Express-Angebote sind der schnellste Weg, um aus einer Kundenanfrage im Support ein formelles Angebot zu machen – direkt aus dem Ticket heraus, ohne ein separates Projekt anlegen zu müssen. Dieses Video zeigt dir den kompletten Workflow: vom Schätzen des Aufwands über das Anhängen von Produkten bis zum Versand an den Kunden.
Bevor du Express-Angebote nutzen kannst, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein: Das Ticket muss in einem externen Projekt liegen, Express Offers müssen in den Projekteinstellungen aktiviert sein, und ein Stundensatz muss im Projekt hinterlegt sein. Das Setup dauert weniger als eine Minute und gilt danach für alle Tickets im Projekt.
Im Ticket selbst gibst du die geschätzte Arbeitszeit ein und fügst bei Bedarf Produkte aus dem Katalog hinzu – nur Festpreisprodukte, keine Abos. Leadtime berechnet alle Positionen automatisch. Das fertige Express-Angebot enthält Arbeitszeit, Produkte, Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttosummen sowie eine persönliche Nachricht an den Kunden. Du kannst es per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen.
Der Kunde erhält eine automatische E-Mail mit einem Link zu einer öffentlichen Angebotsseite – kein Login nötig. Dort sieht er alle Positionen, Preise und Summen und kann das Angebot mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Die Entscheidung wird sofort im Ticket dokumentiert, inklusive Zeitstempel und Kontaktperson.
Nach der Annahme fließt das Express-Angebot automatisch in die Rechnungsprüfung, sobald das Ticket geschlossen wird. Von dort erstellst du mit einem Klick die Rechnung. Der gesamte Prozess – vom Ticket zum Angebot, vom Angebot zur Annahme, von der Annahme zur Rechnung – läuft lückenlos. Außerdem erscheinen Express-Angebote im Vertriebsbereich, sodass auch kleine Aufträge in deiner Sales-Pipeline sichtbar sind.
Im letzten Video hast du den Produktkatalog eingerichtet – standardisierte Leistungen mit festen Preisen, Varianten und Optionen. Jetzt zeige ich dir, wo du diese Produkte als Erstes einsetzen kannst: in Express-Angeboten.
Stell dir vor, ein Kunde meldet sich im Support. Er braucht einen Bugfix, eine kleine Feature-Erweiterung oder einen kurzen Workshop. Keine große Sache – aber er will vorher wissen, was es kostet. Bisher hieß das: E-Mail schreiben, Preis ausrechnen, vielleicht noch ein PDF basteln. Mit Express-Angeboten machst du das direkt aus dem Ticket heraus. Formell, automatisch berechnet, in unter einer Minute.
Ein Express-Angebot ist ein Mini-Angebot, das du direkt aus einem Ticket heraus erstellst. Es kombiniert geschätzte Arbeitszeit mit optionalen Produkten aus dem Katalog – und erzeugt daraus ein formelles Angebotsdokument.
Das ist nicht für große Projekte gedacht. Für komplexe Kalkulationen mit mehreren Modulen und langen Leistungsbeschreibungen gibt es die Projekt-Angebote – die kommen in einem späteren Video. Express-Angebote sind für die kleinen, klar abgrenzbaren Anfragen. Der Kunde fragt, du schätzt, du schickst ein Angebot. Fertig.
Der Vorteil: Kein E-Mail-Ping-Pong, kein manuelles Rechnen. Der Kunde bekommt sofort ein professionelles Dokument mit allen Positionen, Preisen und der Möglichkeit, direkt online anzunehmen oder abzulehnen.
Bevor du Express-Angebote nutzen kannst, müssen drei Dinge stimmen.
Erstens: Das Ticket muss in einem externen Projekt sein. Express-Angebote sind für Kundenanfragen gedacht, nicht für interne Aufgaben.
Zweitens: In den Projekteinstellungen unter Basic Settings müssen Express Offers aktiviert sein. Das ist ein einfacher Toggle – einmal umschalten, und alle Tickets in diesem Projekt können Express-Angebote erzeugen.
Drittens: Der Stundensatz muss im Projekt hinterlegt sein. Leadtime multipliziert die geschätzte Arbeitszeit automatisch mit diesem Satz. Wenn kein Stundensatz eingerichtet ist, kann Leadtime den Arbeitszeitanteil nicht berechnen.
Das Setup dauert keine Minute. Und danach ist es für alle Tickets in diesem Projekt verfügbar.
Ich öffne ein Ticket in einem externen Projekt. In der rechten Sidebar sehe ich drei Bereiche, die für Express-Angebote relevant sind.
Ganz oben: die Aufwandsschätzung. Hier gebe ich ein, wie viele Stunden ich für diese Aufgabe einplane – zum Beispiel 4 Stunden. Leadtime multipliziert das automatisch mit dem Stundensatz des Projekts.
Darunter: Produkte. Wenn das Angebot nicht nur Arbeitszeit enthalten soll, sondern auch standardisierte Leistungen, füge ich sie hier hinzu. Ich klicke auf "Produkt hinzufügen" und es öffnet sich der Produktkatalog aus dem letzten Video.
Wichtig: Nur Produkte mit Festpreis können an Tickets angehängt werden. Keine Abos, keine variablen Preise. Das ergibt Sinn, weil ein Express-Angebot eine einmalige Sache ist.
Wenn ein Produkt Varianten hat, wähle ich die passende aus. Zum Beispiel Reisekosten: Standard mit 0,30 Euro pro Kilometer oder Flugreise mit 0,50 Euro pro Kilometer. Dann gebe ich die Menge ein – 400 Kilometer – und Leadtime berechnet den Betrag automatisch.
Alle hinzugefügten Produkte erscheinen in der Ticket-Sidebar und werden automatisch als Positionen ins Express-Angebot übernommen.
Unter den Produkten in der Sidebar sehe ich den Bereich Express-Angebot. Dort klicke ich auf "Express-Angebot erstellen".
Ein Dialog öffnet sich mit mehreren Feldern.
Kommentar an den Kunden – hier schreibe ich eine kurze persönliche Nachricht, die in der Angebots-E-Mail erscheint. Zum Beispiel: "Hallo Martina, hier ist unser Angebot für die Erweiterung eures Kontaktformulars."
Ansprechpartner – ich wähle den richtigen Kontakt auf Kundenseite aus. Diese Person bekommt das Angebot direkt per E-Mail.
Sprache – ich lege fest, ob das Angebot auf Deutsch oder Englisch erstellt wird. Das wirkt sich auf die E-Mail und das PDF aus.
Darunter sehe ich die Positionsübersicht. Hier werden alle Angebotspositionen aufgelistet: die geschätzte Arbeitszeit – zum Beispiel 16 Stunden à 150 Euro – und darunter die Produkte aus dem Katalog. Jede Position zeigt Einzelpreis, Menge und Gesamtpreis. Leadtime berechnet automatisch Netto, Mehrwertsteuer und Brutto.
Dann gibt es den Toggle "Include Estimate". Wenn er aktiviert ist, wird die geschätzte Arbeitszeit als eigene Position im Angebot angezeigt. Wenn er deaktiviert ist, enthält das Angebot nur die Produkte. Das ist praktisch, wenn der Aufwand bereits in einem Produktpreis enthalten ist.
Ich prüfe alles und klicke auf Speichern. Das Angebot wird erstellt und dem Ticket zugeordnet.
Jetzt habe ich zwei Möglichkeiten, es zum Kunden zu bringen. Entweder ich versende es direkt per E-Mail – der Kunde bekommt eine Nachricht mit einem Link zum Angebot. Oder ich lade das PDF herunter und schicke es auf einem anderen Weg.
Sobald das Angebot versendet ist, sehe ich den Status im Ticket: Pending – gesendet, noch keine Antwort. Wenn der Kunde reagiert, wechselt der Status auf Accepted oder Rejected. Alle Aktionen werden mit Zeitstempel und Kontaktperson im Ticket-Log dokumentiert.
Schauen wir uns an, was auf der Kundenseite passiert.
Der Ansprechpartner bekommt eine automatisch generierte E-Mail von Leadtime. In der Betreffzeile steht die Angebotsnummer. Die E-Mail enthält einen kurzen Einleitungstext in der gewählten Sprache und einen Button "Accept or reject".
Wenn der Kunde auf den Button klickt, landet er auf einer öffentlichen Angebotsseite. Kein Login nötig. Auf dieser Seite sieht er alles: Angebotsnummer, Projektname, Erstelldatum, den aktuellen Status, alle Positionen mit Einzelpreisen, Mengen und Gesamtpreisen, die Summenübersicht mit Netto, Mehrwertsteuer und Brutto, und die persönliche Nachricht aus dem Kommentarfeld.
Am Ende der Seite gibt es zwei Buttons: Accept und Decline. Der Kunde klickt, und die Entscheidung wird sofort im Ticket dokumentiert – mit Datum, Uhrzeit und Name.
Zusätzlich bekommt der Kunde das Angebot als PDF-Anhang. Mit Absenderinformationen, Angebotsnummer, Kundenadresse, detaillierten Positionen und Summen. Das PDF dient als formeller Beleg.
Das ist professionell. Der Kunde muss nicht telefonieren, nicht antworten, nicht selbst eine E-Mail schreiben. Ein Klick reicht, und du weißt Bescheid.
Was passiert nach der Annahme?
Express-Angebote erscheinen automatisch in der Rechnungsprüfung – aber nur, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Der Kunde hat das Angebot angenommen, und das Ticket wurde auf den Status "Closed" gesetzt.
Wenn beides zutrifft, öffne ich Billing und dann Invoice Review. Dort sehe ich den Eintrag für das Express-Angebot. In der Detailansicht stehen die Angebotsnummer, der Titel, der kalkulierte Aufwand, eventuelle Produkte und der Nettobetrag.
Ich klicke auf "Settle up", um die Rechnung zu erstellen. Danach verschwindet der Eintrag aus der Prüfliste und wandert in die Forderungen.
Das ist der lückenlose Workflow: Vom Ticket zum Angebot, vom Angebot zur Annahme, von der Annahme zur Rechnung. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen. Wenn du den Abrechnungsprozess im Detail sehen willst, schau dir Video 21 an. Für den Rechnungsversand gibt es Video 22.
Zum Schluss noch ein Blick auf den größeren Zusammenhang. Express-Angebote sind nicht nur ein Support-Werkzeug. Sie erscheinen auch im Vertriebsbereich.
Ich öffne Sales und dann Estimates. Hier sehe ich alle Angebote – sowohl Express-Angebote aus Tickets als auch Projekt-Angebote. Beide Typen lassen sich zusammen oder getrennt anzeigen.
In der Listenansicht kann ich nach Organisation, Projekt, Status, Typ und anderen Kriterien filtern und sortieren. Spalten lassen sich anpassen und als eigene Ansichten speichern.
Die Kanban-Ansicht ist noch übersichtlicher. Hier sind alle Angebote als Karten nach Status gruppiert: Draft, Pending, Accepted, Final. Über jeder Spalte sehe ich die Summen – aufgeteilt nach Festpreis, Subscriptions und Preis pro Einheit. Ganz oben steht das Gesamtvolumen aller Angebote.
Das bedeutet: Auch deine kleinen Express-Angebote fließen in die Sales-Pipeline ein. Du siehst immer das volle Bild – nicht nur die großen Projekte, sondern auch die vielen kleinen Aufträge, die in der Summe oft einen erheblichen Anteil am Umsatz ausmachen.
Den Vertriebsbereich schauen wir uns im nächsten Video im Detail an.
Express-Angebote sind der schnelle Weg vom Support-Ticket zum formellen Angebot. Aufwand schätzen, Produkte anhängen, Angebot erstellen und versenden – alles aus dem Ticket heraus, ohne separates Projekt.
Der Kunde bekommt ein professionelles Dokument, kann direkt online reagieren, und die Abrechnung läuft automatisch. Vom Ticket zum Angebot, vom Angebot zur Rechnung – in einem durchgängigen Workflow.
Im nächsten Video schauen wir uns den Vertriebsbereich an: wie du Verkaufschancen nachverfolgst, deine Pipeline steuerst und den Überblick über alle Angebote behältst.
