Im Bereich „Abrechnung“ von Leadtime werden die Grundlagen und Standard-Einstellungen für die Rechnungslegung und das Mahnwesen des Unternehmens definiert.

Hier wird der allgemeine externe Stundensatz festgelegt, der als Standard für das Unternehmen gesetzt soll. Bitte beachten Sie, dass Sie für jeden Ihrer Kunden 👉 auf Organisationsebene einen individuellen Stundensatz hinterlegen können. Wenn Sie für eine Organisation keinen individuellen Stundensatz angeben, wir der an dieser Stelle hinterlegte Standard-Stundensatz angenommen.

Rechnungsdokumente basieren auf Textbausteinen (siehe auch weiter unten).

Sie können diese Textbausteine für jede Sprachversion (Englisch und Deutsch) anpassen und für jeden Ihrer Kunden 👉 auf Organisationsebene die gewünschte Sprachversion festlegen. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Kunden sowohl im Inland als auch im englischsprachigen Ausland haben. In den Workspace-Einstellungen legen Sie fest, welche Sprachversion in den Rechnungsdokumenten standardmäßig verwendet werden soll..

Hier können Sie einstellen, was standardmässig im Fall einer überfälligen Rechnung geschehen soll.

Das „Standard-Zahlungsziel“ in Tagen legt fest, ab wann eine Rechnung als überfällig gilt (z.B. 30 Tage). Dieser Wert kann 👉 auf Organisationsebene überschrieben werden. Sie können damit also einzelnen Kunden zum Beispiel ein besonders langes Zahlungsziel einräumen.

Sie können Ihren Kunden für überfällige Rechnungen Mahngebühren in Rechnung stellen. Bei B2B-Geschäften in Deutschland und Österreich sind Mahngebühren bis zu 40 Euro gesetzlich zulässig (vgl. § 288 (5) BGB). Für andere europäische Länder müssen die entsprechenden Werte manuell eingetragen werden.

Die Mahngebühren können 👉 auf Organisationsebene angepasst werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Gebühren für einzelne Schlüsselkunden auszusetzen, um wichtige Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden.

Bei nicht fristgerecht bezahlten Rechnungen können zusätzlich zu den Mahngebühren Verzugszinsen aufgeschlagen werden. Hierbei darf aber nicht ein beliebiger Zinsbetrag angesetzt werden.

Für Geschäftskunden in Deutschland können bei einer nicht fristgerecht bezahlten Rechnung Verzugszinsen in Höhe von 9% über dem Basiszinssatz berechnet werden.

Ein Beispiel für die Berechnung der Verzugszinsen lautet: Ein B2B-Kunde kauft Waren im Wert von 1.000 Euro. Die Zahlung bleibt nach Ablauf der Zahlungsfrist 100 Tage aus. Bei einem Basiszinssatz von 3,37% ergibt sich ein Verzugszinssatz von 12,37% (3,37% + 9%).

Die Formel zur Berechnung lautet:

Der Gesamtbetrag inklusive Verzugszinsen beläuft sich somit auf 1.033,89 €.

Wenn Sie also Verzugszinsen in Anschlag bringen wollen, aktivieren Sie den Radiobutton Verzugszinsen, erfassen Sie den aktuellen Basiszinssatz, sowie den entsprechenden Aufschlagsszinssatz.

Für Länder außerhalb Deutschlands muss der Basiszinssatz manuell eingestellt werden.

Hinweis: Der Einsatz von Verzugsszinsen kann 👉 auf Organisationsebene aktiviert und deaktiviert werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Zinsen für einzelne Schlüsselkunden auszusetzen, um wichtige Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Erstellung einer Rechnung ins Ausland die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen. Stattdessen wird die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger der Leistung (z. B. das ausländische Unternehmen) übertragen.

Diese Funktion ist wichtig für Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren an Geschäftskunden im europäischen Ausland erbringen. Wenn das Reverse-Charge-Verfahren aktiviert ist, wird auf der Rechnung vermerkt, dass die Umsatzsteuerschuld vom Empfänger getragen wird. Dies ist vor allem in der EU ein gängiger Prozess, der den grenzüberschreitenden Handel erleichtert.

In Leadtime können Begrüßungs- und Schlussformeln für Rechnungen, Mahnungen und Rechnungs-Stornos individuell angepasst werden. Dieses System bietet eine dreistufige Hierarchie, um eine maximale Flexibilität und Individualisierbarkeit zu gewährleisten:

Die Begrüßungs- und Schlussformeln, die auf der Ebene des Workspaces definiert werden, gelten standardmäßig für alle Projekte und Rechnungen innerhalb dieses Workspaces. Sie bilden die Grundlage und dienen als universelle Vorgabe für alle Rechnungen, Mahnungen und Stornos.

Falls spezifische Anforderungen für eine bestimmte Organisation bestehen, können die Begrüßungs- und Schlussformeln auf der Projektebene angepasst werden. Diese Einstellungen überschreiben die Workspace-Standardeinstellungen und gelten nur für Rechnungen, Mahnungen und Stornos, die für diese Organisation erstellt werden. Diese Option ist besonders nützlich, wenn bei einzelnen Kunden eine andere Tonalität oder eine spezifische Formulierung erforderlich ist.

Auf der Ebene der Einzelrechnung können Begrüßungs- und Schlussformeln nochmals individuell angepasst werden. Diese Anpassungen überschreiben sowohl die Organisations- als auch die Workspace-Einstellungen. Dies ist ideal, um für eine einzelne Rechnung eine einmalige Ausnahme in den Text aufzunehmen.

Dieses flexible System ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungs- und Mahntexte individuell anzupassen. Dadurch können Sie:

Durch die Möglichkeit der Individualisierung schaffen Sie nicht nur eine persönlichere Kundenansprache, sondern tragen auch zur professionellen und maßgeschneiderten Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern bei.

Die folgenden Variablen können in den Begrüßungs- und Schlussformeln für Rechnungen, Mahnungen und Stornos eingesetzt werden. Die Variablen werden automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt.