In Leadtime können verschiedene Produkte und Leistungen in Rechnung gestellt werden. Der im Dienstleistungsbereich am weitesten verbreitete Ansatz ist die Abrechnung von Arbeitszeit. In Leadtime geschieht das auf der Grundlage von Tickets.

Das Grundprinzip ist dabei wie folgt: Ein Unternehmen hat Kunden; für die Kunden führt es Projekte durch. Jedes Projekt besteht aus vielen kleineren Sachverhalten, die das Unternehmen für den jeweiligen Kunden löst. Für jeden Sachverhalt wird ein Ticket erstellt; die Mitarbeiter erledigen die Aufgabe und buchen ihre Arbeitszeit auf das Ticket. Die Gesamtsumme an Arbeitsstunden auf einem Ticket werden schliesslich mit einem Stundensatz multipliziert und dem Kunden in Rechnung gestellt.

In diesem Text wird anhand eines konkreten Beispiels der gesamte Prozess ausführlich beschrieben – von der Bearbeitung und Schließung eines Tickets bis hin zur finalen Rechnung.

Leadtime organisiert Projekte und Aufgaben in einer klar definierten Datenstruktur. Das Abrechnungssystem nutzt diese Struktur, um Leistungen automatisch und präzise abzurechnen.

Jede Organisation in Leadtime kann mehrere Projekte umfassen. Diese sind entweder:

In diesem Text betrachten wir laufende Projekte, also Projekte, bei denen der Kunde immer wieder Anfragen einreicht, die wir lösen und schliesslich abrechnen müssen.

Projekte enthalten Tickets. Für jede Anfrage eines Kunden wird ein Ticket erstellt. Dies kann der Kunde selbst erledigen, wenn er über Zugang zur Leadtime Plattform verfügt; es kann aber auch durch einen Mitarbeiter geschehen – zum Beispiel, wenn sich der Kunde telefonisch oder per E-Mail bei uns gemeldet hat.

Im Kundenprojekt werden im Reiter “Aufgaben” alle Tickets angezeigt, die derzeit in Bearbeitung sind. Abrechenbar werden diese allerdings erst, wenn sie den Status “Geschlossen” erreicht haben.

In diesem Beispiel wurde das Ticket mit der ID 1296 nach intensiver Bearbeitung schließlich abgeschlossen. Sobald der Status des Tickets auf Geschlossen geändert wird, wird es abrechnungsrelevant.

In der rechten Spalte unter “Zeitrahmen” wird die Arbeitszeit angezeigt, die für das Ticket aufgewendet wurde. Hier sehen wir, dass für das Ticket 10,75 Stunden verbucht wurden, obwohl die ursprüngliche Schätzung bei 12 Stunden lag.

Um weitere Informationen über das Ticket zu erhalten, öffnen wir die Detailansicht durch einen Klick auf die Zeile mit der Zeitschätzung und der gebuchten Zeit.

Durch einen Klick auf den Zeitrahmen öffnet sich die Zeiterfassungsstatistik, die alle Zeitbuchungen im Detail aufschlüsselt:

Wir sehen nun, wie sich die 10,75 Stunden Gesamtzeit zusammensetzt. Es wurden von verschiedenen Mitarbeitern Zeiten auf die folgenden Aktivitäten gebucht:

Das Ticket ist mit seinen 10,75 Stunden ist bereit zur Abrechnung.

Wir befinden uns nun im Bereich Abrechnung / Rechnungsprüfung.

Nach dem Schließen des Tickets erscheint automatisch im Bereich Abrechnungsprüfung. ein neuer Rechnungsentwurf. Solange dieser Rechnungsentwurf nicht abgerechnet wird, werden alle weiteren Tickets, die in diesem Projekt geschlossen werden, ebenfalls zu diesem wartenden Rechnungsentwurf hinzugefügt. In diesem Beispiel ergibt sich aus allen enthaltenen Aufgaben eine Gesamtsumme von 80 Stunden.

Durch einen Klick auf „Enthaltene Aufgaben“ können Sie die Liste aller Tickets einsehen, die in diesem Entwurf enthalten sind.

Bevor die Rechnung freigegeben wird, können die einzelnen Tickets individuell überprüft und angepasst werden. Klicken Sie dazu den rechten Button in der kleinen Buttonleiste bei der einzelnen Aufgabe.

In der Detailansicht kann der Titel eines Tickets geändert werden, um ihn für den Kunden verständlicher zu machen. Beispielsweise kann der Titel Integration von BIM-Tools um zusätzliche Details ergänzt werden, die dem Kunden eine klare Zuordnung ermöglichen.

Es gibt mehrere Szenarien, die eine Anpassung der abgerechneten Zeit rechtfertigen:

Alle Änderungen an den Ticketzeiten werden in der Spalte Zusätzlich abgebildet. Im Screenshot werden zum Beispiel für das Ticket 1h 15 Minuten zusätzlich zu den gebuchten 10h 45 Minuten – also insgesamt 12 Stunden – abgerechnet.

Die Anpassung kann entweder direkt im Dialog oder schneller über die Plus- und Minus-Buttons in der Aufgabenliste erfolgen.

Beispiel:

Falls ein Ticket aus bestimmten Gründen nicht abgerechnet werden soll, kann es über die Option „Nicht berechnen“ ausgeschlossen werden.

Nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, kann der Rechnungsentwurf freigegeben werden. Dies geschieht durch den Button “Abrechnen” rechts oben auf der Seite. Dadurch verschwindet der Rechnungsentwurf aus der Liste und die Rechnung erscheint im Bereich “Forderungen”.