Überstunden verwalten
🟩 Detaillierte Anleitung, wie Überstunden in Leadtime erfasst, verwaltet und kompensiert werden.
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
Überstundenmanagement
Leadtime ermöglicht eine detaillierte Erfassung und Verwaltung von Überstunden für jeden Mitarbeiter. Durch eine Kombination aus kontinuierlicher Zeiterfassung, Soll-Ist-Vergleichen und umfassenden Auswertungen können Überstunden präzise überwacht und verwaltet werden. Die Überstundenverwaltung ist ein essenzieller Bestandteil des Personalmanagements, da sie sowohl für die Erfüllung rechtlicher Anforderungen als auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter von großer Bedeutung ist.
Wie kommen Überstunden zustande?
Im Bereich Unser Unternehmen > Mitarbeiter > Grundlagen unter dem Reiter Arbeitszeit und Gehalt wird definiert, wie viele Stunden pro Woche ein Mitarbeiter laut seinem Arbeitsvertrag arbeiten muss. Diese Sollzeit dient als Basis für die Berechnung von Über- oder Unterstunden.
Jeder Mitarbeiter ist dazu angehalten, seine Arbeitszeit auf Projekte oder Tickets zu buchen. Dabei wird festgehalten, wie viele Stunden er an welchen Aufgaben gearbeitet hat. Die gebuchten Zeiten werden täglich mit der geschuldeten Arbeitszeit verglichen. Wenn ein Mitarbeiter mehr arbeitet, als vertraglich vereinbart, entstehen Überstunden. Im Gegenzug führen nicht erfüllte Stunden zu sogenannten Minusstunden.
Wichtige Faktoren für die Entstehung von Überstunden:
- Vertraglich festgelegte Arbeitszeit: Die Basis für den Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten.
- Zeiterfassung: Mitarbeiter buchen ihre Zeit auf verschiedene Projekte oder Aufgaben.
- Tagesspezifische Vergleiche: Die tägliche Arbeitszeit wird gegen die vertraglich festgelegte Sollzeit abgeglichen, um Über- oder Unterstunden zu identifizieren.
Wie werden Überstunden geprüft?
Im Bereich Unser Unternehmen > Mitarbeiter unter dem Reiter Überstunden werden für jeden Mitarbeiter umfassende Statistiken zu den erfassten und noch nicht ausgeglichenen Überstunden angezeigt. Diese Statistiken geben nicht nur einen Überblick über die aktuelle Überstundenbilanz, sondern auch über bereits durchgeführte Kompensationen.
Überstundenstatistiken
In diesem Block werden alle wichtigen Kennzahlen zu den Überstunden des Mitarbeiters angezeigt:
- Überstundenbilanz: Die Nettoüberstunden oder Minusstunden des Mitarbeiters. Positive Werte zeigen an, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter hat, während negative Werte auf Minusstunden hinweisen.
- Insgesamt protokolliert: Die Gesamtzahl der bisher dokumentierten Arbeitsstunden des Mitarbeiters.
- Vertrag: Die laut Arbeitsvertrag geschuldete Arbeitszeit des Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum.
- Insgesamt entschädigt: Die Anzahl der Überstunden, die bereits durch Geld, Urlaub oder andere Maßnahmen kompensiert wurden.
- In diesem Jahr in Urlaub umgewandelt: Zeigt, wie viele Überstunden in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt wurden.
- In diesem Jahr in Geld bezahlt: Gibt an, wie viele Überstunden durch eine Sonderzahlung ausgeglichen wurden.
- In diesem Jahr ignoriert: Überstunden, die verfallen sind oder für die keine Entschädigung vorgesehen ist.
Zeit Protokolliert
In diesem Block wird eine grafische Darstellung der täglichen Arbeitszeit des Mitarbeiters im Vergleich zur Sollzeit angeboten. Eine graue Linie zeigt die vertraglich festgelegte Sollarbeitszeit an, während die tatsächlichen Arbeitszeiten in der Grafik als Balken dargestellt werden. Dies ermöglicht eine einfache Visualisierung der täglichen Abweichungen.
Entschädigungshistorie
Dieser Bereich dient der Verwaltung von Überstunden und bietet die Möglichkeit, festzuhalten, wie diese kompensiert wurden. Vorgesetzte können hier auf den Button Hinzufügen klicken, um Überstunden durch verschiedene Methoden auszugleichen:
- In Geld bezahlt: Der Vorgesetzte und der Mitarbeiter können sich darauf einigen, die Überstunden durch eine Sonderzahlung auszugleichen. Im Dialog wird der Typ „In Geld bezahlt“ ausgewählt, und die Anzahl der zu kompensierenden Überstunden wird eingetragen. Diese Sonderzahlung sollte idealerweise im Reiter Lohn als Bonus dokumentiert werden.
- In Urlaubstage umgewandelt: Alternativ können Überstunden in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt werden. Im Dialog wird der Typ „Urlaubstage“ ausgewählt, und die Anzahl der Stunden, die in Urlaubstage umgewandelt werden sollen, wird festgelegt. Zudem wird das Jahr gewählt, in dem die zusätzlichen Urlaubstage gutgeschrieben werden.
- Ignoriert: Es besteht auch die Möglichkeit, Überstunden zu ignorieren, wenn eine Kompensation nicht gewünscht oder notwendig ist. Im Dialog wird der Typ „Ignoriert“ ausgewählt, und die Anzahl der zu ignorierenden Überstunden wird festgelegt.
Jede dieser Entscheidungen wird in der Entschädigungshistorie dokumentiert, sodass sie für den Mitarbeiter und den Vorgesetzten jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Übersicht über den Prozess
- Erfassung der Arbeitszeit: Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten auf Projekte.
- Überprüfung: Die gebuchte Zeit wird täglich mit der vertraglich vereinbarten Sollzeit abgeglichen.
- Überstundenmanagement: Überstunden werden erfasst und können durch verschiedene Maßnahmen (Urlaub, Geld, Ignorieren) kompensiert werden.
Durch das Überstundenmanagement von Leadtime wird sichergestellt, dass alle relevanten Überstunden fair und transparent erfasst, dokumentiert und ausgeglichen werden. Dies fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern unterstützt auch das effiziente Management von Ressourcen und Personal.