Das letzte Video der Onboarding-Serie zeigt dir, wie du ein abgeschlossenes Einzelprojekt sauber abschließt und den Kunden in ein laufendes Support-Projekt überführst. Damit wird aus dem einmaligen Projektgeschäft eine langfristige Kundenbeziehung.
Der erste Schritt ist der Projektabschluss: Du setzt den Status auf "Done", womit das Projekt archiviert wird. Alle Daten bleiben nachvollziehbar – Tickets, Zeitbuchungen, Dokumente, Tests. Wichtig: Subscriptions wie Hosting laufen weiter, auch wenn das Projekt auf Done steht. Sie stoppen erst, wenn du die Subscription Billing explizit deaktivierst.
Für die laufende Zusammenarbeit erstellst du ein neues Projekt vom Typ "Ongoing" und weist es derselben Organisation zu. Du konfigurierst die relevanten Task Types (Bugs, Feature Requests, Server Issues) und Work Activities, weist Teams zu und hast einen sauberen, neuen Rahmen – getrennt vom historischen Einzelprojekt, aber im gleichen Organisationskontext.
Der Support-Workflow unterscheidet sich fundamental vom Einzelprojekt: Keine Angebotsphase, kein Projektbaum, keine Versionierung. Stattdessen kommen Tickets rein, werden bearbeitet und abgerechnet. Der Kunde kann als Guest User direkt Tickets erstellen, dein Team loggt Stunden, und abgeschlossene Tickets wandern automatisch in den Invoice Review. Für Zusatzaufträge mit klarem Scope nutzt du Express Offers, für planbare Budgets richtest du Retainer ein – mit monatlichem Stundenpaket, optionalem Carryover und automatischer Überstundenabrechnung.
Den Überblick über wachsende Support-Projekte behältst du über Sales Insights (Customer Lifetime Value) und Project Insights (Breakdown by Task Type oder User). Gespeicherte Presets auf dem Dashboard geben dir jeden Morgen die wichtigsten Kennzahlen.
Das Video schließt den Kreis der gesamten 37-teiligen Onboarding-Serie: vom leeren System über Organisationen, Mitarbeiter, Tickets, Zeitbuchung, Pipeline, Billing, Einzelprojekte mit Komponentenbibliothek, Angebot, Pflichtenheft, Vertrag, Umsetzung, Abnahme und Abrechnung bis hin zum laufenden Support. Ein durchgängiges System, in dem jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut.
Das Projekt ist abgerechnet – aber die Zusammenarbeit endet nicht mit der Rechnung. Im Gegenteil: Jetzt beginnt der Teil, der langfristig den Unterschied macht. In diesem Video zeige ich dir, wie du ein abgeschlossenes Einzelprojekt sauber abschließt und den Kunden in ein laufendes Support-Projekt überführst. Du lernst, wie du den Support-Workflow einrichtest, Retainer konfigurierst und mit Insights den Überblick über deine langfristigen Kundenbeziehungen behältst. Und am Ende schließen wir gemeinsam den Kreis – über die gesamte Onboarding-Serie.
Unser Bäckerei-Müller-Projekt ist abgerechnet. Die Rechnungen sind raus, die Subscriptions für Hosting und Wartung laufen. Jetzt geht es darum, das Projekt sauber abzuschließen.
Du öffnest die Projektkonfiguration, gehst auf Settings → Basic Settings und setzt den Projektstatus auf Done. Ab diesem Moment ist das Projekt archiviert. Es werden keine neuen Tickets mehr erstellt, das Projektteam arbeitet nicht mehr aktiv darin. Aber alles bleibt nachvollziehbar: jedes Ticket, jede Zeitbuchung, jedes Dokument, jeder Test.
Wichtig: Subscriptions, die du im Projekt eingerichtet hast, laufen weiter. Das Hosting-Paket wird weiterhin automatisch abgerechnet, auch wenn das Projekt den Status Done hat. Die Abrechnung stoppt erst, wenn du die Subscription Billing explizit deaktivierst oder das Projekt komplett schließt.
Diese klare Trennung bringt Ordnung. Das historische Projekt bleibt als Referenz erhalten. Alles, was ab jetzt kommt, bekommt einen eigenen Rahmen.
Und diesen Rahmen legst du jetzt an. Du gehst in die Projektliste und erstellst ein neues Projekt. Diesmal wählst du den Typ Ongoing statt Single. External, weil es ein Kundenprojekt ist. Du weist es der gleichen Organisation zu – Bäckerei Müller.
Gib dem Projekt einen klaren Namen, zum Beispiel Bäckerei Müller Support. Kategorie Support, Status Implementation, Value Group A, weil es direkt wertschöpfende Arbeit ist.
Auf der rechten Seite konfigurierst du die Task Types, die für den Support relevant sind. Das können Bugs sein, Feature Requests, Server Issues oder allgemeine Anfragen. Dazu die passenden Work Activities: Development, Testing, Consulting, Administration.
Dann weist du Teams und Mitarbeiter zu. Das können dieselben sein wie im Einzelprojekt, oder du stellst ein dediziertes Support-Team zusammen.
Nach dem Speichern erscheint das Projekt in der Projektliste. Der Kunde hat jetzt einen sauberen, neuen Rahmen für die laufende Zusammenarbeit. Getrennt vom historischen Einzelprojekt, aber im gleichen Organisationskontext.
Im laufenden Projekt funktioniert der Alltag anders als im Einzelprojekt. Es gibt keine Angebotsphase, keinen Projektbaum, keine Versionierung. Stattdessen kommen Tickets rein, werden bearbeitet und abgerechnet.
Wenn du deinen Kunden als Guest User eingeladen hast, kann er Tickets direkt im Projekt erstellen. Du erinnerst dich an Video 18 – dort haben wir das eingerichtet. Der Kunde sieht sein Projekt, erstellt ein Ticket, beschreibt sein Anliegen, und dein Team bekommt es sofort in die Pipeline.
Dein Team bearbeitet das Ticket, loggt Stunden, und sobald das Ticket geschlossen wird, wandert es automatisch in den Invoice Review. Am Monatsende prüfst du alle abgeschlossenen Tickets, adjustierst wenn nötig die Stunden, und erstellst die Sammelrechnung. Das kennst du aus Video 21.
Für kleinere Zusatzaufträge mit klarem Umfang gibt es Express Offers. Der Kunde bekommt ein Mini-Angebot direkt aus dem Ticket, bestätigt es, und die Position wird automatisch abgerechnet. Das war Video 26.
Und dann gibt es Retainer. Das ist für viele Support-Beziehungen das ideale Modell. Du definierst ein monatliches Stundenpaket zu einer Pauschale. Zum Beispiel zehn Stunden pro Monat für 1.000 Euro. In den General Billing Settings des Projekts richtest du den Retainer ein: Titel, Pauschale, Stunden pro Monat, interner Referenz-Stundensatz für Überstunden, und ob ungenutzte Stunden in den Folgemonat übertragen werden.
Bei der Rechnungsprüfung unterscheidet Leadtime dann automatisch drei Szenarien: Wenn mehr Stunden verbraucht wurden als enthalten, werden die Überstunden zum Standardsatz abgerechnet. Wenn weniger Stunden verbraucht wurden und kein Carryover aktiviert ist, verfällt das Restvolumen. Und wenn Carryover aktiv ist, werden die übrigen Stunden in den nächsten Monat übernommen.
Retainer geben beiden Seiten Planungssicherheit. Der Kunde weiß, was ihn der Support kostet. Du weißt, mit welchem Umsatz du rechnen kannst.
Die Subscriptions aus dem abgeschlossenen Einzelprojekt laufen dort weiter – das Hosting, die Wartung. Du musst nichts umziehen, solange du die Billing dort aktiv lässt.
Aber du kannst auch neue Subscriptions direkt im laufenden Projekt anlegen. Zum Beispiel ein Support-Paket oder ein SLA mit fester monatlicher Gebühr. Unter Settings → Subscription Billing richtest du das ein, genauso wie du es in Video 36 gelernt hast. Flat-rate für Pauschalen, Variable für mengenbasierte Modelle.
So baust du Schritt für Schritt einen stabilen Recurring Revenue auf. Jedes abgeschlossene Einzelprojekt, das in den Support übergeht, bringt nicht nur einmaligen Umsatz, sondern einen laufenden Einnahmestrom.
Mit der Zeit wachsen deine Support-Projekte. Fünf Kunden, zehn Kunden, zwanzig. Dann brauchst du den Überblick.
In den Sales Insights siehst du den Umsatz pro Projekt über die Zeit. Stelle das laufende Support-Projekt neben das abgeschlossene Einzelprojekt und du siehst den kompletten Customer Lifetime Value. Einmaliger Projektumsatz plus laufende Support-Einnahmen plus Subscriptions.
In den Project Insights analysierst du, wohin die Stunden fließen. Breakdown by Task Type zeigt dir, ob der Kunde hauptsächlich Bugs meldet oder Feature Requests stellt. Breakdown by User zeigt, wer im Team wie viel Support-Arbeit übernimmt. Das sind die Stellschrauben, mit denen du dein Support-Team steuern kannst.
Speichere deine wichtigsten Ansichten als Presets und leg sie aufs Dashboard. So hast du jeden Morgen den Überblick, ohne erst in die Analyse einsteigen zu müssen.
Und damit sind wir am Ende angekommen. Nicht nur am Ende dieses Videos, sondern am Ende der gesamten Onboarding-Serie.
Denk mal zurück an den Anfang. Du hast mit einem leeren System gestartet. Organisationen angelegt, Mitarbeiter eingerichtet, die ersten Einstellungen gemacht. Dann kamen Tickets, Zeitbuchung, Pipeline, Insights. Du hast gelernt, wie Abrechnungen laufen, wie du Rechnungen versendest, wie Dashboards dir den Überblick geben.
Im dritten Block hast du den Bogen zum Einzelprojekt geschlagen. Von der Komponentenbibliothek über die Projektvorlage, das Angebot, das Pflichtenheft, den Vertrag, die Umsetzung, die Abnahme, die Abrechnung bis hierher – zum laufenden Support.
Das ist kein Zufall. Das ist ein System. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Nichts geht verloren, alles ist nachvollziehbar. Vom ersten Kundenkontakt bis zur langfristigen Partnerschaft.
Und wenn der Kunde in sechs Monaten sagt: Wir brauchen einen Online-Shop – dann gehst du zurück zur Komponentenbibliothek, importierst die passende Vorlage, und der Kreislauf beginnt von vorn. Nur dass du diesmal schon alles über diesen Kunden weißt. Jedes Ticket, jede Entscheidung, jede Zeitbuchung.
Das ist Leadtime. Nicht ein weiteres Tool, das du befüllen musst. Sondern ein System, das mit dir arbeitet. Je konsequenter du es nutzt, desto mehr gibt es dir zurück.
Das war die Leadtime Onboarding-Serie. 37 Videos, vom leeren System bis zur langfristigen Kundenbeziehung. Du hast jetzt alles, was du brauchst, um dein Unternehmen mit Leadtime zu steuern. Setz es um. Schritt für Schritt. Und wenn du Fragen hast – wir sind da.
