Ein Rechnungslauf ist der Prozess, bei dem in einem bestimmten Intervall Ausgangsrechnungen erstellt und versendet werden. Eine monatliche Frequenz macht dabei aus verschiedenen Gründen Sinn: Zunächst entstehen schliesslich auch die meisten Kosten in einer gewissen Regelmässigkeit: Mieten müssen am Anfang, Gehälter am Ende des Monats überwiesen werden; dazu kommen Umsatzsteuerzahlungen, die in der Regel in der Mitte des Monats fällig sind. Das Unternehmen sollte sich zur Stabilisierung der Liquidität um eine ebensolche Regelmäßigkeit bei den Zahlungseingängen bemühen. Dies ist nicht nur übersichtlicher, es erhöht auch die Zufriedenheit der Kunden,  die schliesslich ihre eigene Liquidität ebenso im Blick behalten müssen.

Leadtime ist im Kern ein System, das Arbeit in Umsatz verwandelt: Die Kunden befüttern das System mit Projekten und Aufgaben. Diese werden im Unternehmen verarbeitet, und schliesslich in die „Abrechnung“ übergeben. Dazu kommen Umsätze aus Wartungsverträgen, Subscription-Modellen und Lizenzeinnahmen. Bei all diesen Themen behält Leadtime für Sie den Überblick: Sobald eine Rechnung fällig wird, erscheint ein neuer Rechnungsentwurf in der Rechnungsprüfung.

Nach der Prüfung können die endgültigen Rechnungsdokumente mit einem Knopfdruck direkt an den Kunden versenden werden. Wird ein Zahlungsziel überzogen erscheint die Rechnung automatisch in einer separaten Liste mit überfälligen Rechnungen. Von dort können Sie dann entsprechende Mahnschreiben versenden.

Konkret besteht der Prozess aus drei aufeinanderfolgenden Schritten:

Das System bereitet für alle fälligen Positionen Entwurfsrechnungen vor, die dann von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben werden müssen. Als „fällig“ gelten abgeschlossene Projekte, geschlossene Tickets, sowie automatisch ausgelöste wiederkehrende Umsätze, die sich zum Beispiel aus SaaS-Vertragsmodellen ergeben. Die einzelnen Positionen können in diesem Schritt umfassend manuell justiert werden.

Sobald alle Korrekturen durchgeführt wurden, wird das offizielle Rechnungsdokument mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer aus dem System generiert. Dabei werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen als „abgerechnet“ markiert. Dieser Schritt ist ein zentraler Schritt in der Wertschöpfungskette von Leadtime, denn er ist auch mit der „Leadtime-Service-Fee“, dem Bezahlmodell des ERP-System verknüpft: Für jede mit Leadtime erstellte Rechnung wird ein kleiner prozentualer Anteil als Nutzungsgebühr für die gesamte Plattform abgerechnet.

Nachdem eine Rechnung über das System versandt wurde, wird sie für das System zu einer „offenen Forderung“. Jede Rechnung hat ein Zahlungsziel, das für jeden Kunden individuell vergeben werden kann. Wird die Rechnung innerhalb dieser Frist beglichen, wird sie in den Stapel „bezahlte Rechnungen“ verschoben. Verstreicht die Frist, landet die Rechnung im Stapel „Überfällige Forderungen“. Dann muss die Zahlung mit Hilfe von Mahnungsdokumenten nachträglich herbeigeführt werden.

In bereits durch eine längere Zusammenarbeit etablierten Kundenbeziehungen ergeben sich im Arbeitsalltag regelmässig verschiedene kurzfristige, kleinere Routine-Aufträge – dies können zum Beispiel Supportanfragen, oder andere kleine, akute Umsetzungswünsche sein. Für diese Sachverhalte sind häufig nicht mal Angebote notwendig; es wird einfach ein genereller Stundensatz vereinbart, den der Anbieter für die Erledigung dieser Aufgaben in Rechnung stellen darf.

Leadtime bietet mit dem integrierten Ticketsystem und der Zeiterfassung genau die Infrastruktur um derartige Anfragen systematisch aufzunehmen, zu erledigen und abzurechnen. Grundsätzlich werden dabei die auf abgeschlossene Tickets gebuchten Arbeitszeiten aufsummiert und mit einem mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Stundensatz abgerechnet. Der Kunde erhält ein aus dem System versandete Abrechnungsdokument per E-Mail, in dem alle abgerechneten Aufgaben aufgeführt sind.

Viele digitale Dienstleister bieten nicht nur individuelle Leistungen an – also Leistungen, die wirklich für jeden Kunden und jeden Auftrag individuell konzipiert werden müssen. Es macht im Gegenteil absolut Sinn, Leistungen zu standardisieren. Was bedeutet das konkret?

+Digitale Dienstleister können beispielsweise ihre Prozesse und Leistungen so gestalten, dass sie wiederholbar, effizient und leichter skalierbar werden. Anstatt also bei jedem Auftrag von Grund auf neu zu beginnen, wird auf bewährte Vorlagen, Strukturen und Prozesse zurückgegriffen, die flexibel angepasst werden können. Anstatt maßgeschneiderte Angebote für jeden Kunden zu entwickeln, können vordefinierte Servicepakete angeboten werden, die leicht an individuelle Anforderungen angepasst werden können.

In manchen digitalen Geschäftsmodellen, wie zum Beispiel dem SaaS-Bereich (Software-as-a-Service), geht die Standardisierung noch einen Schritt weiter: Hier werden nicht nur Leistungen, sondern Produkte verkauft. SaaS-Lösungen sind typischerweise hochgradig standardisiert, um eine breite Nutzerbasis anzusprechen und gleichzeitig spezifische Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Bedürfnisse zu bieten.

Derartig standardisierte Leistungen und Produkte werden in Leadtime in einem Produktkatalog mit entsprechenden Listenpreisen erfasst. Dabei können verschiedene Preismodelle hinterlegt werden, beispielsweise:

Der Erlös eines Projekts ist üblicherweise von dem Aufwand abhängig, der sich aus den individuellen Anforderungen des Kunden ergibt. Der Dienstleister analysiert diese Anforderungen und erstellt auf dieser Basis ein Angebot. Die Erwartungshaltung des Kunden dabei ist natürlich, dass der Dienstleister den Preis, den er am Anfang präsentiert hat, bei der Rechnungslegung auch halten wird. Nachträgliche Änderungen am Angebotspreis werden in der Regel nur dann akzeptiert, wenn sie sehr gut begründet werden können.

Leadtime ERP erlaubt es, die Durchführung derartiger Projekte zu streamlinen, also zu einer standardisierten Folge vordefinierter „Arbeitspakete“ zu strukturieren. Arbeitspakete sind die Schritte, die das Team zur Vollendung eines Projektes durchführen muss; was genau innerhalb dieser Arbeitspakete getan wird, hängt dabei in der Regel von den Anforderungen des Kunden ab. Je nachdem welche Wünsche der Kunde formuliert, entsteht dabei mehr oder weniger Aufwand, der in Leadtime ERP in Arbeitsstunden gemessen wird. Und dieser Aufwand multipliziert mit dem für den jeweiligen Kunden angesetzten Stundensatz ergibt den Angebotspreis.

Bei Abschluss des Projekts kann dann das initial erstellte Angebot in ein Rechnungsdokument überführt werden. Dabei können zusätzliche im Projektverlauf hinzugekommene Arbeitspakete als Change Requests abgerechnet werden.

Express-Angebote in Leadtime ermöglichen es, dringende Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und abzurechnen. Sie eignen sich besonders für kleinere, kurzfristige Leistungen, die außerhalb des regulären Projektplans liegen.

Bei Retainer-Modellen verpflichtet sich der Kunde zu einem regelmäßigen, monatlichen Budget, das bestimmte Leistungen abdeckt. Dies schafft Planungssicherheit auf beiden Seiten und ermöglicht dem Dienstleister, Ressourcen vorzuhalten.

In Leadtime wird die zugehörige Projektkomponente als Retainer-Paket angelegt. Der tatsächliche Aufwand wird im System weiterhin vollständig dokumentiert, fließt jedoch nicht direkt in die Rechnungsstellung ein – es sei denn, er überschreitet den vereinbarten Umfang. In diesem Fall kann über ein zusätzliches Arbeitspaket oder ein Change Request nachverhandelt und separat abgerechnet werden.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich, automatisch auf Basis des festgelegten Pauschalbetrags.

Nicht alle abrechnungsrelevanten Positionen entstehen direkt durch die operative Arbeit im Projekt – etwa, wenn Dienstleister beauftragt, Lizenzen gekauft oder Reisekosten angefallen sind. Solche Fremdkosten und andere Einmalleistungen lassen sich in Leadtime als manuelle Positionen zur Rechnung hinzufügen.

Diese Positionen können frei benannt, mit Einzelpreisen versehen und optional mit Belegen verknüpft werden. Sie erscheinen in der fertigen Rechnung wie alle anderen Positionen und lassen sich im Rechnungsvorschau-Modul bei Bedarf bearbeiten.

So bleibt auch die Abrechnung externer Leistungen transparent und vollständig dokumentiert – ohne dass sie künstlich in die interne Projektstruktur integriert werden müssen.