Das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters ist die Grundlage der Urlaubsplanung in Leadtime. Es stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter seine vertraglich vereinbarten Urlaubstage erhält und diese über das Jahr hinweg korrekt verwaltet werden. Das Urlaubskontingent ist eine dynamische Komponente, die sich je nach Vertragsbedingungen, Anpassungen während des Jahres und Übertragungen aus Vorjahren verändern kann.

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters in Leadtime wird das Urlaubskontingent in den Mitarbeiterstammdaten unter dem Reiter "Arbeitszeit und Gehalt" festgelegt. Hier wird die Anzahl der Urlaubstage eingetragen, die dem Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag jährlich zustehen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter startet am 01.01.2024 mit einem vertraglichen Anspruch auf 30 Urlaubstage.

Leadtime erlaubt es, das Urlaubskontingent über verschiedene Zeiträume hinweg zu planen. Das bedeutet, dass Urlaubsansprüche für verschiedene Jahre oder auch innerhalb eines Jahres für bestimmte Zeiträume unterschiedlich festgelegt werden können.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat für das Jahr 2024 30 Tage Urlaub. Ab dem 01.01.2025 erhöht sich sein Anspruch auf 32 Tage. Diese Anpassung wird in Leadtime anteilig berechnet, wenn sie unterjährig erfolgt.

Falls der Mitarbeiter unterjährig den Arbeitgeber wechselt oder die Anzahl der Urlaubstage angepasst wird (z. B. bei Teilzeit), berechnet Leadtime das Kontingent anteilig entsprechend dem Zeitraum.

Es kommt häufig vor, dass während des Jahres Anpassungen an den Urlaubstagen vorgenommen werden müssen, sei es durch Vertragsänderungen oder Sonderregelungen. Leadtime unterstützt diese Änderungen durch die Möglichkeit, Urlaubsperioden individuell zu planen.

Wird die Anzahl der Urlaubstage unterjährig geändert, so rechnet Leadtime die verbleibenden Urlaubstage anteilig um.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat bis zum 01.07.2024 einen Anspruch auf 20 Urlaubstage. Ab dem 01.07.2024 wird der Anspruch auf 30 Tage erhöht. In diesem Fall stehen dem Mitarbeiter für das erste Halbjahr anteilig 10 Urlaubstage zu, für das zweite Halbjahr 15 Tage.

Mitarbeiter, die im laufenden Jahr in das Unternehmen eintreten oder ausscheiden, erhalten ihr Urlaubskontingent anteilig. Leadtime berechnet die Urlaubstage für den verbleibenden Zeitraum automatisch.

Beispiel: Ein Mitarbeiter beginnt seine Arbeit am 01.03.2024. Sein vertraglicher Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage pro Jahr. Leadtime berechnet, dass ihm für die verbleibenden 10 Monate des Jahres 25 Urlaubstage zustehen.

Berechnung: 30 Tage / 12 Monate = 2,5. Mit Arbeitsstart 01.03. sind also bereits zwei Monate = 5 Tage verbraucht.

Nicht genutzte Urlaubstage können ins nächste Jahr übertragen werden. In Leadtime wird diese Funktion über den Bereich Urlaubsentschädigungen abgewickelt. Teamleiter oder Administratoren können festlegen, ob und wie viele Tage ins nächste Jahr übertragen werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, nicht genutzte Urlaubstage mit oder ohne finanzielle Entschädigung verfallen zu lassen. Dieser Vorgang wird in Leadtime dokumentiert, um Transparenz sicherzustellen.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat im Jahr 2024 nur 25 von 30 Urlaubstagen genommen. Der Teamleiter entscheidet, dass die verbleibenden 5 Tage ins Jahr 2025 übertragen werden.

Sowohl die Mitarbeiter selbst als auch Teamleiter können jederzeit die Urlaubsstatistik im Mitarbeiterprofil einsehen. Hier wird der Status der Urlaubstage übersichtlich dargestellt:

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass Überstunden eines Mitarbeiters in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt werden. Diese zusätzlichen Urlaubstage werden ebenfalls in den Urlaubsstatistiken des Mitarbeiters dokumentiert und als Hinzugefügte Urlaubstage gekennzeichnet.

Das Urlaubskontingent in Leadtime ist ein flexibles und dynamisches System, das es Unternehmen ermöglicht, die Urlaubsplanung genau nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters und den vertraglichen Regelungen zu gestalten. Durch die klare und transparente Dokumentation im Mitarbeiterprofil behalten sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte stets den Überblick über den aktuellen Stand der Urlaubstage.