In diesem Video lernst du, wie Leadtime aus deinem Projektbaum automatisch ein Pflichtenheft generiert. Im Gegensatz zum Angebot, das Preise und Positionen zeigt, beschreibt das Pflichtenheft im Detail, was genau gebaut wird – es dient als Kommunikationsmittel, Vertragsgrundlage und Abnahmekriterium zugleich.
Das klassische Problem in der Praxis: Ein Pflichtenheft zu erstellen ist aufwändig, aber ohne dieses Dokument lässt sich der Projektaufwand kaum solide schätzen. Viele Kunden erwarten trotzdem vorab ein Angebot. Leadtime löst dieses Dilemma durch die dynamischen Fragebögen in den Projektkomponenten, die die Anforderungsaufnahme beschleunigen. Das Pflichtenheft wird direkt aus den strukturierten Daten des Projektbaums generiert – nicht manuell geschrieben, sondern automatisch aus der Konfiguration abgeleitet.
Die Erstellung erfolgt im Documents-Tab, analog zum Angebot. Du wählst die Projektversion, den Dokumenttyp "Specification", vergibst einen Titel und konfigurierst Layout-Optionen. Nummerierte Überschriften sind beim Pflichtenheft besonders empfehlenswert, weil sie als präzise Referenz in Abnahme-Diskussionen dienen.
Der generierte Inhalt umfasst alles aus dem Projektbaum: jede Component, jedes Epic, jedes Arbeitspaket mit Beschreibung, die Antworten aus den Fragebögen, aktive und inaktive dynamische Pakete sowie den geschätzten Aufwand. Besonders wertvoll: Das Pflichtenheft dokumentiert auch transparent, was nicht enthalten ist – ein wirksamer Schutz vor späteren Diskussionen über den Scope.
Die Abstimmung mit dem Kunden erfolgt iterativ über versionierte DOCX-Exporte. Jede Änderung ist nachvollziehbar, und sobald der Kunde das Pflichtenheft freigibt, hast du eine verbindliche Grundlage. In der Praxis arbeiten Pflichtenheft und Angebot Hand in Hand – beide referenzieren dieselbe Projektversion, und manche Dienstleister bieten die Pflichtenheft-Erstellung sogar als eigenständige, bezahlte Leistung an.
Im letzten Video hast du ein Angebot aus deinem konfigurierten Projekt erstellt. Aber ein Angebot zeigt nur Preise und Positionen. Es beschreibt nicht im Detail, was genau gebaut wird. Dafür gibt es das Pflichtenheft. In diesem Video zeige ich dir, wie Leadtime aus deinem Projektbaum automatisch ein Pflichtenheft generiert. Mit allen Anforderungen, Entscheidungen und offenen Punkten.
Kurz zum Hintergrund. Ein Pflichtenheft beschreibt präzise, welche Anforderungen das Projekt erfüllen muss. Funktionale Aspekte, Designvorgaben, technische Details. Es ist Kommunikationsmittel, Vertragsgrundlage und Abnahmekriterium in einem.
Das Problem in der Praxis: Pflichtenheft erstellen ist aufwändig. Eigentlich kann ein Dienstleister den Aufwand eines Projekts erst dann solide schätzen, wenn das Pflichtenheft steht. Aber viele Kunden erwarten schon vorher ein Angebot. Das bedeutet Risiko.
Leadtime löst genau dieses Problem. Die dynamischen Fragebögen in den Projektkomponenten beschleunigen die Anforderungsaufnahme. Und das Pflichtenheft wird direkt aus den strukturierten Daten generiert. Nicht manuell zusammengeschrieben, sondern automatisch aus dem, was du im Projektbaum konfiguriert hast.
Ich wechsle zum Documents-Tab und klicke auf "Create Document". Der Workflow ist dir vom Angebot vertraut.
Projektversion auswählen. Dokumenttyp: diesmal "Specification". Titel eingeben, zum Beispiel "Pflichtenheft Website Relaunch Bäckerei Müller". Status auf Draft. Kontaktperson zuweisen.
Die Layout-Optionen kennst du bereits. Inhaltsverzeichnis, Titelseite, Überschriftenstil. Beim Pflichtenheft empfehle ich nummerierte Überschriften besonders, weil sie als Referenz in Abnahme-Diskussionen dienen. "Wie in Kapitel 3.2 beschrieben" ist deutlich präziser als "irgendwo im Dokument stand das".
Was steht drin? Alles, was du im Projektbaum konfiguriert hast, wird automatisch in eine textuelle Beschreibung überführt.
Jede Component, jedes Epic, jedes Arbeitspaket mit seiner Beschreibung. Die Antworten aus den Fragebögen. Welche Optionen der Kunde gewählt hat, welche nicht. Welche dynamischen Pakete aktiv sind und warum. Der geschätzte Aufwand pro Arbeitspaket.
Das Pflichtenheft zeigt auch transparent, was nicht enthalten ist. Wenn der Kunde bei E-Commerce "Nein" gesagt hat, ist das dokumentiert. Das schützt dich vor späteren Diskussionen: "Aber ich dachte, der Shop wäre dabei."
Die Stärke liegt darin, dass du die Anforderungen nur einmal aufnimmst. Im Projektbaum. Von dort fließen sie ins Pflichtenheft, ins Angebot und später in die Tickets. Kein Abtippen, keine Übertragungsfehler.
Das generierte Dokument exportierst du als DOCX und sendest es an den Kunden. Der Kunde prüft, ob alles korrekt erfasst ist. Gibt es Korrekturen? Du gehst zurück in den Projektbaum, passt die Konfiguration an, speicherst eine neue Version und generierst ein aktualisiertes Pflichtenheft.
Jede Iteration ist versioniert. Du siehst genau, was sich zwischen Version 2 und Version 3 geändert hat. Der Status zeigt dir, ob das Pflichtenheft noch im Entwurf ist, beim Kunden zur Prüfung liegt oder bereits freigegeben wurde.
Sobald der Kunde das Pflichtenheft abnimmt, hast du eine verbindliche Grundlage. Diese Version ist referenziert, dokumentiert und nachvollziehbar.
In der Praxis arbeiten Pflichtenheft und Angebot Hand in Hand. Beide referenzieren dieselbe Projektversion. Das Angebot zeigt die Kosten, das Pflichtenheft den Inhalt. Ändert sich der Scope, aktualisierst du beides auf Basis einer neuen Version.
Manche Dienstleister bieten zuerst nur die Pflichtenheft-Erstellung als bezahlte Leistung an. Erst wenn das Pflichtenheft steht und der Kunde es freigegeben hat, folgt das verbindliche Angebot. Mit Leadtime funktioniert beides, weil die Dokumente unabhängig voneinander erstellt werden können, aber immer auf demselben Projektbaum basieren.
Aus dem Projektbaum wird automatisch ein vollständiges Pflichtenheft. Alle Anforderungen, Entscheidungen und Ausschlüsse, strukturiert, versioniert und exportierbar. Zusammen mit dem Angebot hast du jetzt zwei professionelle Dokumente für deinen Kunden.
Im nächsten Video zeige ich dir, wie du mit Dokumentvorlagen auch Verträge, NDAs und andere Projektdokumente erstellst. Mit Variablen, Bedingungen und automatischer Befüllung.
