Um das Leadtime Ticketsystem für das Aufgabenmanagement zu nutzen, sollten Sie zunächst alle Aktivitäten Ihres Unternehmens in einer geeigneten Projektstruktur im System abbilden. Denn jede Aufgabe steht im Kontext eines größeren Projekts – egal ob es sich um einen Kundenauftrag oder ein internes Vorhaben des Unternehmens handelt.

Im Alltag digitaler Dienstleistungsunternehmen begegnen uns typischerweise zwei grundlegende Arten der Zusammenarbeit mit Kunden: Einzelprojekte und fortlaufende Projekte. Beide unterscheiden sich deutlich in ihrer Struktur, ihrem Ablauf und ihrer Abrechnung – und genau diese Unterschiede bildet Leadtime klar und systematisch ab.

Einzelprojekte sind klar abgegrenzte Vorhaben mit definiertem Start und Ziel. Sie beginnen in der Regel mit einem Angebot: Der Dienstleister plant im Voraus, welche Leistungen im Rahmen des Projekts erbracht werden sollen, und legt eine entsprechende Kalkulation vor. Der Kunde prüft das Angebot und nimmt es an – oder lehnt es ab.

Wird das Angebot angenommen, beginnt die Umsetzung. Dabei spielt es für die Abrechnung keine Rolle, wie lange die Umsetzung im Detail dauert – am Ende wird auf Basis des vereinbarten Angebots eine Gesamtrechnung gestellt. Diese erfolgt in der Regel nach Projektabnahme oder Erreichen eines definierten Projektziels.

Anders verhält es sich bei fortlaufenden Projekten. Diese Form der Zusammenarbeit ist typischerweise weniger formell und entsteht oft nach erfolgreicher Projektzusammenarbeit, wenn der Kunde ein Grundvertrauen in die Abläufe des Dienstleisters entwickelt hat. Fortlaufende Projekte bestehen aus einer Vielzahl einzelner kleiner Anfragen, die vom Kunden spontan eingereicht werden – beispielsweise Supportanfragen, kleinere Anpassungen oder kurzfristige Weiterentwicklungen.

In diesen Projekten gibt es in der Regel keine Angebotskalkulation im Voraus. Stattdessen erfasst der Dienstleister während der Arbeit seine Zeiten direkt auf die jeweiligen Tickets. Abgerechnet wird nach Aufwand: Sobald ein Ticket geschlossen wird, wandert es in den Abrechnungsbereich. In der Praxis erfolgt die Abrechnung meist monatsweise gesammelt über eine Sammelrechnung.

Fortlaufende Projekte bleiben in der Regel dauerhaft geöffnet – sie enden nur dann, wenn die Zusammenarbeit mit dem Kunden beendet wird. Bis dahin können beliebig viele neue Aufgaben hinzugefügt, bearbeitet und abgerechnet werden.

Leadtime unterscheidet darüberhinaus grundsätzlich zwischen externen und internen Projekten, und unterscheidet innerhalb dieser Gruppen zwischen laufenden Projekten und Einzelprojekten. Dazu kommt eine weitere Differenzierung nach der Wertgruppe, also ob und in wie weit das Projekt für das Unternehmen Value generiert.

Externe Projekte sind umsatzwirksame Arbeiten, die im Auftrag eines Kunden durchgeführt werden. Sie sind essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg eines digitalen Dienstleistungsunternehmens. Externe Projekte werden in Leadtime in zwei Kategorien unterteilt:

Externe Einzelprojekte sind klar definierte, einmalige, umfangreiche Kundenaufträge, die im Vorfeld geplant und budgetiert, und nach Umsetzung wie angeboten abgerechnet werden.

Gehen Sie Ihre Auftragsbücher durch und überlegen Sie: Welche grossen Aufträge stehen gerade in Ihrem Unternehmen an? Legen Sie diese als externe Einzelprojekte an.

Externe laufende Projekte sind für das Tagesgeschäft mit ihren Kunden gedacht: Sie enthalten kurzfristige, kleinere Anfragen, die ohne dezidiertes Angebotsdokument unbürokratisch und zeitnah erledigt werden können. Hier erfolgt die Abrechnung nach den angefallenen Arbeitsstunden. Supportleistungen, Wartungsverträge oder langfristige Beratungsaufträge fallen beispielsweise in diese Kategorie.

Überlegen Sie, mit welchen ihrer Kunden Sie eine kontinuierliche Zusammenarbeit pflegen, die Kunden also ohne Vertriebsaufwand von selbst Arbeitsaufträge einreichen. Legen Sie für jede dieser Kundenbeziehungen ein „externes laufendes Projekt“ an. 

Wie bereits erwähnt, ist es für die Steigerung der Produktivität entscheidend, wirklich alle betrieblichen Abläufe digital als Projekte und Aufgaben zu erfassen – also auch diejenigen Arbeiten, die nicht im Kundenauftrag geschehen. In Leadtime werden für alle diese Themen “interne Projekte” angelegt. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit präzise auf konkrete Tätigkeiten zu buchen.

Interne Projekte beziehen sich auf Arbeiten, die sich das Unternehmen selbst verordnet. Hier unterscheiden wir zwischen indirekt-wertschöpfenden Projekten, nicht-wertschöpfenden Projekten und Waste.

Wir empfehlen bei der Anlage von internen Projekten in diesen Wertgruppen zu denken.

Analysieren Sie die etablierten Abteilungen oder Arbeitsgruppen in Ihrem Unternehmen, die indirekt am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind, wie zum Beispiel Qualitätsmanagement, Informationssicherheit usw. Legen Sie diese als laufende Projekte der Wertgruppe B an.

In manchen Bereichen wie zum Beispiel dem Produktmanagement, kann es sinnvoll sein, verschiedene Einzelprojekte für alle gerade anstehenden Neuentwicklungen anzulegen, und darüber hinaus ein einzelnes laufendes Projekt für die allgemeine Produktpflege einzurichten. 

Untersuchen Sie in Ihrem Unternehmen, welche kontinuierlichen internen administrativen Tätigkeiten bestehen, wie beispielsweise Buchhaltung, Rechnungswesen oder die Arbeit der Rechtsabteilung. Für jedes dieser Themen sollten Sie ein fortlaufendes internes Projekt der Wertgruppe C anlegen.

Denken Sie ebenfalls darüber nach, ob in Ihrem Unternehmen aktuell ein spezielles administratives Projekt ansteht, wie etwa ein Büroumzug oder die Vorbereitung einer Messe. Falls solche Projekte existieren, sollten Sie diese als separate Projekte der Kategorie C erfassen.

Wir haben eine dezidierte Wertgruppe für Waste (Verschwendung) im System aufgenommen, weil sie in den Auswertungen Klarheit schafft.

Verschwendung entsteht im Unternehmen meistens unabsichtlich: Ein gescheitertes Projekt beispielsweise ist eigentlich Waste, da die bereits aufgewendete Arbeitszeit in der Regel nicht monetarisiert werden kann. Wir wollen diese Verschwendung sichtbar machen, und empfehlen daher, gescheiterte Projekte nachträglich zu einem Einzelprojekt der Kategorie „Waste“ umzustellen. Und dafür ist eben eine eigene Aktivitätenart für Verschwendung notwendig.

Ein anderes Beispiel: Wenn das ganze Team wegen eines Internet-Ausfalls einige Stunden nicht arbeiten kann, entsteht Waste. Da dies möglicherweise häufiger passiert, bietet es sich an, ein laufendes Projekt der Kategorie Waste für „Arbeitszeitunterbrechungen aufgrund technischer Störungen“ anzulegen. Bei jeder Störung buchen die betroffenen Mitarbeiter die ausgefallene Zeit auf das entsprechende Projekt. Das Management kann dann problemlos am Ende des Jahres analysieren, welche Kosten durch technische Störungen entstanden sind.

Gelegentlich kann Waste sogar absichtlich entstehen: Eine Büroparty während eines Arbeitstags ist sicherlich für die Moral des Teams sinnvoll; die Arbeitszeit der Teilnehmer geht aber definitiv verloren. Leadtime hilft dabei, die versteckten Kosten einer solchen Aktion sichtbar zu machen.

Wir empfehlen also, mindestens auch ein laufendes internes Projekt für Waste anzulegen, und für jeden der typischen Zeitkiller in Ihrem Unternehmen ein Ticket für Zeitbuchungen zu erstellen. Rufen Sie sich dazu ins Gedächtnis, wie in Ihrem Unternehmen regelmäßig Arbeitszeit verloren geht, seien es technische Störungen, Bürofeiern, häufige Raucherpausen und ähnliches.