Leadtime zielt darauf ab, die Produktivität im Unternehmen systematisch zu verbessern. Dazu müssen wir Produktivität genau quantifizieren – und die naheliegendste Einheit dafür ist Zeit.
Gerade für ein Dienstleistungsunternehmen verkörpert Zeit eine extrem wertvolle Ressource: Das Geschäftsmodell letztlich darauf, Arbeitszeit von Mitarbeitern an Kunden zu verkaufen. Jede Aktivität im Unternehmen verbraucht Zeit - egal ob es sich um Arbeit an einem Kundenprojekt oder einem Gespräch auf dem Flur handelt. Und natürlich ist nicht jede dieser Aktivitäten gleich produktiv. Daher sollte das Management ein tiefes Verständnis darüber entwickeln, wie die im Unternehmen vorhandene Arbeitszeit eingesetzt wird. Und in diesem Sinne kommen wir um eine vollumfängliche Zeiterfassung nicht herum.
Nach unserer Erfahrung nutzen viele Unternehmen der Branche Zeiterfassung leider nur inkonsequent – zum Beispiel nur zur Abrechnung von Kundenprojekten. Der Grund ist, dass Zeiterfassung bei Mitarbeitern häufig unbeliebt ist; es fühlt sich einfach ein bisschen nach Überwachung und Kontrolle an. Und dieses Argument wollen wir nicht mal von der Hand weisen: Natürlich geht es genau darum. Wir wollen ein umfassendes Bild davon bekommen, wie die im Unternehmen verfügbare Arbeitszeit verwendet wird – schliesslich bezahlen wir ja auch dafür in der Form von Gehältern. Dabei ist es aber nicht unser Ziel, den einzelnen Mitarbeiter anzuklagen. Uns geht es darum, Strukturen im Zeitverbrauch des Unternehmens zu analysieren und Verbesserungspotentiale für die Gesamt-Produktivität aufzudecken.
Es liegt auf der Hand: Eine lückenlose Zeiterfassung ist für eine Organisation ausgesprochen nützlich und aufschlussreich; dennoch nutzen viele Unternehmen dieses mächtige Instrument nicht konsequent oder verzichten sogar ganz darauf. Dies sind die häufigsten Gründe:
Zeiterfassung wird von Mitarbeitern oft als eine Form von Micromanagement wahrgenommen, was zu Unbehagen und Widerständen führen kann. Mitarbeiter schätzen oft ein gewisses Maß an Autonomie in ihrer Arbeit. Wenn sich die Wahrnehmung durchsetzt, dass die neuen Massnahmen als Mittel zur Überwachung und Kontrolle eingesetzt werden sollen, kann dies das Vertrauen zwischen Management und Belegschaft untergraben. Statt als Instrument zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität wird die Zeiterfassung dann als Zeichen mangelnder Wertschätzung ihrer Professionalität empfunden.
Die Implementierung eines aufgabenbezogenen Time Trackers kann von Mitarbeitern als hinderlich oder umständlich wahrgenommen werden. Für wirklich aussagekräftige Daten ist es nämlich unerlässlich, dass die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten in Echtzeit dokumentieren. Und gerade wenn sie dazu regelmäßig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, kann das als störende Unterbrechung des natürlichen Arbeitsflusses empfunden werden. Dies gilt natürlich besonders in kreativen oder stark fokussierten Arbeitsbereichen wie etwa der Entwicklung von Code, wo jede Unterbrechungen der Konzentration sich sehr frustrierend anfühlen kann. Zeiterfassung wird dann als überflüssige Zusatzarbeit empfunden, die nicht direkt zur Produktivität oder zur Qualität der geleisteten Arbeit beiträgt.
Oftmals unterschätzt das Management, wie nützlich sauber erfasste Zeiterfassungsdaten für die Steuerung des Unternehmens und die strategische Entscheidungsfindung wirklich wären. Zeiterfassung liefert wertvolle Einblicke in Arbeitsabläufe, Mitarbeiterauslastung und Projekteffizienz. Diese Informationen sind kritisch, um fundierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisung, Budgetierung und Prozessoptimierung zu treffen.
Die Annahme, dass ein Unternehmen, nur weil es bisher ohne formelle Zeiterfassung erfolgreich war, auch in Zukunft keine solche Systeme benötigt, ist ein kognitiver Bias, der die Anpassungsfähigkeit und zukünftige Wettbewerbsfähigkeit der Organisation gefährden kann. Dieses Argument übersieht die dynamische Natur des Geschäftsumfelds und die stetig wachsenden Anforderungen an Effizienz und Produktivität. In frühen Phasen des Unternehmens mag ein informeller oder ad-hoc-Ansatz zur Zeitverwaltung ausreichend gewesen sein. Mit dem Wachstum des Unternehmens, der Zunahme an Mitarbeitern und der steigenden Komplexität der Projekte wird jedoch ein systematischer Ansatz zur Zeiterfassung aber immer notwendiger und wirkmächtiger. Denn der Arbeitszeitverlust durch ineffiziente Prozesse und ergebnislose Meetings multipliziert sich mit jedem neuen Mitarbeiter.
Wir empfehlen also ausdrücklich, dass Sie Ihr Team bei der Einführung von Zeiterfassung abholen. Idealerweise bereiten Sie eine Präsentation vor, in der Sie die wichtigsten Vorteile darlegen und das System vorstellen. Im folgenden die wichtigsten Argumente, die für eine konsequente Zeiterfassung sprechen:
Bewussterer Zeiteinsatz. Die Dokumentation des eigenen Zeiteinsatzes fördert einen bewussteren Umgang mit der Zeit. Mitarbeiter erkennen, wie viel Zeit für unproduktive Tätigkeiten wie zielloses Surfen oder Nutzung von Social Media verwendet wird.
Klarerer Fokus. Zeiterfassung unterstützt die Konzentration auf einzelne Aufgaben, statt ineffektives Multitasking zu betreiben. Dies begünstigt eine zufriedenstellende Arbeitsweise in handhabbaren Aufgabenpaketen.
Weniger Stress. Ein klareres Bild der eigenen Leistungsfähigkeit und Arbeitsmenge hilft bei der Priorisierung von Aufgaben und beim Setzen realistischer Ziele, was den Stresspegel reduziert.
Mehr Eigenverantwortung. Das Bewusstsein, dass jede Minute zählt, stärkt Konzentration und Motivation, was zu einer erhöhten Arbeitszufriedenheit führt.
Synchronisierung des Teams. Zeiterfassung sorgt für einen einheitlichen Informationsstand im Team, was entscheidend für die Einhaltung von Deadlines und die Koordination von Teamaktivitäten ist.
Fortschrittsmessung. Führungskräfte können den Fortschritt des Teams überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Bessere Lastenverteilung. Durch ein Tracking der Arbeitszeit können Ungleichgewichte in der Arbeitsverteilung erkannt und angepasst werden. So lässt sich sicherstellen, dass die Arbeitslast gerecht verteilt ist.
Identifikation von Verbesserungspotenzialen. Durch die Analyse der Arbeitszeiten können Bereiche identifiziert werden, in denen die Effizienz und Produktivität des Teams oder einzelner Mitglieder gesteigert werden können.
Belastbarere Angebote. Durch die präzise Erfassung der für verschiedene Aufgaben und Projekte aufgewendeten Zeiten können Unternehmen nach und nach immer genauere Kostenschätzungen vornehmen. Dies ermöglicht es ihnen, realistischere und wettbewerbsfähigere Angebote zu erstellen, die sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden vorteilhaft sind. Transparente Rechnungen stärkt das Vertrauen der Kunden in die Effizienz und Fairness des Unternehmens und signalisieren Professionalität und Zuverlässigkeit.
Sicherstellung rentabler Projekte. Auch für Unternehmen, die Pauschalpreise veranschlagen, ist die Zeiterfassung unverzichtbar. Ohne Zeiterfassung kann unbemerkt bleiben, dass einige Projekte mehr Ressourcen verschlingen, als sie einbringen. Mit einer präzisen Zeiterfassung können Sie sicherstellen, dass jedes Projekt nicht nur Ihre Kunden zufriedenstellt, sondern auch finanziell tragbar bleibt.
Wenn Sie eine flächendeckende Zeiterfassung einführen, ist es wichtig, die Ängste und Bedenken Ihrer Mitarbeiter ernst zu nehmen. Betonen Sie, dass es sich um einen notwendigen organisatorischen Professionalisierungsschritt handelt. Machen Sie deutlich, dass das Unternehmen ab einer bestimmten Größe ohne diesen Schritt nicht mehr effektiv gesteuert werden kann. Weisen Sie in diesem Zusammenhang auf bestehende organisatorische Schmerzpunkte im Unternehmen hin. Und vor allem: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Wenn der Chef seine Zeit nicht sauber erfasst, überträgt sich dieser nachlässige Arbeitsstil auf das Team.
Leadtime integriert die Zeiterfassung nahtlos in den Arbeitsalltag und ermöglicht eine einfache und intuitive Zeiterfassung. Zu den wichtigsten Funktionen von Leadtime im Bereich Zeiterfassung gehören:
Aufgabenbasierte Erfassung: Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeit direkt auf spezifische Aufgaben und Projekte, wodurch alle erbrachten Leistungen genau erfasst und zugeordnet werden.
Automatische Erinnerungen: Leadtime erinnert die Mitarbeiter automatisch daran, ihre Zeit zu erfassen, um vergessene Einträge zu vermeiden und eine vollständige Dokumentation sicherzustellen.
Umfassende Berichte: Leadtime bietet aussagekräftige Berichte und Analysen zur Zeiterfassung, die dem Management wertvolle Einblicke in Produktivität, Projektprofitabilität und Mitarbeiterauslastung geben.
Anpassbare Einstellungen: Leadtime lässt sich an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, wie zum Beispiel die Definition unterschiedlicher Aktivitätstypen oder das Einrichten individueller Zeitkonten für Mitarbeiter.
