Urlaub beantragen und genehmigen
🟩 Dieser Text bietet eine detaillierte Anleitung, wie Mitarbeiter in Leadtime Urlaub beantragen und wie dieser durch Führungskräfte verwaltet wird.
Dieser Text ist eine Anleitung. Welche Textarten gibt es?
In Leadtime haben Mitarbeiter und Vorgesetzte eine einfache und transparente Möglichkeit, Urlaubsanträge zu verwalten. Der Prozess des Urlaubsantrags umfasst mehrere Schritte, von der Antragstellung durch den Mitarbeiter bis hin zur Genehmigung oder Ablehnung durch eine berechtigte Führungskraft.
Urlaub beantragen
Mitarbeiter können in Leadtime ihren Urlaub über zwei verschiedene Wege beantragen:
Über das eigene Profil
Mein Profil / Urlaube
- Profil aufrufen: Der Mitarbeiter navigiert zu seinem persönlichen Profil.
- Reiter „Urlaube“: Im Profil gibt es den Reiter „Urlaube“, in dem alle Informationen über kommende, vergangene und verbleibende Urlaubstage zu finden sind.
- Button „Urlaub anfordern“: Der Mitarbeiter klickt auf den Button „Urlaub anfordern“.
- Dialog „Zeit Buchen“: Es öffnet sich ein Dialogfenster mit mehreren Reitern (Zeiterfassung, Ein-/Ausloggen, Urlaub, Krankheit). Standardmäßig ist hier bereits der Reiter „Urlaub“ ausgewählt.
- Urlaubsdaten eingeben:
- Von: Der Mitarbeiter wählt den ersten Tag seines Urlaubs.
- Bis: Der letzte Tag des geplanten Urlaubs wird eingetragen.
- Verfügbare Urlaubstage: Eine grafische Übersicht zeigt, wie viele Urlaubstage bereits verbraucht, beantragt (orange) und verfügbar (grün) sind.
- Urlaub beantragen: Mit einem Klick auf den Button „Anfragen“ wird der Urlaubsantrag gestellt.
Über den Teamkalender
Teamkalender
- Zeitplan aufrufen: Der Mitarbeiter kann über den Menüpunkt „Zeitplan“ zum Teamkalender navigieren.
- Urlaubstag auswählen: Im Kalender klickt der Mitarbeiter in seiner Zeile auf die Zelle des Tages, an dem der Urlaub beginnen soll.
- Dialog „Zeit Buchen“: Es öffnet sich derselbe Dialog wie unter Punkt A. Der Mitarbeiter muss hier den Reiter „Urlaub“ auswählen.
- Urlaubsdaten eingeben: Der Mitarbeiter gibt den gewünschten Zeitraum an, wie im Profil beschrieben.
- Urlaub beantragen: Der Antrag wird durch den Button „Anfragen“ gestellt.
Genehmigung oder Ablehnung eines Urlaubs
Führungskräfte oder Teamleiter, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Urlaubsanträge verwalten. Dies geschieht im Bereich „Unser Unternehmen“ im Menüpunkt „Urlaub“. Hier werden alle Anträge angezeigt und können je nach Situation genehmigt oder abgelehnt werden.
Reiter „Anträge Verwalten“
Im Bereich „Urlaub“ gibt es zwei Haupt-Reiter: „Anträge Verwalten“ und „Historie“. Unter „Anträge Verwalten“ finden sich zwei Blöcke: „Ausstehende Urlaubsanträge“ und „Genehmigte kommende Urlaube“.
Ausstehende Urlaubsanträge
- Liste der Anträge: Hier sehen Führungskräfte alle offenen Urlaubsanträge, die noch genehmigt oder abgelehnt werden müssen.
- Kapazitätsauslastung: Jeder Antrag ist mit einer Prozentangabe versehen, die die Auslastung des Unternehmens oder des Teams zum angefragten Urlaubszeitraum darstellt. Zum Beispiel bedeutet eine Auslastung von 75%, dass bereits andere Mitarbeiter Urlaub oder Krankheit im gleichen Zeitraum haben.
- Kalender-Icon: Mit einem Klick auf das Kalender-Icon springt die Führungskraft direkt zu der betreffenden Woche im Teamkalender, um zu prüfen, welche anderen Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt bereits fehlen.
- Urlaub genehmigen: Der Urlaub kann mit einem Klick auf das Häkchen genehmigt werden. Der Antrag verschwindet aus der Liste und wird in die genehmigten Urlaube verschoben.
- Urlaub ablehnen: Mit einem Klick auf das Kreuz wird der Urlaub abgelehnt. In diesem Fall muss die Führungskraft einen Grund für die Ablehnung angeben, der dem Mitarbeiter mitgeteilt wird.
Genehmigte kommende Urlaube
- Liste der genehmigten Urlaube: In dieser Liste sind die Urlaube aufgeführt, die bereits genehmigt wurden, aber noch in der Zukunft liegen.
- Urlaub stornieren: Sollte es notwendig sein, kann ein bereits genehmigter Urlaub mit einem Klick auf das „X“ storniert werden. Auch hier ist eine Begründung erforderlich, die dem Mitarbeiter angezeigt wird.
Urlaubsübersicht im Kalender
Auf der rechten Seite des „Anträge Verwalten“-Reiters befindet sich eine Kalenderdarstellung der genehmigten und offenen Urlaube. Jeder Tag, an dem ein Mitarbeiter Urlaub beantragt oder genehmigt bekommen hat, wird durch ein Flugzeug-Symbol dargestellt:
- Graues Flugzeug: Der Urlaub wurde beantragt, aber noch nicht genehmigt.
- Grünes Flugzeug: Der Urlaub wurde bereits genehmigt.
Die Kapazitätsauslastung des Unternehmens oder des Teams wird ebenfalls in Prozentzahlen für jeden Tag angezeigt. So können Führungskräfte sicherstellen, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig fehlen.
Reiter „Historie“
Im Reiter „Historie“ sind alle jemals gestellten, genehmigten und abgelehnten Urlaubsanträge aufgeführt. Diese Historie ist ein umfassendes Protokoll, das es ermöglicht, jeden Vorgang in Bezug auf Urlaubsanträge nachzuvollziehen.
Funktionen der Historie
- Filtermöglichkeiten: Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien wie Mitarbeiter, Zeitraum oder Status gefiltert werden.
- Protokollierung: Jedes Ereignis, wie zum Beispiel eine Genehmigung, Ablehnung oder Änderung eines Antrags, wird mit Datum, Grund und beteiligten Personen protokolliert.