Briefe verfassen
🟥 Dieser Text beschreibt die Funktionen des Reiters „Briefe“ in Leadtime® ERP, zur Generierung und Verwaltung formaler Schreiben.
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Der Bereich „Briefe“ im Reiter einer Organisation dient dazu, schnell und effizient formale Schreiben an Mitglieder einer Organisation zu verfassen. Diese Funktion ist Teil der Dokumentenautomatisierung in Leadtime ERP und soll den Prozess des Briefeschreibens vereinfachen und zentralisieren. Da heutzutage nicht mehr oft Briefe verfasst werden müssen, ist es dennoch hilfreich, dies im gleichen System zu tun, in dem alle anderen Geschäftsprozesse abgewickelt werden. So bleibt der Brief auch an der richtigen Stelle abgelegt und kann jederzeit wiedergefunden werden.
Organisationen / [Organisation] / Briefe
Übersicht des Reiters „Briefe“
Wenn der Reiter „Briefe“ einer Organisation aufgerufen wird, wird eine Tabelle mit den bereits erstellten Briefen angezeigt. Diese Tabelle enthält die folgenden Spalten:
- Betreff: Der Titel oder der Betreff des Briefes, der bei der Erstellung angegeben wurde.
- Erstellt: Das Datum, an dem der Brief erstellt wurde.
- Datum: Das auf dem Brief selbst angegebene Datum, das möglicherweise vom Erstellungsdatum abweicht (z. B. wenn der Brief rückdatiert wird).
- Erstellt von: Der Name des Benutzers, der den Brief verfasst hat.
- Mitglied: Der Empfänger des Briefes, also das Mitglied der Organisation, an das der Brief gerichtet ist.
- Zuletzt aktualisiert: Das Datum der letzten Bearbeitung des Briefes, falls dieser nachträglich verändert wurde.
Am Ende jeder Zeile in der Tabelle stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Mülleimer-Icon: Löscht den Brief.
- PDF-Icon: Ermöglicht das Herunterladen des Briefes im PDF-Format.
- Stift-Icon: Öffnet den Brief zur Bearbeitung.
Zusätzlich zur Tabelle gibt es:
- Quick-Suche: Ermöglicht die schnelle Suche nach bestimmten Briefen anhand des Betreffs oder anderer Informationen.
- Filteroptionen: Mit dieser Funktion können die angezeigten Briefe nach bestimmten Kriterien gefiltert werden.
- Button „Brief hinzufügen“: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Briefes.
Erstellung eines neuen Briefes
Wenn auf den Button „Brief hinzufügen“ geklickt wird, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die folgenden Felder ausgefüllt werden müssen:
- Organisation: Die Organisation, für die der Brief erstellt wird, ist automatisch vorausgewählt.
- Mitglied: Hier kann der Empfänger des Briefes aus den Mitgliedern der Organisation ausgewählt werden.
- Datum des Briefs: Standardmäßig ist das aktuelle Datum vorausgefüllt, kann aber manuell geändert werden, um z. B. einen rückdatierten Brief zu erstellen.
- Adressart: Es kann ausgewählt werden, ob der Brief an die Organisation (Hauptadresse) oder an die private Adresse eines Mitglieds gesendet wird.
- Betreff: Ein Freitextfeld, in das der Titel oder Betreff des Briefes eingegeben wird.
- Inhalt: Das Hauptfeld, in dem der Inhalt des Briefes verfasst wird. Hier können auch Makros verwendet werden, um den Text zu automatisieren und personalisierte Inhalte einzufügen.
Verwendung von Makros
Makros sind spezielle Platzhalter, die automatisch mit den entsprechenden Informationen gefüllt werden. Sie erleichtern die Personalisierung des Briefes und sparen Zeit beim Schreiben. Die verfügbaren Makros sind:
- #KundenUnternehmensName: Fügt den Namen der Organisation des Kunden ein.
- #Ansprechpartner: Fügt den primären Ansprechpartner der Organisation ein, an den der Brief gerichtet ist.
- #NameUndPositionDesAbsenders: Fügt sowohl den Namen als auch die Position des Absenders ein (z. B. „Thomas Tester, Geschäftsführer“).
- #NameDesAbsenders: Fügt nur den Namen des Absenders ein.
- #PositionDesAbsenders: Fügt nur die Position des Absenders ein.
- #HeutigesDatum: Fügt das aktuelle Datum ein.
- #SehrGeehrterKunde: Fügt eine personalisierte Grußformel ein, die je nach Geschlecht des Empfängers automatisch „Sehr geehrter Herr/Frau“ einfügt.
Aktionen nach der Briefverfassung
Unterhalb des Textfeldes für den Inhalt gibt es vier wichtige Aktions-Buttons:
- PDF-Vorschau: Erstellt eine PDF-Vorschau des Briefes, ohne ihn tatsächlich im System zu speichern. Diese Vorschau dient dazu, den Brief vorab zu überprüfen.
- Abbrechen: Schließt das Dialogfenster, ohne den Brief zu speichern.
- Speichern: Speichert den Brief im System, fügt ihn der Tabelle der Briefe hinzu, aber generiert noch keine PDF-Version.
- Speichern und Herunterladen: Speichert den Brief im System und lädt ihn sofort als PDF herunter.
Durch die einfache Erstellung und Verwaltung von Briefen direkt in Leadtime ERP bleibt die gesamte Kundenkommunikation übersichtlich und organisiert, was eine effiziente Projekt- und Unternehmensführung unterstützt.