In vielen digitalen Dienstleistungsunternehmen ist die wirtschaftliche Realität durch einen wesentlichen Umstand geprägt: Knappheit. Die Fixkosten – wie Gehälter, Infrastruktur und Softwarelizenzen – bleiben konstant, während die Umsätze erheblich schwanken können. Dieser Umstand bringt Unternehmen in eine schwierige Lage: Bei einer ungleichmäßigen Auslastung kann selbst eine vorübergehende Schwächephase die Profitabilität erheblich gefährden.

Umso wichtiger ist es für diese Unternehmen, so effizient wie möglich zu arbeiten. Das Ziel besteht darin, Verschwendung in sämtlichen Geschäftsbereichen zu minimieren, Ressourcen gezielt einzusetzen und die Qualität der erbrachten Leistungen zu steigern. Doch wie lässt sich dieses Ideal in der Praxis umsetzen?

Lean Management ist eine Methode zur Optimierung von Prozessen, die ursprünglich im Laufe des Zweiten Weltkriegs in Japan entwickelt wurde. Angesichts der damals herrschenden allgemeinen Materialknappheit suchten japanische Unternehmen, allen voran Toyota, nach Wegen, mit minimalem Einsatz von Ressourcen maximale Ergebnisse zu erzielen. Dieses Prinzip der Minimierung von Verschwendung (jp. “Muda”), bildete den Grundstein für das sogenannte Toyota-Produktionssystem, das später als Lean Management weltweit bekannt wurde.

Das Kernelement von Lean Management ist die systematische Identifikation und Beseitigung von Verschwendung. Verschwendung wird dabei in sieben klassischen Kategorien definiert, darunter Überproduktion, unnötige Transporte, Wartezeiten, Überbearbeitung, übermäßige Lagerbestände, Bewegungen und Defekte. Ziel ist es, Prozesse so zu gestalten, dass Ressourcen optimal genutzt und die Bedürfnisse der Kunden bestmöglich erfüllt werden.

Aber wie lassen sich diese bewährten Konzepte aus der industriellen Fertigung auf einen digitalen Dienstleistungsbetrieb übertragen?

Digitale Service-Unternehmen leisten hochkomplexe Geistesarbeit. Oft handelt es sich um maßgeschneiderte, kreative und analytische Leistungen, die individuell für jeden Kunden erbracht werden müssen. Diese Art der Arbeit erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Problemlösungskompetenz, birgt aber auch das Risiko von Ineffizienzen: Prozesse sind oft unstrukturiert, Abhängigkeiten zwischen Teams und Mitarbeitern führen zu Verzögerungen, und wertvolle Ressourcen werden durch Doppelarbeit oder unklare Verantwortlichkeiten verschwendet. In dieser Umgebung ist es schwierig, Optimierungspotenziale zu erkennen und auszuschöpfen.

Und genau hier setzt Leadtime an.

Leadtime macht die versteckten Ineffizienzen in digitalen Dienstleistungsbetrieben sichtbar und stellt dem Management eine leistungsstarke Werkzeugpalette zur Verfügung, um diese nachhaltig zu beseitigen. Das System überträgt die mächtigen, aber oft abstrakten Prinzipien der Lean-Bewegung auf die spezifischen Herausforderungen von digitalen Dienstleistungsunternehmen. Im Kern geht es darum, Verschwendung in all ihren Formen aufzudecken – sei es durch unnötige Bürokratie, ineffiziente Arbeitsabläufe oder mangelhafte Kommunikation – und sie gezielt zu eliminieren.

Lean Management mit Leadtime mobilisiert die bisher ungenutzten Produktivitätsreserven, die in Ihrem Unternehmen schlummern. Software-Dienstleister können damit mit weniger Aufwand mehr Arbeit erledigen – und  gleichzeitig den Kunden einen schnelleren Service mit besseren Ergebnissen liefern. Und das wird sich für Ihr Unternehmen erheblich bezahlt machen.

Leadtime hilft Ihrer Marge auf die Sprünge: Durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, die Standardisierung von Leistungen und die gezielte Nutzung von Daten schafft Leadtime eine Grundlage für effiziente und fehlerfreie Abläufe. Die Einsparungen aus diesen Maßnahmen schlagen sich direkt in niedrigeren Kosten pro Auftrag nieder, während die Produktivität und die Qualität der erbrachten Dienstleistungen steigen.

Gleichzeitig unterstützt Leadtime das Management bei der besseren Nutzung vorhandener Ressourcen: Die Kapazitäten können flexibler an die aktuelle Auftragslage angepasst werden, und teure Leerlaufzeiten werden minimiert. Das Ergebnis: Eine verbesserte Kostenstruktur und die Möglichkeit, Wettbewerbsvorteile durch attraktive Preise oder Premiumservices auszubauen – ohne die eigene Marge zu gefährden.

Ein arbeitsteiliges Produktionssystem, das nach Lean-Prinzipien aufgebaut ist, erleichtert die Erweiterung von Kapazitäten bei Bedarf erheblich. Neue Mitarbeiter können schnell und nahtlos in alle Bereiche der Wertschöpfungskette integriert werden. Gleichzeitig stellt das System durch Kennzahlen sicher, dass die neuen Kollegen auch wirklich in ausreichendem Masse zur Wertschöpfung beitragen, um die gestiegenen Kosten auszugleichen.

„Lean“ stellt den Kunden und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Leadtime  greift diesen Gedanken auf, indem es den Kunden fast wie einen externen Mitarbeiter in die Wertschöpfungskette integriert. Die Kunden bekommen Zugang zu den digitalen Werkzeugen des Dienstleisters, und erhalten Miutspracherechte bei der laufenden Aufgabenpriosierung. Dabei entsteht eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit. Probleme können so schnell und kollegial gelöst werden, was nicht zuletzt das Churn-Risiko deutlich senkt. Gleichzeitig wird ein für die Produktentwicklung höchst wertvoller Informationsaustausch etabliert.

Leadtime installiert ein Arbeitssystem, bei dem es nicht mehr notwendig ist, dass die Eigentümer persönlich im Tagesgeschäft aushelfen muss: Das System hält den Betrieb am Laufen. Die Gesamtleistung wird dabei kontinuierlich durch nebenbei erhobene Kennzahlen erfasst und gemäss des Lean Prinzips von Continuous Improvement auf Höchstniveau gebracht. Dies ermöglicht es dem Unternehmer, sich auf strategisch bedeutsamere Themen zu konzentrieren.

Digitale Dienstleister behandeln häufig jeden ihrer Aufträge wie eine individuelle Sonderanfertigung. Der Grund dafür ist, dass die einzelnen Projekte natürlich oft inhaltlich große Unterschiede aufweisen: Manche sind umfangreich und schwierig, andere sind einfacher. Manche Auftraggeber wollen, dass alles schnell geht, andere bringen viel Zeit mit. Und auch die Mitarbeiter, die an den Projekten arbeiten, sind nicht immer die selben. Alles ist jedesmal ein bisschen anders – und das macht es schwer, ein durchgängiges System, oder gar eine „Wertschöpfungskette“ in der eigenen Arbeit zu erkennen. Und sind Projekte nicht der bekannten ISO 9000-Definition nach schon „einmalige, innovative Vorhaben“? Lean liefert den Gegenentwurf dazu. Hier geht es dezidiert darum, allgemeingültige Prozesse zu entwickeln, selbst wenn es im Detail inhaltliche Unterschiede zwischen den Projekten geben mag. Das Ziel dabei ist es, alles was irgendwie vereinheitlicht werden kann zu standardisieren und in einen Workflow mit klar definierten Arbeitsschritten aufzugliedern. 

Wir haben gesehen: Lean Thinking ist das Gegenmittel zu „Muda“ (Verschwendung). In einem digitalen Dienstleistungsunternehmen ist damit vor allem eine Verschwendung von Arbeitszeit gemeint: Egal ob es sich um die Bereitstellung von Beratungsleistungen, Programmierarbeiten, oder  Support handelt – Dienstleister verkaufen Zeit. „Verschwendung vermeiden“ bedeutet also, das Unternehmen an einen möglichst umsichtigen und wirtschaftlichen Umgang mit der vorhandenen Zeit zu gewöhnen.  Konkret bedeutet das, dass das Unternehmen jederzeit einen möglichst hohen Teil seiner Kapazitäten auf unmittelbar wertschöpfende Aktivitäten lenken sollte – Aktivitäten also, die man einem Kunden in Rechnung stellen kann. Und in diesem Zusammenhang ist auch der Begriff „Leadtime“ zu verstehen, der ebenfalls dem Lean Management entlehnt ist. Als „Lead time“ bezeichnet man in der industriellen Fertigung den Zeitraum zwischen dem Eingang einer Bestellung und der Auslieferung der Ware an den Kunden. Dieser Zeitraum umfasst alle Schritte und Aktivitäten, die zur Erfüllung der Kundenanforderungen notwendig sind – einschließlich Planung, Produktion, Lieferung und gegebenenfalls auch Wartezeiten oder Verzögerungen.

Übertragen auf ein digitales Dienstleistungsunternehmen, beinhaltet die „lead time“ den gesamten Zeitraum, in dem der Auftrag eines Kunden im Unternehmen verarbeitet wird – also die Anfrage, die Aufnahme der Anforderungen, die Umsetzung, das Testing, sowie die Abrechnung der Leistung. 

Ein „leanes“ Arbeiten bedeutet also eine Optimierung der lead-Zeiten. Wir müssen dafür sorgen, dass jede eingehnde Aufgabe und jedes Projekt so schnell und effizient wie möglich durch das Unternemen transportiert wird. Denn je schneller ein Thema erledigt werden kann, desto früher stehen die eingesetzten Kapazitäten wieder für andere Dinge zur Verfügung. Wenn ein Unternehmen seine leadtime verbessert, bekommt es in der selben Zeit mehr Arbeit erledigt. Es kann somit mit dem bestehenden Personal mehr Umsatz generieren. Und weil die Optimierung der leadtime der eigentliche Motor unserer Strategie ist, haben wir unser ERP-System und unser Framework insgesamt danach benannt.