Leadtime wurde entwickelt, um die Durchlaufzeit von Aufgaben und Projekten in digitalen Dienstleistungsunternehmen zu verkürzen. Das Ziel: Kunden sollen schneller bedient werden, Projekte effizienter abgeschlossen werden. Doch was passiert danach?

Nach erfolgreicher Leistungserbringung folgt der nächste entscheidende Schritt: die Rechnungsstellung. Und genau hier entscheidet sich, ob das Unternehmen für seine schnelle Arbeit auch schnell bezahlt wird – oder ob wertvolle Liquidität auf der Strecke bleibt.

Ein Unternehmen kann profitabel arbeiten – und trotzdem in die Krise geraten, wenn das Geld zu spät kommt. Denn Liquidität bedeutet: Geld ist verfügbar, um laufende Kosten wie Löhne, Mieten oder Dienstleister zu decken.

Ist das nicht der Fall, drohen:

Ein konsequentes Liquiditätsmanagement gehört deshalb zu den zentralen Führungsaufgaben in jedem projektbasierten Unternehmen.

Während die Ausgabenseite – etwa Gehälter oder Fixkosten – meist starr ist, lässt sich die Einnahmenseite durchaus beeinflussen:

Durch schnelleres Abrechnen und Eintreiben von Forderungen.

Die zentrale Kennzahl dafür ist die Debitorendurchlaufzeit (engl. Days Sales Outstanding, DSO). Sie beschreibt den Zeitraum zwischen:

Je kürzer dieser Zeitraum, desto schneller steht dem Unternehmen das Geld tatsächlich zur Verfügung – und desto gesünder ist die Liquidität.

Aber was ist eigentlich so kompliziert an den Abrechnungen in einem digitalen Dienstleistungsbetrieb?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir uns nur die verschiedenen Preismodelle vorstellen, die sich in einem typischen SaaS-Geschäftsmodell ergeben:

Diese Pricing-Faktoren müssen monatlich für jeden Kunden überprüft, zusammengetragen und zu einem Rechnungsdokument zusammengefasst werden. Und jeder Kunde hat möglicherweise seine eigenen Abrechnungslogiken, Stundensätze, Zahlungsziele usw.

Ohne ein hochgradig flexibles und leistungsfähiges System zur Abrechnung dieser Themen, wird der gesamte Prozess zeitaufwändig und höchst fehleranfällig – besonders, wenn Sie viele Kunden bedienen müssen.

Und das ist ein Problem – denn schliesslich geht es hier um Ihr Geld.

Schon ein kleiner Fehler kann die Laufzeit einer einzelnen Rechnung dramatisch verlängern, wie das folgende Beispiel zeigt:

Nehmen wir an, das Unternehmen benötigt zu Beginn des Monats etwa eine Woche, um seine Ausgangsrechnungen zu erstellen, und gewährt seinen Kunden ein Zahlungsziel von zwei Wochen. Entdeckt ein Kunde dann einen Fehler in seiner Rechnung, erfolgt die Beschwerde meist erst am Ende dieser Periode. Die Überprüfung des Sachverhalts und die Korrektur der Rechnung nehmen weitere Tage in Anspruch, woraufhin ein neues Zahlungsziel von zwei Wochen beginnt. In der Folge wartet das Unternehmen sechs Wochen auf die eingehende Zahlung. Währenddessen stehen die Gelder nicht zur Verfügung, um die anstehenden Zahlungen des Unternehmens, wie Gehälter und Miete, zu begleichen.

Natürlich verfügt ein Unternehmen über mehr oder weniger grosse Liquiditätsreserven, um derartige Schwankungen auszugleichen. Dennoch stellt eine regelmäßig zu lange Debitoren-Durchlaufzeit ein ernsthaftes Problem für ein Unternehmen dar. Liquiditätsreserven dienen als Puffer für unvorhergesehene Ausgaben oder vorübergehende Einnahmendefizite und sollten nicht als Dauerlösung für systematische Verzögerungen im Zahlungseingang angesehen werden. Die kontinuierliche Inanspruchnahme dieser Reserven kann zu einer Erosion der finanziellen Stabilität führen und das Unternehmen anfälliger für externe Schocks machen.

Eine lange Debitoren Durchlaufzeit beeinträchtigt die Liquidität des Unternehmens direkt: Das Kapital ist länger als nötig gebunden, und steht nicht für operative Zwecke oder Investitionen zur Verfügung. Dies kann zu einem Teufelskreis führen, bei dem das Unternehmen möglicherweise zusätzliche Kredite aufnehmen muss, um seine laufenden Verpflichtungen zu erfüllen. Dies erhöht die Fixkosten weiter und schmälert damit die Rentabilität.

Darüber hinaus untergraben natürlich häufige Rechnungskorrekturen und Verzögerungen das Vertrauen der Kunden in die Zuverlässigkeit und Professionalität des Unternehmens. Und wenn ein Kunde erstmal das Vertrauen verloren hat, wird er sich bald nach Alternativen umsehen.

Wir wollen also alles daran setzen, unsere Rechnungen korrekt und so zügig wie möglich zu versenden.

Und genau deswegen haben wir in Leadtime ein extrem leistungsfähiges Abrechnungssystem integriert, mit dem Sie alle im digitalen Dienstleistungsbereich gängigen Preismodelle abbilden können: Durch die tiefe Verzahnung von Projektmanagement und Fakturierung lassen sich Rechnungen direkt aus Tickets, Arbeitspaketen und Zeitbuchungen erzeugen.

Das bedeutet:

So wird aus dem Prinzip „Lead Time verkürzen“ ein ganzheitlicher Ansatz:

Von der ersten Aufgabe bis zur letzten Zahlung.