Dieses Video zeigt dir den kompletten Abrechnungsprozess für ein abgeschlossenes Einzelprojekt in Leadtime – vom Statuswechsel über automatische Rechnungserstellung bis hin zu Subscriptions und Finanzanalyse.
Der Abrechnungsprozess startet mit dem Projektstatus "Bill". Sobald du diesen in den Basic Settings setzt, erstellt Leadtime automatisch Rechnungsentwürfe im Invoice Review. Keine einzige Position muss manuell angelegt werden – alles basiert auf der freigegebenen Master-Version, die du in den General Billing Settings als Abrechnungsgrundlage festlegst. Change Requests, die während der Umsetzung dazugekommen sind, werden automatisch als zusätzliche Positionen erfasst.
Eine wichtige Einstellung ist die Wahl zwischen Mixed und Split Invoices. Ein Einzelprojekt kann bis zu fünf Rechnungstypen erzeugen: die Projektrechnung selbst, Product Subscriptions, Change Requests, Express Offers und Interim Payments. Split Invoices geben jedem Typ ein eigenes Dokument – das erhöht die Zahlungsbereitschaft und reduziert Rückfragen.
Für größere Projekte richtest du unter Settings → Progress Payments Teilzahlungen ein. Das Elegante: Bei der Endabrechnung werden alle Teilzahlungen automatisch als negative Positionen verrechnet – keine doppelte Belastung, kein manuelles Abziehen.
Im Invoice Review prüfst du die automatisch generierten Positionen, kannst manuelle Items für Fremdkosten hinzufügen und finalisierst über "Settle". Die Rechnung bekommt eine fortlaufende Nummer und wandert in die Receivables.
Besonders wertvoll: Subscription Billing für laufende Einnahmen nach Projektabschluss. Über Produkte aus dem Katalog oder freie Subscription-Modelle (Flat-rate oder Variable) generierst du automatisch wiederkehrende Rechnungen. So wird aus dem Einzelprojekt ein laufender Einnahmestrom.
Die finanzielle Performance analysierst du in den Sales Insights mit Breakdown by Project oder Revenue Type und kannst Trendprognosen auf Basis bestehender Subscriptions aktivieren. Gespeicherte Presets lassen sich direkt aufs Dashboard legen.
Dein Projekt ist abgenommen, die Tests sind bestanden – jetzt wird abgerechnet. In diesem Video zeige ich dir, wie du ein abgeschlossenes Einzelprojekt in Leadtime abrechnest. Du lernst, wie du den Abrechnungsprozess startest, welche Rechnungstypen automatisch entstehen, wie du Teilzahlungen einrichtest und die Projektrechnung prüfst. Außerdem zeige ich dir, wie du mit Subscriptions laufende Einnahmen nach dem Projektabschluss generierst und über die Sales Insights die finanzielle Performance deines Projekts analysierst.
Unser Beispiel kennst du bereits: Das Website-Relaunch-Projekt für die Bäckerei Müller ist abgenommen. Die Test Suites sind durchgelaufen, alle Bugs sind behoben, der Kunde hat die Abnahme bestätigt. Jetzt geht es darum, die erbrachte Leistung in eine Rechnung zu überführen.
Der erste Schritt ist der Statuswechsel. Du öffnest die Projektkonfiguration, wechselst auf den Tab Settings und setzt dort unter Basic Settings den Projektstatus auf Bill. Ab diesem Moment passiert etwas Entscheidendes: Leadtime erstellt automatisch Rechnungsentwürfe im Bereich Invoice Review. Du musst keine einzige Position manuell anlegen. Alles, was im Projekt vereinbart und geleistet wurde, wird automatisch zur Abrechnung vorbereitet.
Die Basis dafür ist die freigegebene Master-Version deines Projekts. Unter General Billing Settings im Projekt legst du fest, welche Projektversion als Abrechnungsgrundlage dient. Das ist normalerweise die finale, vom Kunden freigegebene Angebotsversion. So wird sichergestellt, dass nur das abgerechnet wird, was tatsächlich vereinbart war. Änderungen, die während der Umsetzung dazugekommen sind – zum Beispiel Change Requests – werden automatisch als zusätzliche Positionen erfasst.
Bevor du die Rechnungen prüfst, solltest du eine wichtige Einstellung treffen. In den General Billing Settings findest du die Option Allow mixed invoices. Hier empfehle ich dir, auf Split invoices zu stellen.
Der Grund ist einfach: Ein abgeschlossenes Einzelprojekt kann bis zu fünf verschiedene Rechnungstypen erzeugen. Die Projektrechnung selbst, also die Hauptrechnung basierend auf der Master-Version. Dazu kommen Product Subscriptions für wiederkehrende Services wie Hosting oder Wartung. Dann Change Requests, also nachträgliche Einzeltickets mit Aufwand, die nicht im ursprünglichen Angebot enthalten waren. Express Offers, die während des Projekts separat beauftragt wurden. Und schließlich Interim Payments, also Teilzahlungen wie Anzahlungen oder Meilensteinzahlungen.
Wenn du das alles in eine einzige Mixed Invoice packst, wird die Rechnung sehr lang. Und das Risiko steigt: Hat der Kunde bei einer Position eine Rückfrage, blockiert das die Zahlung für alle anderen Positionen gleich mit. Mit Split Invoices bekommt jeder Rechnungstyp ein eigenes Dokument. Das erhöht die Zahlungsbereitschaft, reduziert Rückfragen und macht die Dokumentation deutlich übersichtlicher.
Gerade bei größeren Einzelprojekten ist es üblich, Teilzahlungen zu vereinbaren. Zum Beispiel 50 Prozent bei Projektstart und 50 Prozent bei Lieferung. Das hält den Cashflow gesund und reduziert dein Vorleistungsrisiko.
Du richtest das im Projekt unter Settings → Progress Payments ein. Dort kannst du beliebig viele Teilzahlungen definieren. Jede bekommt einen Titel, zum Beispiel 50 Prozent Anzahlung, und einen Betrag. Sobald du eine Teilzahlung erstellst, erscheint sie sofort als eigene Rechnung vom Typ Interim Payment im Invoice Review. Du kannst sie direkt freigeben und versenden wie jede andere Rechnung auch.
Das Elegante daran: Wenn du das Projekt am Ende komplett abrechnest, werden alle vorherigen Teilzahlungen automatisch als negative Positionen in der Endrechnung verrechnet. Der Kunde wird also nie doppelt belastet. Das passiert komplett automatisch, du musst nichts manuell abziehen.
Jetzt schauen wir uns an, was im Invoice Review auf dich wartet. Du findest den Bereich unter Billing → Invoice Review. Dort siehst du eine Tabellenübersicht mit allen wartenden Rechnungsentwürfen. Jeder Eintrag zeigt die Organisation, das Projekt, den Rechnungstyp, den Leistungszeitraum, den Nettobetrag und den Status.
Wenn du einen Eintrag anklickst, öffnet sich ein Overlay mit den Details. Bei der Projektrechnung siehst du alle Positionen aus der Master-Version: die Projektkomponenten wie Epics und Work Packages, Einmal-Produkte die dem Projekt zugeordnet waren, und den definierten Zeitrahmen mit Stundensatz.
Change Requests werden als separate Sammelrechnung aufgeführt. Leadtime addiert die Stunden aller als Change Request markierten Tickets und multipliziert sie mit dem im Projekt hinterlegten Stundensatz. Die einzelnen Aufgaben werden als Anlage beigefügt.
Unter den automatischen Positionen kannst du mit Add manual item weitere Positionen hinzufügen. Das ist nützlich für Fremdkosten, Reisekosten oder andere Posten, die nicht aus dem operativen Projektbetrieb stammen. Jede manuelle Position bekommt einen Titel und einen Nettobetrag und wird ganz normal in die Steuer- und Gesamtberechnung einbezogen.
Am unteren Rand siehst du die Zusammenfassung: Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag. Wenn alles stimmt, klickst du auf Settle. Damit wird die Rechnung finalisiert, bekommt eine fortlaufende Nummer und wandert in den Bereich Receivables. Von dort aus kannst du sie versenden, als PDF herunterladen oder als bezahlt markieren. Das kennst du bereits aus Video 22.
Eine der wertvollsten Funktionen bei der Einzelprojekt-Abrechnung ist die Subscription Billing. Denn nach dem Website-Relaunch für die Bäckerei Müller läuft ja einiges weiter: Hosting, Wartung, vielleicht ein Support-Paket.
Es gibt zwei Wege, Subscriptions im Projekt einzurichten. Erstens über Produkte aus dem Produktkatalog. Das sind standardisierte Pakete mit fest definierten Preismodellen und Abrechnungsintervallen. Wenn du zum Beispiel ein Hosting-Paket mit monatlicher Abrechnung zum Projekt hinzufügst, erstellt Leadtime ab dem Status Bill automatisch jeden Monat eine Subscription-Rechnung im Invoice Review.
Zweitens gibt es freie Subscription-Modelle direkt im Projekt unter Settings → Subscription Billing. Das ist praktisch für kundenspezifische Vereinbarungen, die nicht im Standardkatalog abgebildet sind. Hier kannst du zwischen Flat-rate Subscriptions für Pauschalpakete und Variable Subscriptions wählen, bei denen du einen Multiplikator eingibst, zum Beispiel die Anzahl der Nutzer.
Subscription-Rechnungen laufen automatisch weiter, bis du die Billing deaktivierst oder das Projekt schließt. Bei variablen Subscriptions musst du lediglich die Menge manuell eingeben, der Rest wird berechnet.
Das ist der Moment, wo aus deinem Einzelprojekt laufende Einnahmen werden. Der Übergang vom einmaligen Projektgeschäft zum Recurring Revenue.
Zum Abschluss schauen wir uns an, wie du die finanzielle Performance deines Projekts analysierst. Unter Insights → Turnover Insights findest du die Sales Insights.
Auf der linken Seite konfigurierst du die Analyse. Wähle das Bäckerei-Müller-Projekt aus, setze den Zeitraum, und entscheide dich für ein Modell: Comparison zeigt mehrere Projekte nebeneinander, Total aggregiert alles in gestapelte Balken.
Besonders aufschlussreich ist die Aufschlüsselung. Mit Breakdown by Project siehst du den Umsatzbeitrag einzelner Projekte. Mit Breakdown by Revenue Type wird es noch granularer: Du siehst, wie sich der Umsatz auf Support, Fixed Subscriptions, Variable Subscriptions, Express Quotations, Products, Components und Manual Positions verteilt.
Du kannst auch den Trend aktivieren. Dann zeigt Leadtime eine Prognose basierend auf bestehenden Subscription-Verträgen, durchschnittlichen Support-Umsätzen und geplanten Projektterminen. So erkennst du frühzeitig, wie sich dein Umsatz entwickelt.
Wenn du eine Ansicht häufiger brauchst, speichere sie als Preset. Gespeicherte Charts kannst du direkt auf dem Dashboard anzeigen lassen. So hast du deine wichtigsten Finanzkennzahlen immer im Blick, ohne jedes Mal die Analyse neu konfigurieren zu müssen.
Projektabrechnung in Leadtime ist kein mühsamer Nachgang, sondern ein systematischer Prozess. Projektstatus auf Bill setzen, Split Invoices für schnellere Zahlung aktivieren, Teilzahlungen einrichten und automatisch verrechnen lassen, Subscriptions für laufende Einnahmen aufsetzen, und über die Sales Insights die Rentabilität im Blick behalten. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du ein abgeschlossenes Projekt in den laufenden Support überführst und damit eine langfristige Kundenbeziehung aufbaust.
