In diesem Video lernst du, wie du mit Dokumentvorlagen in Leadtime professionelle Projektdokumente wie Verträge, NDAs oder Datenschutzvereinbarungen erstellst. Während Angebot und Pflichtenheft automatisch aus dem Projektbaum generiert werden, sind Dokumentvorlagen der dritte Dokumenttyp – frei formulierbar und mit intelligenten Funktionen ausgestattet.
Das klassische Problem kennt jeder Dienstleister: Du kopierst einen alten Vertrag, ersetzt manuell Firmennamen und Projektbezeichnung – und vergisst an einer Stelle die Anpassung oder lässt eine Klausel stehen, die gar nicht zutrifft. Dokumentvorlagen lösen das durch Platzhalter, die beim Einsatz im Projekt automatisch mit den richtigen Daten befüllt werden. Alle Stammdaten wie Firmenname, Adresse, Projektname und Ansprechpartner kommen direkt aus den bereits gepflegten Daten in Leadtime.
Die Verwaltung erfolgt unter Administration → Document Templates. Im Editor erstellst du den Dokumenttext mit Überschriften, Listen und Tabellen und fügst über ein Dropdown oder das Raute-Zeichen Variablen ein. Die wichtigsten Gruppen: Company (eigene Firmendaten), Organization (Kundendaten), Project (Projektinformationen), Recipient (Ansprechpartner) und Macros (Hilfsvariablen wie Datum oder Anrede).
Besonders mächtig sind Custom Variables und Conditions. Du definierst eigene Variablen – etwa Vertragslaufzeit oder Vorauszahlungsoption – die beim Einsatz als Formularfelder erscheinen. Conditions ermöglichen es, Textblöcke nur unter bestimmten Bedingungen anzuzeigen: Eine Vorauszahlungsklausel erscheint nur, wenn die Variable auf "Ja" steht. So brauchst du nur eine einzige Vorlage für verschiedene Szenarien. Die automatische Überschriftennummerierung – inklusive §-Nummerierung für Verträge – passt sich dabei dynamisch an, selbst wenn Conditions Abschnitte ein- oder ausblenden.
Im Projekt setzt du die Vorlage über den Documents-Tab als "Free Document" ein, füllst die Custom Variables aus und exportierst den automatisch befüllten Vertrag als DOCX. Zusammen mit Estimate und Specification stehen dir damit drei professionelle Dokumenttypen zur Verfügung.
Estimate und Specification werden automatisch aus dem Projektbaum generiert. Aber es gibt Dokumente, die nicht aus strukturierten Daten entstehen – Verträge, NDAs, Datenschutzvereinbarungen. In diesem Video zeige ich dir, wie du mit Dokumentvorlagen professionelle Projektdokumente erstellst. Mit Variablen, Bedingungen und automatischer Datenbefüllung. Einmal erstellen, immer wieder einsetzen.
Wenn du heute einen Projektvertrag erstellst, öffnest du vermutlich ein altes Dokument, kopierst den Text, ersetzt manuell den Firmennamen, die Projektbezeichnung, das Datum, den Ansprechpartner. Das funktioniert – bis du vergisst, an einer Stelle den Namen zu ändern. Oder bis du eine Klausel drin lässt, die für dieses Projekt gar nicht gilt.
Dokumentvorlagen in Leadtime lösen genau dieses Problem. Du erstellst eine Vorlage einmal, mit Platzhaltern für alle variablen Inhalte. Beim Einsatz im Projekt werden diese Platzhalter automatisch mit den richtigen Daten befüllt. Firmenname, Adresse, Projektname, Ansprechpartner – alles kommt aus den Daten, die du sowieso schon in Leadtime gepflegt hast.
Kurz zur Einordnung: Estimates und Specifications werden automatisch aus dem Projektbaum generiert. Dokumentvorlagen sind der dritte Dokumenttyp. Sie basieren auf dem Custom Editor und sind für alles gedacht, was du frei formulieren willst – Verträge, Begleitdokumente, Vereinbarungen.
Die Verwaltung der Vorlagen findest du unter Administration → Document Templates. Hier siehst du eine tabellarische Übersicht aller angelegten Vorlagen mit Name, Beschreibung, Sprache, Typ und den Zeitstempeln für Erstellung und letzte Änderung.
Von hier aus kannst du bestehende Vorlagen bearbeiten, löschen oder eine neue erstellen.
Ich klicke auf „Create Template". Es öffnet sich ein Dialog mit drei Bereichen.
Links definierst du die Metadaten: Name der Vorlage, eine optionale Beschreibung, die Sprache und den Typ. Aktuell ist der Typ „Project Document" verfügbar.
In der Mitte ist der Editor. Hier schreibst du den eigentlichen Dokumenttext. Du kannst Überschriften, Listen, Tabellen und alle üblichen Formatierungen nutzen.
Das Besondere: Du kannst Variablen in den Text einfügen. Rechts im Dialog siehst du ein Dropdown, mit dem du eine Variablengruppe auswählst. Die zugehörigen Variablen erscheinen darunter, und du klickst einfach die gewünschte Variable an – sie wird an der Cursorposition eingefügt.
Noch schneller geht es direkt im Editor: Tippe das Rautezeichen und es öffnet sich ein Kontextmenü mit allen verfügbaren Variablen.
Die wichtigsten Variablengruppen: Company enthält deine eigenen Firmendaten wie Name, Rechtsform, Adresse. Organization enthält die Daten deines Kunden. Project liefert Projektname, Kategorie und Version. Recipient enthält die Daten des Ansprechpartners. Und unter Macros findest du Hilfsvariablen wie das heutige Datum oder eine geschlechtsspezifische Anrede.
Für unser Beispiel Bäckerei Müller erstelle ich eine Vorlage „Projektvertrag". Im Text steht zum Beispiel: „Zwischen #company.companyName, vertreten durch #currentUser.firstName #currentUser.lastName, und #organization.companyName, vertreten durch #recipient.firstName #recipient.lastName, wird folgender Vertrag geschlossen über das Projekt #project.name." Beim Einsatz im Projekt werden alle diese Platzhalter automatisch mit den richtigen Werten befüllt.
Neben den Systemvariablen kannst du eigene Variablen definieren. Das machst du in der rechten Spalte unter Custom Variables. Du gibst einen Namen, einen Datentyp und optional einen Standardwert an.
Für unseren Projektvertrag lege ich zum Beispiel an: #custom.runtime für die Vertragslaufzeit und #custom.advancePayment als Auswahl Ja oder Nein für eine Vorauszahlung.
Der Vorteil: Wenn du später im Projekt ein Dokument aus dieser Vorlage erstellst, erscheinen diese Custom Variables als Formularfelder. Du füllst sie aus, und der Text aktualisiert sich automatisch. Kein Suchen im Vertrag, kein manuelles Ersetzen.
Jetzt wird es richtig stark: Conditions. Du kannst Textblöcke definieren, die nur unter bestimmten Bedingungen angezeigt werden.
Beispiel: Eine Vorauszahlungsklausel soll nur im Vertrag erscheinen, wenn #custom.advancePayment den Wert „Yes" hat. Dafür setzt du den Cursor an die gewünschte Stelle, wählst über das Menü „Condition" und definierst: Wenn advancePayment gleich „Yes", dann zeige diesen Textblock.
Das bedeutet: Du brauchst nur eine einzige Vorlage für verschiedene Szenarien. Vertrag mit Vorauszahlung, Vertrag ohne Vorauszahlung. Vertrag mit Hosting-Klausel, Vertrag ohne. Das System blendet die passenden Abschnitte ein und die nicht zutreffenden aus. Kein manuelles Löschen, keine Gefahr, dass du eine falsche Klausel im Dokument vergisst.
Als Bedingungstypen stehen dir zur Verfügung: ist gleich, enthält, ist größer als, ist kleiner als, ist nicht leer. Mehrere Bedingungen kannst du mit UND oder ODER verknüpfen.
Ein Detail, das bei Verträgen besonders wichtig ist: die automatische Nummerierung der Überschriften. Unter dem Menüpunkt „Heading Style" wählst du den Stil.
Vier Optionen: Überschriften ohne Nummerierung. Fortlaufende Nummerierung ab der ersten Ebene, also 1, 1.1, 1.1.1. Fortlaufende Nummerierung ab der zweiten Ebene, wobei die erste Ebene unnummeriert bleibt. Und die Paragraphen-Nummerierung mit §-Zeichen ab Ebene 2 – perfekt für Verträge und AGBs.
Warum ist das so wichtig? Weil Conditions Abschnitte ein- und ausblenden können. Wenn du manuell nummerierst und ein bedingter Abschnitt wegfällt, hast du plötzlich eine Lücke: Paragraf 3, Paragraf 5. Die automatische Nummerierung rechnet das korrekt durch – egal welche Abschnitte sichtbar sind.
Jetzt setze ich die Vorlage im Projekt ein. Ich öffne das Projekt Bäckerei Müller, wechsle auf den Documents Tab und klicke „Create Document".
Ich wähle die Projektversion aus, als Dokumenttyp „Free Document" und gebe einen Titel ein: „Projektvertrag Website Relaunch Bäckerei Müller". Status setze ich auf Draft, den Ansprechpartner wähle ich aus.
Bei den Layout-Optionen kann ich ein Inhaltsverzeichnis aktivieren und eine Titelseite einblenden. Den Überschriftenstil wähle ich hier nochmal – für diesen Vertrag die §-Nummerierung.
Dann importiere ich meine Vorlage. Die Custom Variables erscheinen als Formularfelder: Laufzeit trage ich 12 Monate ein, Vorauszahlung setze ich auf Ja.
Im Vorschaubereich sehe ich sofort: Alle Systemvariablen sind befüllt. Firmenname, Kundenname, Projekt, Ansprechpartner, Datum – alles korrekt. Die Vorauszahlungsklausel ist sichtbar, weil ich Vorauszahlung mit Ja beantwortet habe. Hätte ich Nein gewählt, wäre dieser Abschnitt nicht im Dokument.
Ich speichere und exportiere als DOCX. Fertig. Ein professioneller Projektvertrag, automatisch befüllt, in wenigen Klicks.
Dokumentvorlagen mit Variablen und Bedingungen. Einmal erstellen, in jedem Projekt einsetzen. Die Systemvariablen befüllen sich automatisch, Custom Variables steuerst du über Formularfelder, und Conditions sorgen dafür, dass ein Template für verschiedene Szenarien funktioniert. Zusammen mit Estimate und Specification hast du jetzt drei professionelle Dokumenttypen für deine Projekte.
Im nächsten Video geht es um die Projektumsetzung. Ich zeige dir, wie du Arbeitspakete in Tickets überführst und den Fortschritt deines Projekts überwachst.
