Zeiterfassung dient dazu, Arbeitszeiten präzise Projekten oder konkreten Aufgaben zuzuordnen. So lässt sich nachvollziehen, wie viel Zeit in welche Aktivitäten investiert wurde – ob in allgemeine Tätigkeiten oder spezifische Aufgaben innerhalb eines Projekts.
In Leadtime können Benutzer ihre Zeit auf zwei Ebenen erfassen:
Projektbezogen – für allgemeine, nicht auf eine einzelne Aufgabe beschränkte Tätigkeiten
Aufgabenbezogen – für konkrete, klar definierte Arbeitsschritte innerhalb eines Projekts. Zeitbuchungen auf Aufgabenebene werden immer dem zugehörigen Projekt zugerechnet, wodurch beide Ebenen in der Zeitauswertung sichtbar bleiben.
Diese Unterscheidung ermöglicht sowohl eine grobe Übersicht über den Ressourceneinsatz als auch eine detaillierte Analyse der geleisteten Arbeit.
→ Über Projekte
→ Über das Ticketsystem
Die hier beschriebenen Buchungsmethoden gelten rückwirkend (retroaktiv). Das bedeutet:
Die jeweilige Aufgabe oder Tätigkeit wurde bereits abgeschlossen, und die Arbeitszeit wird im Nachhinein eingetragen – etwa, um die geleistete Arbeit nachträglich zu dokumentieren oder Berichte zu vervollständigen.
Diese Methode ist nützlich, wenn Aufgaben bereits erledigt sind oder wenn das Erfassen in Echtzeit nicht möglich war. Allerdings kann sie naturgemäß zu Ungenauigkeiten führen, da die Erinnerung an die tatsächliche Dauer oft unpräzise ist.
Für eine exaktere Zeiterfassung empfiehlt sich die Echtzeiterfassung mit dem integrierten Timetracker.
Der Timetracker ist das in der Kopfleiste von Leadtime eingebaute Zeiterfassungs-Widget und ermöglicht es, Arbeitszeit während der Durchführung einer Aufgabe mitzustoppen.
Er liefert damit die genauesten und verlässlichsten Daten.
Dieses Thema wird im separaten Artikel „Der Timetracker“ ausführlich behandelt.
Zum Time-Tracker
Das Erfassen von Zeit auf Projektebene eignet sich für Tätigkeiten, die keinem spezifischen Ticket oder keiner Aufgabe zugeordnet sind. So können beispielsweise alle Marketing-Aktivitäten gesammelt auf das Projekt „Marketing“ gebucht werden, ohne für jede einzelne Maßnahme eine Aufgabe anlegen zu müssen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter erstellt allgemeine Social-Media-Posts. Diese Arbeit gehört zum Projekt „Marketing“, ist aber keiner spezifischen Aufgabe zugeordnet.
→ Die Zeit wird direkt auf das Projekt gebucht.
Vorgehen:
Navigieren Sie zum gewünschten Projekt.
Öffnen Sie den Reiter „Aufgewendete Zeit“ oder klicken Sie auf das Icon mit den drei Pünktchen auf der rechten Seite neben dem Button “Aufgabe hinzufügen” im Header.
Klicken Sie auf „Zeit buchen“.
Wählen Sie im Dialog den Reiter „Zeiterfassung“.
Geben Sie Dauer, Aktivität und optional einen Kommentar ein.
Speichern Sie die Buchung.
Das Projekt ist dabei bereits voreingestellt, sodass nur noch die Details ergänzt werden müssen.
Das Buchen auf Aufgabenebene ermöglicht eine feinere Nachverfolgung und ist besonders nützlich bei Aufgaben, die arbeitsteilig oder mehrfach bearbeitet werden.
Beispiel:
Innerhalb des Projekts „Marketing“ existiert die Aufgabe „Newsletter erstellen“.
→ Die Zeit wird direkt auf diese Aufgabe gebucht, um die Tätigkeit präzise zu dokumentieren.
Vorgehen:
Öffnen Sie die gewünschte Aufgabe im Projekt.
Klicken Sie auf das Uhren-Symbol.
Wählen Sie im Dialog „Zeit buchen“ den Reiter „Zeiterfassung“.
Tragen Sie Start- und Endzeit oder Dauer ein.
Wählen Sie die Aktivität und fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
Speichern Sie die Buchung.
Damit wird die gebuchte Zeit automatisch dem übergeordneten Projekt zugeordnet, bleibt aber zugleich der spezifischen Aufgabe zugewiesen.
