Damit Sie das Ticketmanagement in Leadtime effektiv nutzen können, sollten zunächst alle Aktivitäten Ihres Unternehmens in einer klaren Projektstruktur abgebildet werden.
Jede Aufgabe steht immer im Kontext eines Projekts – egal, ob es sich um Kundenarbeit oder interne Themen handelt.
Die Projektstruktur legt also das Fundament, auf dem Tickets, Zeitbuchungen und Auswertungen aufbauen.
Alles über Projekte
Digitale Dienstleistungsunternehmen arbeiten in der Regel mit zwei grundlegenden Projektarten: Einzelprojekten und fortlaufenden Projekten.
Beide unterscheiden sich deutlich in Planung, Ablauf und Abrechnung – und genau diese Unterschiede bildet Leadtime systematisch ab.
Einzelprojekte sind klar abgegrenzte Vorhaben mit definiertem Start und Ziel.
Sie beginnen meist mit einem Angebot: Der Dienstleister plant im Voraus, welche Leistungen erbracht werden sollen, und legt eine Kalkulation vor.
Nach Annahme durch den Kunden startet die Umsetzung.
Unabhängig von der tatsächlichen Laufzeit wird am Ende auf Basis des Angebots eine Gesamtrechnung erstellt – in der Regel nach Abnahme oder Erreichen des Projektziels.
Beispiel: Eine Agentur plant für einen Kunden eine Website. Nach Freigabe des Angebots wird die Umsetzung gestartet, nach Abnahme einmalig abgerechnet – das ist ein typisches Einzelprojekt.
Fortlaufende Projekte entstehen häufig aus bestehenden Kundenbeziehungen.
Der Kunde hat Vertrauen aufgebaut und reicht regelmäßig kleinere Aufgaben oder Anpassungen ein.
Hier gibt es keine Angebotsphase: Die Zeiten werden direkt auf die einzelnen Tickets gebucht, und nach Aufwand abgerechnet.
Sobald ein Ticket erledigt ist, wandert es in den Abrechnungsbereich.
Die Rechnung erfolgt meist monatlich gesammelt über alle erledigten Tickets.
Solche Projekte bleiben dauerhaft geöffnet – neue Aufgaben können jederzeit hinzugefügt werden.
Typische Beispiele sind Support-, Wartungs- oder Retainer-Projekte.
Leadtime unterscheidet grundsätzlich zwischen externen (kundenbezogenen) und internen Projekten.
Zusätzlich kann jedes Projekt einer Wertgruppe (A–D) zugeordnet werden, die angibt, ob und in welchem Maß das Projekt wirtschaftlichen Wert erzeugt.
Externe Projekte sind alle Arbeiten, die im Auftrag eines Kunden erfolgen – sie bilden die wertschöpfende Arbeit des Unternehmens.
In Leadtime werden sie in zwei Typen unterteilt:
Einmalige, klar definierte Kundenaufträge, die im Voraus geplant, kalkuliert und nach Abschluss wie angeboten abgerechnet werden.
Gehen Sie Ihre Auftragsbücher durch: Welche großen Kundenaufträge sind aktiv? Diese sollten als externe Einzelprojekte angelegt werden.
Diese Kategorie bildet die tägliche, spontane Zusammenarbeit mit Bestandskunden ab.
Hier werden Aufgaben direkt per Ticket eingereicht, bearbeitet und nach Aufwand abgerechnet.
Typische Beispiele: Supportleistungen, kontinuierliche Beratung oder kleinere Weiterentwicklungen.
Legen Sie für jede laufende Kundenbeziehung ein externes laufendes Projekt an.
Wertgruppe A: wertschöpfende Arbeit
Neben der Kundenarbeit sollten auch alle internen Aktivitäten des Unternehmens als Projekte erfasst werden.
So können Mitarbeiter ihre Zeiten präzise zuordnen und die Produktivität wird über alle Tätigkeiten hinweg messbar.
Interne Projekte lassen sich nach ihrer Wertigkeit weiter differenzieren:
B – Indirekt wertschöpfend: Projekte, die den Wert des Produkts oder der Dienstleistung erhöhen, aber keinen Umsatz erzeugen. Beispiel: Produktentwicklung, Qualitätsmanagement.
C – Nicht wertschöpfend: Administrative Tätigkeiten ohne direkten Einfluss auf Wert oder Umsatz, z. B. Buchhaltung oder Personalverwaltung.
D – Waste: Aktivitäten, die keinen produktiven Wert erzeugen – z. B. Ausfälle, Unterbrechungen oder gescheiterte Projekte.
Alles über Wertgruppen
Analysieren Sie Abteilungen, die indirekt an der Wertschöpfung beteiligt sind – z. B. Qualitätsmanagement.
Legen Sie diese als laufende Projekte der Wertgruppe B an.
Wertgruppe B: indirekt wertschöpfende Arbeit
Im Produktmanagement kann es sinnvoll sein, neue Produktentwicklungen als Einzelprojekte anzulegen.
Wertgruppe B: indirekt wertschöpfende Arbeit
Identifizieren Sie interne, kontinuierliche Prozesse – z. B. Buchhaltung, Controlling oder Rechtsabteilung – und legen Sie für jeden Bereich ein fortlaufendes internes Projekt der Wertgruppe C an.
Wertgruppe C: nicht wertschöpfende Arbeit
Für zeitlich begrenzte interne Themen wie Büroumzüge oder Messevorbereitungen empfiehlt sich ein eigenes Projekt der Kategorie C.
Wertgruppe C: nicht wertschöpfende Arbeit
Leadtime enthält bewusst eine eigene Kategorie für Waste (Verschwendung), um unproduktive Zeit sichtbar zu machen.
Das schafft Transparenz in den Auswertungen.
Beispiele:
Gescheiterte Projekte: Nachträglich als Einzelprojekt der Kategorie „Waste“ umstellen.
Technische Ausfälle: Laufendes Projekt „Technische Störungen“ anlegen und Ausfallzeiten dort buchen.
Geplante Unterbrechungen: Auch Events oder Bürofeiern können – aus betriebswirtschaftlicher Sicht – als Waste dokumentiert werden.
Wir empfehlen, mindestens ein laufendes internes Waste-Projekt anzulegen und für typische Zeitverluste separate Tickets zu erstellen.
So lässt sich am Jahresende exakt nachvollziehen, welche Kosten durch Störungen, Ausfälle oder Leerlauf entstanden sind.
Wertgruppe D: Waste
Alles über Projekte
