In Leadtime wird jede Art von Arbeitsleistung als Projekt erfasst – unabhängig davon, ob sie für Kunden oder für interne Zwecke erfolgt. Diese Struktur ermöglicht es, alle Tätigkeiten im Unternehmen transparent zu planen, nachzuvollziehen und auszuwerten. Dabei unterscheidet Leadtime grundsätzlich zwischen externen und internen Projekten.
Alles zur Projektstruktur in Leadtime
Externe Projekte sind abrechenbare Kundenprojekte, die direkten Umsatz generieren. Sie bilden das operative Kerngeschäft Ihres Unternehmens ab und umfassen typischerweise:
Kundenaufträge
Implementierungs- oder Beratungsprojekte
Wartungs- und Supportverträge
Retainer oder laufende Servicepakete
Ziel:
Die erfasste Arbeitszeit in diesen Projekten dient als Grundlage für Rechnungen, Angebote und Umsatzanalysen.
Interne Projekte sind nicht direkt abrechenbar, aber essenziell für den Betrieb und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Dazu zählen:
Administrative Aufgaben (z. B. Buchhaltung, Personal, Organisation)
Vertriebs- und Marketingaktivitäten
Forschung, Entwicklung und Produktarbeit
Strategische Initiativen und interne Verbesserungen
Ziel:
Arbeitszeiten in internen Projekten werden zur internen Kostenkontrolle und Effizienzbewertung genutzt – sie tragen indirekt zur Wertschöpfung bei.
Sowohl externe als auch interne Projekte können laufend oder einmalig sein:
Einmalige Projekte: haben ein klares Ziel (z. B. Produkteinführung, Kundenprojektabschluss).
Laufende Projekte: bilden kontinuierliche Tätigkeiten ab (z. B. Marketing, Support, Betreuung).
So behalten Sie sowohl wiederkehrende Prozesse als auch abgeschlossene Initiativen im Blick.
Angenommen, Ihr Unternehmen betreut Kundenprojekte, arbeitet parallel an neuen Produkten und erledigt fortlaufende interne Aufgaben wie Marketing und Buchhaltung.
Eine klare interne Struktur im Bereich „Ihr Unternehmen / Interne Projekte“ könnte dabei wie folgt aussehen:
Vertrieb – Pflege von Leads, Kaltakquise, Kundennachverfolgung
Marketing – Kampagnenplanung, Content-Erstellung, Websitepflege
Buchhaltung – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsabgleich
Produktentwicklung – Planung und Umsetzung neuer Funktionen oder Services
Diese Struktur sorgt dafür, dass interne Arbeitszeiten präzise erfasst werden können und operative Tätigkeiten klar von strategischen Projekten getrennt bleiben.
Aktivitäten erfassen: Alle wiederkehrenden Aufgaben (z. B. Akquise, Buchhaltung) sollten über Tickets im jeweiligen internen Projekt dokumentiert werden.
Zeitbuchung ohne Ticket: Für gleichförmige Tätigkeiten (z. B. Buchhaltung) können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt auf das Projekt buchen.
Einzelprojekte für Ziele: Für klar abgegrenzte interne Vorhaben (z. B. Produktentwicklung) empfiehlt sich ein eigenes Projekt mit definierten Arbeitspaketen.
Analyse und Reporting: Interne Projekte helfen, interne Aufwände sichtbar zu machen und langfristige Effizienz zu bewerten.
