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Ben Heinrich: „Gut, wir legen los. Unser erstes Ziel ist, die großen Themenbereiche, die sogenannten Epics, festzulegen. Das sind die Hauptblöcke unserer Messevorbereitung, an denen sich alles orientiert. Jedes Epic steht für einen klar abgrenzbaren Bereich, der sich wie ein roter Faden durch das gesamte Projekt zieht.“

Lena Friedrich: „Das sind quasi die Überkapitel, damit wir später nicht wieder in hundert Einzelaufgaben versinken, richtig?“

Ben: „Ganz genau. Diese Epics helfen uns, das Projekt klar zu strukturieren. Wenn wir die heute gut festlegen, ersparen wir uns in ein paar Monaten das Chaos. Florian, du hast Leadtime offen, richtig?“

Florian Bauer: „Ja, bereit. Ich erstelle die Epics direkt live mit.“

Ben: „Super. Dann lasst uns mal die großen Themen sammeln – was sind die Brocken, die jedes Jahr Zeit und Nerven kosten?“

Laura Keller: „Die Terminplanung. Die Kundentermine auf der Messe und die Abstimmung vorher. Das ist immer eine Riesenaufgabe.“

Ben: „Ja, das ist definitiv ein eigenes Epic. Florian, bitte als ‘Terminplanung Messe’ anlegen.“

(Florian tippt und legt „Terminplanung Messe“ als Epic an.)

Lena: „Buchungen und Bestellungen – die ganze Logistik: Standfläche, Hotel, Mietwagen, Catering, Strom, Messebauer … das ist ein Riesending.“

Ben: „Auf jeden Fall. Das nenne ich mal ‘Organisation & Buchungen’. Florian?“

(Florian legt „Organisation & Buchungen“ als Epic an.)

Johannes Klein: „Standdienst. Also wer wann am Stand ist, wer Pausen macht. Letztes Jahr haben wir das auf Zuruf gemacht – nie wieder.“

Ben: „Genau, das läuft diesmal besser. ‘Standbetreuung & Einsatzplan’?“

(Florian legt „Standbetreuung & Einsatzplan“ als Epic an.)

Katja Fischer: „Gestaltung und Aufbau. Der Messestand, das Mobiliar, die Grafiken – alles, was optisch und physisch da steht. Da steckt jedes Jahr viel Arbeit drin.“

Ben: „Stimmt, ‘Standgestaltung & Aufbau’ passt da gut. Florian, bitte eintragen.“

(Florian legt „Standgestaltung & Aufbau“ als Epic an.)

Ben: „Damit hätten wir schon mal vier große Bereiche:

Fehlt euch noch was?“

(Das Team überlegt kurz, aber es kommt kein weiterer Vorschlag.)

Ben: „Okay, das sieht schon sehr gut aus. Ich würde aber die Reihenfolge noch ändern. “Organisation & Buchungen” sollte als erstes kommen, dann “Standgestaltung & Aufbau”. Die “Terminplanung” kommt als nächstes, und erst am Schluss die “Standbetreuung” – Alles schön in der Reihenfolge, in der wir die Sachen dann auch abarbeiten.

(Florian verschiebt die Epics via Drag & Drop in der Baumdarstellung.)

Bevor wir weitergehen, noch ein wichtiger Punkt: Wir haben ja immer wieder Dinge, die so groß sind, dass sie quasi eigene Projekte sind. In solchen Fällen kann es Sinn machen, nicht nur ein Epic anzulegen, sondern eine eigene Komponente zu erstellen – also einen separaten Baukasten, den wir jedes Jahr wiederverwenden können.“

Katja: „Ja, die Broschüre fällt mir da sofort ein. Die war letztes Jahr eine Riesenaktion – mit Texten, Design, Druckerei, Freigaben.“

Ben: „Genau, das ist ein gutes Beispiel. So eine Broschüre machen wir wahrscheinlich jedes Jahr – und jedes Jahr fragen wir uns aufs Neue, wie wir das beim letzten Mal eigentlich gemacht haben. Das ist der perfekte Kandidat für eine eigene Komponente.“

Florian: „Also keine Epic, sondern als extra Komponente anlegen, richtig?“

Ben: „Richtig. Florian, leg die mal bitte an unter ‘Broschüre Messe’. Da können wir dann die typischen Schritte wie Texte, Design, Lektorat, Druck hinterlegen – und nächstes Jahr greifen wir einfach wieder darauf zurück.“

(Florian legt die Komponente „Broschüre erstellen“ an.)

Ben: „Super. Damit hätten wir die großen Linien: Eine Komponente “Messeauftritt” mit 4 Epics für die Hauptbereiche “Organisation”, “Standgestaltung”, “Termine”, und “Standbetreuung”. Ausserdem eine zweite Komponente zur Erstellung einer Broschüre. Die lassen wir jetzt erstmal leer, weil das jetzt zu weit führen würde. Heute konzentrieren wir uns nur auf den Messeauftritt selbst.”.

Lena: „Das bringt schon mal ein bisschen Struktur rein.“

Das Team fährt fort. Nun sollen die konkreten Arbeitspakete für das Epic „Organisation & Buchungen“ ausgearbeitet werden. Die Stimmung ist produktiv, alle sind fokussiert. Florian projiziert das Leadtime-Eingabefenster für Arbeitspakete an die Wand.

Ben: „So, wir gehen jetzt die einzelnen Arbeitspakete durch. Wir hatten letztes Mal ja schon die Themen Standfläche buchen, Messestand-Ausstattung beschaffen, Hotel buchen, Transporter buchen und Kickoff-Meeting besprochen. Jetzt geht’s darum, die Pakete konkret anzulegen – und diesmal legen wir besonderen Wert darauf, dass wir alle Felder ordentlich ausfüllen. Wir brauchen die Infos nicht nur für die Durchführung, sondern auch für unsere Planung und Budgetierung.“

Florian: „Ich erklär das nochmal kurz, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind. Bei jedem Arbeitspaket müsst ihr hier die Felder ausfüllen:

Ben: „Genau, der Mindestaufwand! Ich will, dass ihr bei jedem Arbeitspaket eine Schätzung abgebt, wie viele Stunden ihr für die Erledigung braucht. Wir brauchen diese Schätzungen für zwei Dinge:

Lena: „Das heißt, wir schätzen jetzt für jedes Arbeitspaket die Stunden grob ab?“

Ben: „Ja, es muss keine Wissenschaft sein. Lieber zu großzügig als zu knapp. Wenn ihr für ‘Hotel buchen’ denkt, das dauert zwei Stunden, dann tragt zwei ein. Wenn es nachher nur eine war – auch okay. Aber wir brauchen eine Grundlage.“

Laura: „Und wenn wir ein Paket nicht gut einschätzen können?“

Ben: „Dann lieber mehr als zu wenig ansetzen. Und im Zweifel fragen wir jemanden, der sowas schon mal gemacht hat.“

Florian: „Also zusammengefasst

Kriegen wir das hin?“

Team (nickt zustimmend): „Ja!“

Ben: „Gut, dann los. Wir nehmen uns jetzt jedes der Arbeitspakete einzeln vor.“

Das Team beginnt mit „Standfläche buchen“.

Lena: „Also, das heißt, wir reservieren die Standfläche bei der Messegesellschaft. Ich weiß ja, wie das geht, das mach ich jedes Jahr. Ich würd sagen, wenn wir das selbe Angebot nehmen wie im letzten Jahr dauert das mit Abstimmung und ein paar Mails vielleicht zwei Stunden.“

Florian: „Okay, ich trag das mal ein:

Ben: „Perfekt, weiter.“

Katja: „Messestand-Ausstattung beschaffen, das ist ja das Möbelthema und Technik. Ich muss das Angebot vom Messebauer einholen und eventuell was dazu mieten. Das ist schwierig zu sagen. Wenn wir nichts ändern dauert das drei Stunden. Wenn wir uns entscheiden, einen neuen Stand zu entwerfen, dann machen wir natürlich ein Riesenfass auf.“

Ben: „Dafür können wir vielleicht später eine neue Komponente machen. Hier steht aber Mindestaufwand, also machen wir mal die drei Stunden, weil eben das anfällt – selbst wenn wir alles einfach vom letzten Jahre übernehmen.“

Florian: „Okay, ich schreib:

Ben: „Super, weiter.“

Laura: „Hotel buchen übernehm ich wieder. Ich ruf die Hotels an, die wir kennen, und schau, ob wir wieder was in der Nähe kriegen. Würde auch sagen, zwei Stunden.“

Florian: „Also: Beschreibung: Recherche und Buchung von Hotelzimmern für das gesamte Team. Tags sind da. Interne Notiz: Zuerst Stammhotels anfragen, dann Alternativen im Umkreis von maximal 2 km prüfen.

Mindestaufwand: 2 Stunden.“

Laura: „Können wir hier im Beschreibungstext vielleicht gleich die Kontaktdaten von den Hotels reinmachen? Das wäre praktisch.“

Ben: „Ja klar. Bitte ergänzt diese Arbeitspakete mit allen Informationen, die Euch bei der Arbeit hilfreich sein könnten. Ihr könnt auch irgendwelche Bestellformulare oder andere Dateien zu diesen Arbeitspaketen hochladen.

Florian: „Gut, und Transporter?“

Lena: „Das kann ich auch machen. Miete wie immer bei unserem Verleiher. Ich würd mal sagen, eine Stunde.“

Florian: „Also:

Beschreibung: Anmietung eines Transporters für den Standaufbau und Materialtransport.

Tags sind da.

Interne Notiz: Transporter mindestens eine Woche vorher reservieren, Abholung und Rückgabe mit dem Team abstimmen.

Mindestaufwand: 1 Stunde.“

Ben: „So, damit haben wir jetzt die zentralen Buchungsthemen drin. Aber eine Sache ist mir gerade noch aufgefallen: Wann und wie treffen wir eigentlich die Entscheidungen dazu? Letztes Jahr war es oft so: Wir haben ewig diskutiert, bis sich jemand dann irgendwann doch gekümmert hat.“

Johannes Klein: „Stimmt, wir haben teilweise Wochen verloren, nur weil unklar war, wer was macht.“

Ben: „Deshalb mein Vorschlag: Wir setzen am Anfang jedes Messeprojekts ein Kickoff-Meeting an, in dem wir genau diese Themen besprechen. Da klären wir direkt: Welche Fläche wollen wir? Welches Hotel? Brauchen wir einen Transporter? Und dann verteilen wir die Aufgaben.“

Lena: „Das klingt sinnvoll. Sonst verzetteln wir uns wieder.“

Ben: „Florian, mach bitte noch ein Arbeitspaket Kickoff-Meeting organisieren rein.“

Florian: „Also:

Ben: „Hm. Das ist schwierig. Das Meeting wird wahrscheinlich zwei Stunden oder sowas dauern. Aber wenn 5 Personen an dem Meeting teilnehmen, sind es in Wirklichkeit 10 Stunden.”

Florian: „Das können wir mit einem Multiplikator lösen. Das erkläre ich Euch später. Tragen wir hier mal nur einen Minimalwert ein, wie lange es für eine Person dauern würde. Also Stunden.”

Laura: „Mir ist noch was eingefallen: Wäre es nicht gut, wenn wir vor dem Kickoff eine Checkliste hätten, damit wir wissen, was wir vorher schon klären sollten?“

Ben: „Gute Idee.“

Ich würde jetzt noch die Checkliste und das Kickoff-Meeting vor die anderen Arbeitspakete ganz nach oben schieben, weil wir ja diese Themen noch vor allem anderen zuerst erledigen wollen. So.“

Ben: „Perfekt, dann haben wir das. Damit steht unser Epic.“

Ben: So, wir gehen jetzt noch tiefer ins Detail. Wir haben unsere Epics festgelegt und die Arbeitspakete angelegt – jetzt geht es darum, die Aufgaben innerhalb der Pakete präzise zu konkretisieren. Wir starten mit der „Vorbereitung Kickoff“. Laura, was brauchen wir da?

Laura: Also, wir müssen im Vorfeld sicherstellen, dass wir alle relevanten Punkte für das Kickoff-Meeting zusammengetragen haben. Damit wir nichts vergessen, sollten wir eine Checkliste mit den vorbereitenden Aufgaben erstellen.

Florian: Genau. Ich zeige euch kurz, wie das funktioniert. Wir können für die Checkliste sogenannte To-Dos anlegen. Die sind gedacht für kleine, klare Aufgaben, die einfach abgehakt werden, damit die Vorbereitung reibungslos läuft.

(Florian öffnet die Checkliste „Vorbereitung Kickoff“ in Leadtime und zeigt die Eingabemaske für To-Dos.)

Florian Bauer: Ihr seht, wir können hier einfach die Aufgaben als Liste eintragen.

(Das Team workshopped eine Reihe von To-Dos für die Checkliste.)

(Florian tippt die Punkte ein.)

Ben: Perfekt. Die Punkte kann man dann nach und nach abarbeiten. Und wie sieht es mit den Arbeitspaketen selbst aus?

Florian: Die sind ja schon angelegt. Wir nehmen jetzt mal das „Kickoff-Meeting“. Jedes Arbeitspaket in Leadtime hat ein Formular, das wir anhängen können. Ich erkläre kurz, warum das wichtig ist.

(Florian öffnet das Arbeitspaket „Kickoff-Meeting“.)

Florian: In der Beschreibung des Arbeitspakets steht ja das „Was“ – also, was getan werden muss. Die „Interne Notiz“ dient dagegen als Anweisung für die ausführende Person, also das „Wie“. Aber: Damit die Person das Arbeitspaket konkret erledigen kann, müssen die Anforderungen klar sein. Genau dafür gibt es das Formular.

Ben: Der Punkt ist: Jedes Mal wenn wir so ein Projekt machen, ist die Situation ja immer ein bisschen anders: Es fahren andere Leute mit, wir wollen vielleicht einen anderen Stand mitnehmen oder ein anderes Präsentationskonzept ausprobieren. Mit den Formularfragen können wir quasi das Arbeitspaket auf die konkrete Situation customizen.

Florian: Exakt. Und die Fragen für dieses ersten Aufgabenpaket könnten uns dabei helfen, bei dem Kickoff Meeting über die richtigen Themen zu sprechen. Man arbeitet die Punkte im Meeting dann durch und trägt die Antworten direkt ins Formular ein. Und die Antworten haben auch Auswirkung auf die anderen Arbeitspakete.

Ben: Super. Lass uns mal die Fragen für das Kickoff-Meeting sammeln.

(Das Team entwickelt gemeinsam die Fragen.)

Florian: „Person“ ist ein spezieller Fragetyp. Damit könnt ihr direkt eine Person aus unserem Team auswählen. Das ist superpraktisch, weil die Person dann auch in den späteren Aufgaben gleich als Zuständiger eingetragen werden kann. Und wir sehen immer, wer konkret verantwortlich ist.

Florian: Auch hier nutzen wir „Person“. Ihr könnt mehrere Leute auswählen, also zum Beispiel alle, die Standdienst machen. Das ist viel übersichtlicher, als das einfach in den Text zu schreiben.

Florian: Diese Frage können wir später für eine Bedingung nutzen.

Katja: Was ist denn eine Bedingung?

Florian: Arbeitspakete können abhängig von bestimmten Antworten ein- oder ausgeblendet werden. Nehmen wir als Beispiel die Frage "Brauchen wir einen neuen Messestand?". Wenn diese mit "Nein" beantwortet wird, können wir durch eine Bedingung festlegen, dass das Arbeitspaket "Neuen Messestand designen" automatisch ausgeblendet wird. Katja: Cool, das heisst also, die Struktur des Projekts passt sich automatisch an unsere Antworten an?

Florian: Yeah baby, Du hasts kapiert. Machen wir weiter

Wer kümmert sich um die Standgestaltung?

Fragetyp: Person

Beschreibung: Zuständige Person festlegen.

Wie viele Personen nehmen am Kickoff-Meeting teil?

Fragetyp: Multiplikator

Beschreibung: Anzahl der Teilnehmer festlegen. Dauer pro Person: 2 Stunden.

Florian: Der Multiplikator ist besonders hilfreich, wenn die Dauer einer Aufgabe von der Anzahl der Beteiligten abhängt. Zum Beispiel: Das Kickoff-Meeting dauert pro Person 2 Stunden. Wenn wir also hier im Formular eintragen, dass 5 Personen teilnehmen, rechnet Leadtime automatisch 5 mal 2 Stunden, also 10 Stunden, als Aufwand. Das ist für die spätere Zeitplanung und Budgetierung enorm hilfreich.

(Das Team fährt fort)

Ben: Perfekt. Das ist genau die Struktur, die wir brauchen, damit wir nicht jedes Jahr wieder von vorne anfangen.

Florian: Und vergesst nicht: Dieses Formular-Prinzip gilt für alle Arbeitspakete. Überlegt euch bei jedem Paket, welche Fragen die Ausführung klären sollen, damit am Ende keine Rückfragen mehr nötig sind.

Ben Heinrich: Also, dann machen wir mal mit den anderen Paketen weiter. Oder braucht Ihr eine kleine Pause?

Nach einem langen und intensiven Workshop, unterbrochen von mehreren Pausen, hat das Team inzwischen die Arbeitspakete aller Epics angelegt und mit Formularen ausgestattet. Während der Ausarbeitung kamen immer wieder neue Ideen auf, sodass Florian den Komponentenbaum mehrfach angepasst und erweitert hat. Dabei wurden zusätzliche Epics und Arbeitspakete erstellt oder bestehende zusammengeführt. Florian weist darauf hin, dass alle Elemente des Komponentenbaums per Drag & Drop verschoben werden können. Es ist sogar möglich, eine Frage von einem Arbeitspaket in ein anderes zu ziehen. Nun, am späten Nachmittag, sind alle ein wenig erschöpft, aber zufrieden. Es ist das gute Gefühl, eine nachhaltige Lösung für ein jährlich wiederkehrendes, aufwendiges Projekt geschaffen zu haben.

Florian: „Ok, Endspurt! Jetzt, wo die Struktur einigermaßen steht, kommen wir noch zum Thema Bedingungen. Ich habe das den ganzen Tag aufgeschoben, weil es einfach besser ist, das erst zu machen, wenn man das Gesamtprojekt vor sich sieht.“

Florian erklärt noch einmal, was Bedingungen sind: „Mit Bedingungen können wir dafür sorgen, dass bestimmte Fragen oder Arbeitspakete nur dann erscheinen, wenn eine vorherige Antwort eine bestimmte Bedingung erfüllt. So bleibt die Komponente übersichtlich und zeigt immer nur die relevanten Aufgaben.“

Als erstes Praxisbeispiel öffnet das Team das Arbeitspaket „Messestandausstattung beschaffen“. Dort soll eine Bedingung eingefügt werden:

Das zweite Beispiel betrifft das Arbeitspaket „Standbetreuung & Einsatzplan“. Hier wird die Frage eingefügt: „Brauchen wir neue Visitenkarten?“. Falls diese Frage mit „Ja“ beantwortet wird, soll automatisch das Arbeitspaket „Visitenkarten bestellen“ erscheinen.

Das Team arbeitet weitere Bedingungen in verschiedenen Paketen ein.

Ben: „Hat noch jemand eine Idee?“

Johannes: „Ja, bei der Messe letztes Jahr haben wir tausend Sachen vergessen. Ich musste dreimal zum Baumarkt. Können wir nicht eine Checkliste für den Verpackungsplan machen?“

Florian: „Gute Idee! Noch besser: Wir könnten stattdessen einen Abnahmetest anlegen. Der ist genauer als eine einfache Checkliste. Abnahmetests kommen eigentlich aus der Softwareentwicklung. Die sind noch ein bisschen flexibler.“

Florian erklärt:

Abnahmetests bestehen aus:

Katja: „Cool, das können wir auch super für unsere Softwareprojekte nutzen!“

Das Team entwickelt gemeinsam die ersten Testfälle für den Verpackungsplan. Florian zeigt als Beispiel den Testfall „Werkzeugkasten“:

Ben: „Lasst uns ein letztes Arbeitspaket „Lessons Learned Besprechung“ anlegen. Nach der Messe nehmen wir uns Zeit, um gemeinsam aufzuschreiben, was gut lief und was nicht. Dann überarbeiten wir die Projektkomponente – sowohl die Aufwandschätzungen als auch den Inhalt, falls nötig.“

Alle sind einverstanden und finden die Idee sehr gut.

Ben beendet die Sitzung: „Wenn das Projekt konkret startet, bitte ich euch, die Arbeitspakete in der Komponentenbibliothek bei Bedarf mit weiteren Informationen anzureichern, falls das die Durchführung erleichtert.“

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