Woran erkennt ein Dienstleistungs-Unternehmen, wie produktiv es ist? Die Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Die Herausforderung besteht darin, eine Metrik zu finden, die sowohl aussagekräftig als auch praktisch umsetzbar ist.
Auf den ersten Blick scheinen zum Beispiel Gewinn oder Umsatz gute Indikatoren für die Produktivität zu sein. Sie spiegeln schließlich das finanzielle Ergebnis der Bemühungen des Unternehmens wider. Allerdings sind diese Kennzahlen etwas zu abstrakt: Es liegt eben nicht nur an der Produktivität der Mitarbeiter, wieviel Umsatz das Unternehmen erzielt. Umsatz und Gewinn sind von Faktoren beeinflusst, die außerhalb des direkten Einflussbereichs des Einzelnen liegen – zum Beispiel von Marktbedingungen, Preisstrategien oder Kostenstrukturen.
Da dieser Ansatz zu ungenau ist und sich nur rückwirkend messen lässt, verwenden wir in Leadtime einen Produktivitätsbegriff, der sich daran orientiert, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit die Mitarbeiter mit wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.
Dazu wird die gesamte im Unternehmen vorhandene Arbeit in vier Kategorien (”Wertgruppen”) eingeteilt:
Wertgruppe | Beschreibung | Beispiele |
A) Wertschöpfende Aktivitäten | Tätigkeiten, die direkt zur Generierung von Umsatz beitragen und unmittelbar für den Kunden sichtbar sind. | Entwicklungsprojekte für Kunden, Kundenaufträge, Dienstleistungen im Rahmen von Kundenprojekten. |
B) Indirekt wertschöpfende Aktivitäten | Aufgaben, die nicht direkt Umsatz generieren, aber die Leistungserbringung unterstützen und optimieren. | Qualitätsmanagement, interne Projektplanung, Dokumentation, Ressourcenverwaltung. |
C) Administrative Aktivitäten | Aufgaben, die zur Verwaltung und Aufrechterhaltung des Unternehmens notwendig sind, aber keinen direkten Kundennutzen bringen. | Buchhaltung, Rechnungswesen, Personalverwaltung, interne Meetings. |
D) Waste | Zeitverluste oder Tätigkeiten, die keinen Mehrwert für das Unternehmen oder den Kunden generieren und vermieden oder reduziert werden sollten. | Unproduktive Wartezeiten, technische Störungen, ineffiziente Prozesse, unnötige Meetings. |
In welche Wertgruppe ein Projekt fällt, kann in den Projekteinstellungen definiert werden Projekte → [Projekt auswählen] → Reiter Einstellungen
Eine hohe Produktivität bedeutet also demnach, dass die Mitarbeiter einen grossen Teil Ihrer Arbeitszeit in Wertgruppe A, also wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.
Damit ist es möglich, in Echtzeit zu überwachen, wie produktiv das Unternehmen arbeitet, und schnell Korrekturen vorzunehmen.
Die eigenen Zeiterfassungsdaten liefern eine aussagekräftige Kenngröße für die Qualität der Arbeit. Diese kann von Mitarbeitern einfach und zeitnah beeinflusst und verbessert werden. Der Fokus liegt auf der tatsächlichen Nutzung der verfügbaren Arbeitszeit, was eine realistische Einschätzung der Produktivität ermöglicht.
Eine Einteilung der Arbeitszeit in Wertgruppen kann helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Zeit verschwendet wird, und bietet damit eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Darüber hinaus fördert sie ein Bewusstsein für Zeitmanagement und Priorisierung bei den Mitarbeitern.
Der Begriff Kapazität bezeichnet die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit eines Mitarbeiters pro Woche. Bei einer Vollzeitstelle entspricht dies in der Regel 40 Stunden pro Woche.
Die Gesamtkapazität eines Unternehmens ergibt sich aus der Summe aller individuellen Kapazitäten. Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern, die jeweils 40 Stunden pro Woche leisten, verfügt somit über eine Gesamtkapazität von 400 Stunden pro Woche.
In Leadtime erfolgt die Kapazitätsplanung auf Wochenbasis, da die verfügbare Arbeitszeit im Unternehmen laufenden Schwankungen unterliegt – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Teilzeitregelungen. Diese Veränderungen werden in der Produktivitätsmessung berücksichtigt, um eine realistische Darstellung der tatsächlich nutzbaren Arbeitszeit zu gewährleisten.
Letztlich hängt die Produktivität – und damit auch der Erfolg eines Unternehmens – davon ab, wie die verfügbare Kapazität genutzt wird. Wird die gesamte Arbeitszeit eines Mitarbeiters beispielsweise für abrechenbare Kundenprojekte eingesetzt, entspricht dies einer Produktivität von 100 Prozent.
Um eine derart genaue Messung von Produktivität zu erreichen, messen wir in Leadtime Zeit auf drei Ebenen:
Dies bezeichnet die Zeit, die ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringt. Der Mitarbeiter checkt morgens in das System ein und abends aus. Diese Anwesenheitszeit wird mit der im System hinterlegten, vertraglich vereinbarten Arbeitszeit des Mitarbeiters verglichen. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise laut Vertrag 8 Stunden Anwesenheit schulden, aber nur 7,5 Stunden anwesend sein, entstehen 0,5 Minusstunden.
Anwesenheits-Tracking (Ein- und Ausstempeln)
Mitarbeiter sollen ihre gesamte Anwesenheitszeit durch Zeitbuchungen auf Tickets und Aufgaben dokumentieren. Leadtime vergleicht die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit mit den am Tag getätigten Ticketbuchungen. Ein Mitarbeiter mit 8 Stunden Anwesenheit, der insgesamt 6,5 Stunden auf fünf verschiedene Tickets gebucht hat, hat also 1 Stunde Bürozeit nicht dokumentiert.
Hier können Tagesziele festgelegt werden, welchen Anteil ihrer Arbeitszeit Mitarbeiter mit wertschöpfender, also direkt umsatzbringender Arbeit verbringen sollen. Für Entwickler kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen hohen Wert wie 6 Stunden festzulegen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter täglich mindestens 6 Stunden abrechenbare Zeit innerhalb seiner dokumentierten Arbeitszeit buchen sollte.
