Der Bereich Rechnungsprüfung
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Die Rechnungsprüfung ist der zentrale Ort in Leadtime, an dem alle abrechnungsreifen Vorgänge gesammelt, geprüft und in eine Rechnung überführt werden. Sie finden diesen Bereich im Menü unter Abrechnung > Rechnungsprüfung.
Überblick: Wie funktioniert die Rechnungsprüfung?
Die Seite ist zweigeteilt:
- Links: eine tabellarische Liste mit allen wartenden Rechnungen
- Rechts: die Detailansicht zum jeweils ausgewählten Eintrag
Die Spalten in der Übersicht
Jeder Eintrag in der Liste enthält folgende Informationen:
- Organisation: Für welches Unternehmen die Rechnung ausgestellt wird
- Projekt: Das zugehörige Projekt oder Angebot
- Typ: Art der Rechnung (z. B. „Arbeitszeit“, „Produkt“, „Interimzahlung“, „Gemischt“)
- Zeitraum: Leistungszeitraum der Rechnung
- Gesamtbetrag: Netto-Gesamtsumme der abzurechnenden Leistungen
Mit dem Button „Add filter“ können Sie die Liste bei Bedarf nach Organisation, Projekt, Typ oder Zeitraum eingrenzen.
Detailansicht: So prüfen und bearbeiten Sie die Rechnung
Nach Auswahl eines Eintrags in der Liste öffnet sich rechts die Detailansicht. Je nach Rechnungstyp werden hier die zugehörigen Positionen angezeigt – bei Arbeitszeit z. B. unter dem Abschnitt „Aufgaben“.
Aufgaben bearbeiten
Alle Aufgaben, die in der Rechnung enthalten sind, erscheinen in Tabellenform mit folgenden Angaben:
- Titel und Typ des Tickets
- Geschätzte Zeit und aufgewendete Zeit
- Leadtime-Fee (falls versteckt umgelegt)
- Zusätzliche Zeit (händisch auf- oder abgeschlagen)
- Netto-Betrag
Sie können:
- Zeiten nachträglich anpassen (z. B. +15 Min. oder –30 Min.)
- in die Detailansicht eines einzelnen Tickets springen und dort:
- den Titel des Tickets für die Abrechnung anpassen, falls das Tickets momentan einen für den Kunden nicht aussagekräftigen Titel trägt.
- einen festen Abrechnungswert eintragen
- entscheiden, ob das Ticket nicht berechnet werden soll – zB weil Sie das Ticket aus Kulanz für den Kunden erledigen mussten.
Manuelle Positionen hinzufügen
Nicht alle Leistungen entstehen automatisch aus Tickets. Über den Button „Manuelle Position hinzufügen“ können Sie jederzeit eigene Rechnungspositionen ergänzen – etwa für:
- Fremdkosten wie Druck oder Reisekosten
- Einmalleistungen
- Zusätzliche Pauschalen
Jede Position besteht aus einem Titel und einem Betrag in Euro und erscheint in der Rechnung wie eine reguläre Leistung.
Leadtime-Servicegebühr verwalten
Die Leadtime-Fee in Höhe von 1 % des Nettobetrags wird im unteren Abschnitt berechnet, aber zunächst nicht automatisch zur Rechnung hinzugefügt.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Offen als separate Rechnungsposition (z. B. „Bearbeitungsgebühr“)
- Versteckt als zusätzliche Zeit auf eine oder mehrere Aufgaben verteilt
Die Fee wird dabei zur nächstliegenden Viertelstunde aufgerundet, um glatte Zeiten zu erhalten. Sobald Sie die Einstellung vornehmen, wird die Gebühr in die finale Rechnung integriert.
Bruttobetrag & Abrechnung
Im unteren Bereich sehen Sie die finale Zusammenfassung:
- Netto-Gesamtsumme
- Mehrwertsteuer
- Bruttobetrag
- Rechnungszeitraum & Kundenkontakt
Mit einem Klick auf „Abrechnen“ wird die Rechnung erstellt und in den Bereich Forderungen verschoben. Ab diesem Moment beginnt die Zahlungsfrist zu laufen.