Grundlagen
🟥 Die grundsätzlichen Stammdaten der Mitarbeitererfassung.
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Der Reiter Grundlagen im Bereich Mitarbeiter in Leadtime dient dazu, alle relevanten Stammdaten und arbeitsrelevanten Informationen eines Mitarbeiters zu verwalten. Hier können persönliche Angaben, Zugangsdaten zu Leadtime, Arbeitszeitregelungen, Gehalt und Versicherungsdaten hinterlegt und aktualisiert werden. Dieser Bereich bildet die Grundlage für eine effiziente Personalverwaltung und gibt einen Überblick über die wichtigsten Daten des Mitarbeiters.
Aufbau des Bereichs "Mitarbeiter"
Ihr Unternehmen / Mitarbeiter / [Mitarbeiter] / Grundlagen
Der Bereich Mitarbeiter in Leadtime bietet eine zentrale Ansicht, um alle Mitarbeiter im Unternehmen zu verwalten. Der Bereich besteht aus den folgenden Komponenten:
Listenansicht
Die Listenansicht zeigt alle Mitarbeiter des Unternehmens in einer übersichtlichen Tabelle. Für jeden Mitarbeiter werden die folgenden Felder angezeigt:
- Name
- Rolle im Unternehmen
- Rolle im System
- Zugewiesene Teams
Mit einem Klick auf einen Eintrag öffnet sich die Detailansicht auf der rechten Seite. Diese Detailansicht ist durch eine Reiternavigation gegliedert.
Suche
In der Quick search können Sie die Einträge in der Liste schnell filtern, indem Sie einen Teil eines Names des gesuchten Mitarbeiters eingeben. Darüberhinaus können Sie die Liste auch nach der Benutzerrolle oder dem Team filtern.
Reiter "Grundlagen"
Der Reiter Grundlagen ist in mehrere Sektionen unterteilt, die es ermöglichen, die Mitarbeiterdaten übersichtlich zu erfassen und zu verwalten.
Ein Klick auf das Profilbild erlaubt es, ein neues Profilbild für den User hochzuladen.
Um einen Mitarbeiter zu löschen, klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten auf der rechten Seite. Wir empfehlen, ausgeschiedene Mitarbeiter einfach nur zu deaktivieren
Stammdaten
Der Bearbeiten-Dialog im Bereich Stammdaten dient dazu, alle grundlegenden persönlichen und kontaktbezogenen Informationen eines Mitarbeiters zu erfassen und zu pflegen. Diese Stammdaten sind essenziell für die Verwaltung der Mitarbeiter in Leadtime und helfen dabei, den Überblick über wichtige Kontaktdaten und persönliche Angaben zu behalten.
Sie bearbeiten den Block mit einem Klick auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite.
Der Dialog ist in zwei Hauptsektionen unterteilt: Persönliche Daten und Adresse & Kontakt.
Persönliche Daten
Diese Sektion erfasst die individuellen Angaben des Mitarbeiters. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
- Titel: Hier kann ein akademischer oder beruflicher Titel des Mitarbeiters eingetragen werden (z. B. Dr., MBA). Dieses Feld ist optional.
- Abschluss: Das Feld dient dazu, den höchsten Bildungsabschluss des Mitarbeiters zu erfassen (z. B. Bachelor, Master, MBA). Dieses Feld ist optional.
- E-Mail: Die primäre E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, die für die Kommunikation und den Zugang zum System verwendet wird.
- Vorname: Der Vorname des Mitarbeiters.
- Nachname: Der Nachname des Mitarbeiters.
Adresse & Kontakt
Diese Sektion enthält die Wohnadresse und weitere Kontaktinformationen des Mitarbeiters:
- Land: Dropdown-Menü zur Auswahl des Landes, in dem der Mitarbeiter wohnt.
- Postleitzahl: Die Postleitzahl des Wohnorts des Mitarbeiters.
- Stadt: Die Stadt, in der der Mitarbeiter wohnt.
- Straße: Der Straßenname der Adresse des Mitarbeiters.
- Hausnummer: Die Hausnummer des Wohnorts des Mitarbeiters.
- Geburtsdatum: Das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Hier kann das Datum über einen integrierten Kalender ausgewählt werden.
- Telefon: Die Telefonnummer des Mitarbeiters für direkte Kontaktaufnahme.
Aktionen
- Speichern: Nachdem alle Daten eingegeben oder bearbeitet wurden, können die Änderungen durch Klicken auf den Button Speichern übernommen werden.
- Abbrechen: Mit dem Button Abbrechen wird der Bearbeitungsvorgang ohne Speichern der Änderungen geschlossen.
Dieser Dialog hilft dabei, die persönlichen und kontaktbezogenen Informationen eines Mitarbeiters zentral zu erfassen und zu pflegen, um eine aktuelle und vollständige Datenbasis für die Personalverwaltung zu gewährleisten.
Leadtime Access
Der Bearbeiten-Dialog im Bereich Leadtime Access dient dazu, festzulegen, ob und wie ein Mitarbeiter Zugriff auf das Leadtime-System erhält. Durch die Zuweisung einer Benutzerrolle werden die Berechtigungen des Mitarbeiters im System bestimmt.
Der Dialog enthält folgende Felder und Funktionen:
Felder und Optionen
- Kann sich bei Leadtime anmelden: Eine Checkbox, die angibt, ob der Mitarbeiter Zugriff auf das Leadtime-System erhält. Wenn die Checkbox aktiviert ist, kann sich der Mitarbeiter mit den ihm zugewiesenen Anmeldeinformationen ins System einloggen.
- Benutzerrolle: Ein Dropdown-Menü zur Auswahl der Benutzerrolle des Mitarbeiters. Die Benutzerrolle bestimmt die Aktionen, die der Mitarbeiter im System ausführen darf. Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Berechtigungen verbunden. Zu den möglichen Rollen gehören beispielsweise:
- Root: Vollzugriff auf alle Bereiche des Systems.
- Manager: Zugang zu administrativen und operativen Aufgaben, abhängig von den zugewiesenen Rechten.
- Entwickler: Zugriff auf technische oder projektspezifische Bereiche.
- External Helper: Eine eingeschränkte Rolle für externe Mitarbeiter mit limitierten Berechtigungen.
Unterhalb des Dropdown-Menüs gibt es eine erklärende Textbox: Hier können Sie diesem Mitarbeiter den Zugang zum System erlauben. Dieser Benutzer kann die durch die gewählte Rolle definierten Aktionen ausführen.
Aktionen
- Speichern: Übernimmt die Einstellungen und speichert die Änderungen.
- Abbrechen: Schließt den Dialog ohne Änderungen zu speichern.
Prozess nach dem Anlegen eines Mitarbeiters
Nachdem ein Mitarbeiter mit Zugriff auf Leadtime angelegt wurde, erhält er eine Einladungsmail mit den Informationen zur Systemanmeldung. Diese E-Mail enthält einen Link, über den sich der Mitarbeiter ein Passwort setzen und den ersten Zugriff auf das System erhalten kann.
Dieser Dialog ist wichtig, um die Zugangskontrolle und die Rollenzuweisung im Unternehmen zu verwalten, wodurch sichergestellt wird, dass jeder Mitarbeiter die für seine Aufgaben benötigten Rechte hat.
Teams
Dieser Dialog dient dazu, einem Mitarbeiter eines oder mehrere Teams zuzuweisen. Teams in Leadtime sind wichtig, um die Strukturierung der Arbeit innerhalb des Unternehmens zu unterstützen und Mitarbeitern bestimmte Aufgaben oder Projekte zuzuweisen.
Der Dialog enthält folgende Felder und Funktionen:
Felder und Optionen
- Teams: Ein Dropdown-Menü, das eine Liste der vorhandenen Teams enthält. Der Benutzer kann eines oder mehrere Teams auswählen, denen der Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Die Zuweisung zu Teams hilft dabei, die Teamstruktur im Unternehmen zu organisieren und die Zuständigkeiten der Mitarbeiter zu definieren.
- + Neues Team erstellen: Ein Button, der es ermöglicht, ein neues Team zu erstellen, falls das benötigte Team in der Liste nicht vorhanden ist. Durch Klick auf diesen Button öffnet sich ein Dialog zur Erstellung eines neuen Teams, das dann dem Mitarbeiter zugewiesen werden kann.
Aktionen
- Speichern: Speichert die Änderungen und ordnet den Mitarbeiter dem ausgewählten Team oder den ausgewählten Teams zu.
- Abbrechen: Schließt den Dialog, ohne Änderungen zu speichern.
Nutzen des Team-Managements
Durch die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem oder mehreren Teams wird sichergestellt, dass die Organisation der Arbeit im Unternehmen effizient erfolgt. Teams können je nach Arbeitsbereichen, Abteilungen oder Projekten erstellt werden. Mitarbeiter können mehreren Teams zugeordnet werden, wenn sie in verschiedenen Projekten oder Bereichen arbeiten.
Das Zuweisen eines Teams zu einem Mitarbeiter verbessert die Strukturierung der Aufgaben und ermöglicht eine bessere Übersicht über die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Bedingungen
Dieser Dialog dient dazu, grundlegende Informationen zu den Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters zu hinterlegen, darunter die Position, Art des Vertrags, Eintritts- und Austrittsdaten sowie steuerliche Informationen.
Der Dialog enthält folgende Felder und Funktionen:
Felder und Optionen
- Position: Textfeld, in dem die aktuelle Position des Mitarbeiters im Unternehmen eingetragen wird. Beispiele: Geschäftsführer, Entwickler, Projektleiter, etc.
- Beschäftigungsart: Dropdown-Menü zur Auswahl der Vertragsart. Mögliche Optionen können sein:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Befristeter Arbeitsvertrag
- Freelancer, etc.
- Eintrittsdatum: Datumseingabefeld, in dem das Datum des Arbeitsbeginns des Mitarbeiters angegeben wird. Ein Kalender-Icon ermöglicht die Auswahl des genauen Datums.
- Austrittsdatum: Datumseingabefeld, das den Austrittstermin des Mitarbeiters markiert, sofern dieser festgelegt ist. Auch hier ermöglicht das Kalender-Icon eine genaue Auswahl.
- Einkommensteuerklasse: Textfeld zur Eingabe der Steuerklasse des Mitarbeiters, die für die Berechnung der Gehaltsabzüge relevant ist.
Aktionen
- Speichern: Speichert die eingegebenen Informationen und aktualisiert die Beschäftigungsbedingungen des Mitarbeiters.
- Abbrechen: Schließt den Dialog, ohne Änderungen zu speichern.
Nutzen der Beschäftigungsbedingungen
Der Bearbeiten-Dialog für die Beschäftigungsbedingungen ermöglicht es, wesentliche Vertragsdetails eines Mitarbeiters festzuhalten und zu verwalten. Diese Informationen sind wichtig für die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung sowie für steuerliche Zwecke und bieten eine strukturierte Übersicht über den Status des Mitarbeiters im Unternehmen.
Arbeitszeit und Gehalt
Dieser Dialog dient der Verwaltung der Arbeitszeiten und Gehaltsinformationen eines Mitarbeiters. Führungskräfte können hier die regulären Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche sowie das Gehalt und Bonuszahlungen des Mitarbeiters einsehen und bearbeiten.
Reiter: Arbeitsbedingungen
Urlaubsquelle: Auswahlfeld, in dem das Land oder die Region ausgewählt wird, deren Urlaubsregelungen auf den Mitarbeiter angewendet werden sollen. Falls keine Auswahl getroffen wird, gelten die Standardurlaubstage des Landes, das im Workspace definiert ist.
Die folgenden Felder und Optionen steuern das Zeiterfassungsverhalten des jeweiligen Mitarbeiters und helfen dabei, eine vollständige und korrekte Zeiterfassung sicherzustellen.
- Abrechenbare Stunden pro Tag: Legt fest, wie viele abrechenbare Stunden der Mitarbeiter pro Tag erfassen soll. Diese Vorgabe hilft, die Produktivität zu überwachen und sicherzustellen, dass die geplanten Arbeitszeiten dokumentiert werden.
- Beobachter: Ermöglicht die Zuweisung einer Person – z. B. eines Teamleiters –, die die Arbeitszeiten und Zeiterfassungen des Mitarbeiters überwacht. Dies kann besonders in Teams mit strikter Abrechnung oder hohem Planungsaufwand nützlich sein.
- Benachrichtigung bei fehlender Zeiterfassung am Folgetag: Falls der Mitarbeiter am Vortag keine Arbeitszeit erfasst hat, erhält er am nächsten Tag eine Erinnerung, seine Zeiteinträge nachzutragen.
- Benachrichtigung bei fehlendem Arbeitsbeginn: Falls der Mitarbeiter bis zur Mittagszeit nicht eingestempelt hat, wird er mit dieser Option automatisch erinnert.
- Zeiterfassung in den störenden Modus versetzen: Falls der Mitarbeiter während der Arbeitszeit seinen Timetracker nicht aktiviert, wird er durch akustische und visuelle Signale auf die fehlende Zeiterfassung hingewiesen. Dies stellt sicher, dass die Zeiterfassung nicht vergessen wird und lückenlos bleibt.
Wöchentliche Arbeitszeit:
- + Planen: Schaltfläche zum Planen oder Anpassen der wöchentlichen Arbeitszeit.
- Seit: Das Datum, ab wann die Arbeitszeitregelung gilt.
- Arbeitstage: Die Anzahl der festgelegten Arbeitstage pro Woche.
- Stunden: Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche.
Urlaubstage:
- + Planen: Schaltfläche zum Planen oder Anpassen der Urlaubstage.
- Seit: Das Datum, ab wann die Urlaubsregelung gilt.
- Urlaubstage pro Jahr: Die Anzahl der Urlaubstage, die dem Mitarbeiter jährlich zustehen.
Beispiel: Sowohl die wöchentliche Arbeitszeit als auch die Urlaubstage eines Mitarbeiters können in Gültigkeitszeiträumen geplant werden.
Ein Beispiel: Mitarbeiterin X arbeitet im Jahr 2024 40 Stunden, möchte aber ab dem Jahr 2025 nur noch halbtags arbeiten. Legen Sie im Bereich “Wöchentliche Arbeitszeit” ein zweites Intervall ab 01.01.2025 mit 20 Stunden an. Ab diesem Zeitpunkt kann dieser Mitarbeiter nur noch an vier Stunden pro Tag verplant werden. Die Umstellung erfolgt am 01.01.2025 automatisch.
Sie können im übrigen auch festlegen, an welchen Tagen die 20 Arbeitsstunden abgeleistet werden sollen. Dabei wird die verfügbare Wochenarbeitszeit grundsätzlich gleichmässig über die selektierten Tage verteilt.
Reiter: Lohn-Einstellungen
Auf dem Reiter “Lohn-Einstellungen” können Sie das mit dem Mitarbeiter vereinbarte Gehalt hinterlegen. Da sich das Gehalt eines Mitarbeiters natürlich im Lauf der Zeit verändert, ist es auch hier möglich, in Intervallen zu planen.
Leadtime nutzt die hinterlegten Informationen für Auswertungen, insbesondere zur Berechnung von Deckungsbeiträgen des Mitarbeiters.
Gehalt:
- + Planen: Schaltfläche zum Planen eines neuen Gehalts.
- Seit: Das Datum, ab wann das Gehalt gültig ist.
- Gehalt: Der monatliche Gehaltsbetrag.
Bonuszahlungen:
- + Hinzufügen: Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Bonuszahlung.
- Datum: Das Datum, an dem die Bonuszahlung fällig ist.
- Betrag: Der Betrag der Bonuszahlung.
- Grund: Der Grund oder Anlass für die Bonuszahlung.
Bankdaten
Die Sektion Bankdaten enthält die notwendigen Informationen für die Gehaltsüberweisungen an den Mitarbeiter.
- Kontoinhaber: Name des Kontoinhabers.
- IBAN: Internationale Bankkontonummer des Mitarbeiters.
- Bank und BIC: Die Bank und der Bank Identifier Code (BIC) des Mitarbeiters.
Bearbeiten: Um die Bankdaten zu ändern, muss vorab das Passwort eingegeben werden. Danach kann der Benutzer die Bankdaten bearbeiten und speichern.
Versicherungsdaten
Dieser Dialog dient der Eingabe und Verwaltung der Versicherungsdaten eines Mitarbeiters. Hier können Informationen zu den wichtigsten Sozialversicherungen eines Mitarbeiters hinterlegt werden.
Felder
- Krankenversicherung: Eingabefeld für den Namen der Krankenversicherung, bei der der Mitarbeiter versichert ist.
- Krankenversicherungsnummer: Eingabefeld für die Nummer der Krankenversicherung des Mitarbeiters.
- Sozialversicherungsnummer: Eingabefeld für die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
- Rentenversicherung: Eingabefeld für die Nummer der Rentenversicherung des Mitarbeiters.
Zusammenfassung
Der Bereich Mitarbeiter bietet eine umfassende Verwaltung der wichtigsten Informationen zum Personal. Über die Listenansicht und die Suche können Mitarbeiter leicht gefunden und bearbeitet werden. Der Reiter Grundlagen bietet eine zentrale Verwaltung der persönlichen Daten, Zugangsinformationen, Teamzugehörigkeiten, Gehaltsinformationen sowie Arbeitszeitregelungen, Versicherungsdaten und Bankdaten.