Gastuser ermöglichen externen Personen – etwa Kunden oder Partnern – den sicheren Zugriff auf ihre eigenen Projekte in Leadtime. Durch klar begrenzte Rechte bleiben interne Daten geschützt, während die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten effizient und transparent abläuft.
Vorteile von Gastusern
Transparente Zusammenarbeit
Externe Personen (z. B. Kunden) können direkt in Projekte eingebunden werden, Aufgaben einsehen oder Feedback geben, ohne separate Kommunikationskanäle zu benötigen.
Zeitersparnis
Projektstände sind jederzeit nachvollziehbar. Rückfragen zu Fortschritt oder Aufgaben entfallen, da Kunden den aktuellen Status selbst einsehen können.
Datensicherheit
Gastuser sehen ausschließlich Projekte, denen ihre Organisation zugeordnet ist. Alle übrigen Daten bleiben ausgeblendet, um die Vertraulichkeit interner Abläufe zu gewährleisten.
Einladen eines Gastusers
1. Mitglied einer Organisation anlegen
Navigieren Sie zu Organisationen.
Wählen Sie die gewünschte Organisation aus.
Öffnen Sie den Reiter Mitglieder und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
Erfassen Sie die Basisdaten des Kontakts (Name, Position, E-Mail-Adresse).
2. Zugang zum System erlauben
Aktivieren Sie die Option Zugriff auf das System erlauben.
Wählen Sie unter Benutzerrolle die Rolle Gast aus.
3. Einladung senden
Speichern Sie den Datensatz.
Der eingeladene Gast erhält automatisch eine E-Mail mit einem Magic Link, über den er sich einmalig anmeldet.
Die bisherige Passwortvergabe entfällt – die Anmeldung erfolgt ausschließlich über per E-Mail versendete temporäre Zugangscodes.
4. Erster Login
Nach Klick auf den Magic Link wird der Benutzer auf eine Begrüßungsseite geführt.
Dort bestätigt er seine E-Mail-Adresse und kann sofort auf die für ihn freigegebenen Projekte zugreifen.
Rechte und Einschränkungen von Gastusern
Zugriff nur auf Projekte der eigenen Organisation
Keine Einsicht in interne Projekte oder interne Kommunikation
Nutzungsmöglichkeiten:
Aufgaben einsehen und kommentieren
Fortschritt verfolgen
Dateien oder Feedback hinterlassen
Kein Zugriff auf:
Fakturierung
Zeiterfassung anderer Mitarbeiter
Organisations- oder Mitarbeitereinstellungen
Diese Struktur gewährleistet maximale Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz für externe Partner.