Der Produktkatalog ist die Grundlage für alles, was standardisiert verkauft wird. Einmal definieren, mit Varianten und Optionen flexibel halten, und in Projekten, Tickets und Abos wiederverwenden.
Je mehr du standardisierst, desto weniger Aufwand hast du bei Kalkulation, Angebotserstellung und Abrechnung. Das ist der Skalierungseffekt, den Standardisierung freisetzt.
Im nächsten Video schauen wir uns Express-Angebote an – wie du Produkte direkt aus einem Ticket heraus als Angebot an den Kunden schicken kannst. Schnell, unkompliziert und ohne separates Projekt.
