Organisation – Abrechungseinstellungen

Im Bereich Rechnungseinstellungen definieren Sie organisationsspezifische Abrechnungsparameter, die festlegen, wie Rechnungen, Mahnungen und Stornierungen für eine bestimmte Organisation erstellt werden. Diese Einstellungen können die allgemeinen Workspace-Regeln überschreiben, um kundenindividuelle Zahlungsbedingungen und Texte zu ermöglichen.

Zu finden:

Navigieren Sie zu Organisationen → [Organisation auswählen] → Einstellungen → Rechnungseinstellungen.

Zweck

In den Organisationseinstellungen können Sie festlegen, dass einzelne Kunden andere Abrechnungs- oder Mahnregeln erhalten als im Workspace-Standard vorgesehen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie mit unterschiedlichen Kundentypen, Vertragsformen oder Zahlungsmodalitäten arbeiten.

Der Workspace-Standard zu den Abrechnungsoptionen: Abrechnung

1. Individuelle Vereinbarungen mit Großkunden

Große Unternehmen, Konzerne oder öffentliche Auftraggeber haben häufig eigene Vertragsbedingungen.

• Längere Zahlungsziele (z. B. 60 statt 30 Tage)

• Keine Mahngebühren oder Verzugszinsen

• Spezielle Ansprechpartner oder Rechnungslayouts

Durch organisationsspezifische Einstellungen können Sie diese Vorgaben exakt abbilden, ohne Ihre allgemeinen Workspace-Regeln zu verändern.

2. Kundenspezifische Stundensätze

Nicht jeder Kunde wird zu denselben Konditionen abgerechnet.

• Bestandskunden erhalten häufig günstigere Konditionen.

• Projektbasierte Kunden zahlen je nach Leistungsumfang oder Branche unterschiedliche Stundensätze.

• Langfristige Partner bekommen feste Pauschalen, während Ad-hoc-Kunden höhere Stundensätze haben.

Ein kundenspezifischer Stundensatz in den Organisationseinstellungen stellt sicher, dass alle abrechenbaren Leistungen automatisch mit dem richtigen Tarif bewertet werden – ohne manuelle Anpassung bei der Rechnungserstellung.

3. Kulanzregelungen für wichtige Kunden

Bei strategisch bedeutsamen Kunden kann es sinnvoll sein, Mahnungen zurückhaltender zu gestalten:

• Mahngebühren deaktivieren

• Freundlichere Erinnerungstexte

• Längere Zahlungsfristen

So bleibt die Kundenbeziehung positiv, auch wenn Zahlungen einmal verspätet eingehen.

4. Strengere Regeln für risikoreiche Kunden

Für Kunden mit unzuverlässigem Zahlungsverhalten können Sie schärfere Mahnregeln definieren:

• Kürzere Zahlungsfristen

• Frühzeitige Erinnerungen

• Höhere Mahngebühren oder Zinsaufschläge

Das sorgt für schnellere Zahlungseingänge und senkt das Risiko offener Forderungen.

5. Internationale Kunden und rechtliche Unterschiede

Bei internationalen Projekten können Sie landesspezifische Besonderheiten berücksichtigen, z. B.:

• Unterschiedliche Zinssätze oder Mahnfristen

• Rechnungswährung und Sprache

• Abweichende gesetzliche Vorgaben

Dadurch bleibt Ihre Rechnungslegung rechtskonform und klar verständlich – unabhängig vom Land des Kunden.

Grundlegende Rechnungseinstellungen

• Stundensatz: Legt den individuellen Stundensatz für diese Organisation fest. Dieser Wert wird für alle abrechenbaren Zeiten verwendet.

• Rechnungssprache: Sprache, in der Rechnungen generiert werden (z. B. Deutsch oder Englisch).

Der Workspace-Standard zu den Abrechnungsoptionen: Abrechnung

Mahnwesen und Verzugszinsen

• Tage bis zur Fälligkeit: Anzahl der Tage nach Rechnungsstellung, bis die Zahlung fällig ist.

• Mahngebühr aktivieren: Steuert, ob Mahngebühren erhoben werden. Optionen:

  • Von den Workspace-Einstellungen vererbt

  • Aktiviert

  • Deaktiviert

• Mahngebühr: Betrag, der bei überfälligen Rechnungen berechnet wird.

• Verzugszinsen aktivieren: Legt fest, ob Zinsen auf überfällige Rechnungen erhoben werden.

  • Von den Workspace-Einstellungen vererbt

  • Aktiviert

  • Deaktiviert

• Basiszins: Grundlage für die Zinsberechnung.

• Verzugszins: Prozentualer Aufschlag auf den Basiszins.

Basiszins und Verzugszins – kurz erklärt

Basiszins

Der Basiszinssatz wird von der Europäischen Zentralbank bzw. der Deutschen Bundesbank festgelegt und dient als Referenzwert für die Berechnung von Verzugszinsen. Er verändert sich halbjährlich (zum 1. Januar und 1. Juli).

Verzugszins

Der Verzugszins ist der Aufschlag auf den Basiszins, den ein Schuldner zahlen muss, wenn er eine Rechnung nicht rechtzeitig begleicht.

In der Regel gilt (nach BGB §288):

• Privatkunden: Basiszins + 5 %

• Unternehmen: Basiszins + 9 %

In Leadtime können Sie beide Werte individuell einstellen, um je nach Kundenart oder Vertrag die korrekten Zinssätze für verspätete Zahlungen anzuwenden.

Bausteintexte auf Rechnungen und Mahnungen

Diese Textbausteine erscheinen automatisch auf Rechnungen und Mahnungen und können individuell angepasst werden.

Rechnungstexte:

• Rechnungsbegrüßung: Der Textbaustein für die Begrüßung auf Rechnungen, der automatisch eingefügt wird. Er kann angepasst werden, um den Kunden spezifisch anzusprechen.

• Rechnungsfußzeile: Hier kann ein Text hinterlegt werden, der als Fußzeile auf jeder Rechnung erscheint. Dieser könnte Zahlungsanweisungen oder Kontodaten enthalten.

• Erinnerungsgebühren-Warnung: Dieser Textbaustein wird verwendet, wenn die erste Mahnung fällig wird. Er informiert den Kunden über die anfallenden Mahngebühren und Zinsen, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird.

Erinnerungstexte:

• Begrüßung der ersten Erinnerung: Dieser Text wird in der ersten Mahnung verwendet, um den Kunden höflich daran zu erinnern, dass die Zahlungsfrist überschritten wurde.

• Fußzeile der ersten Erinnerung: Dieser Text erscheint am Ende der ersten Mahnung und erklärt, welche Gebühren und Zinsen fällig werden, wenn die Rechnung weiterhin unbezahlt bleibt.

• Begrüßung der zweiten Erinnerung: Dieser Text ist für die zweite Mahnung vorgesehen. Er weist den Kunden darauf hin, dass es sich um die finale Mahnung handelt.

• Fußzeile der zweiten Erinnerung: Der abschließende Text der zweiten Mahnung, der den Kunden über mögliche rechtliche Schritte informiert, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Stornierung:

• Inhalt der Stornierung: Dieser Text wird verwendet, wenn eine Rechnung storniert wird. Er erklärt, dass die Rechnung zurückgezogen und keine Zahlung mehr erforderlich ist.

Verfügbare Makros

Der Workspace-Standard zu den Abrechnungsoptionen: Abrechnung