Organisation Reiter Einstellungen / Abrechnung
🟥 Organisationsspezifische Abrechnungseinstellungen ermöglichen es, individuelle Konditionen wie Stundensätze und Mahnverfahren festzulegen.
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
Im Untermenü "Allgemein" der Organisationseinstellungen können wichtige Basisdaten und Details einer Organisation angepasst werden. Diese Einstellungen legen fest, wie die Organisation im System verwaltet und dargestellt wird. Alle relevanten Felder werden hier erklärt.
Organisationen / [Organisation] / Einstellungen / Rechnungseinstellungen
Im Reiter "Einstellungen" im Untermenü "Abrechnung" können organisationsspezifische Abrechnungseinstellungen für eine ausgewählte Organisation hinterlegt werden. Diese spezifischen Einstellungen überschreiben die allgemeinen Abrechnungseinstellungen, die für den gesamten Workspace unter Administration -> Workspace-Einstellungen definiert wurden. Das ermöglicht es, individuelle Abrechnungskonditionen, wie abweichende Stundensätze oder Mahnwesen-Regelungen, für einzelne Kunden anzupassen.
Felder im Untermenü "Abrechnung":
- Stundensatz: Der individuelle Stundensatz für diese Organisation. Dieser Stundensatz wird für alle abrechenbaren Stunden verwendet, die für diese Organisation erfasst werden.
Hinweis: Im Bereich “Workspace Einstellungen / Abrechnung” kann ein default Stundensatz für die Organisation hinterlegt werden. Diese Default-Einstellung kann hier in den Abrechnungseinstellungen einer Organisation kundenspezifisch überschrieben werden.
- Rechnungssprache: Auswahl der Sprache, in der die Rechnungen für diese Organisation erstellt werden. Hier kann zum Beispiel zwischen Deutsch und Englisch gewählt werden.
- Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung: Die Anzahl der Tage, die der Kunde nach Rechnungsstellung Zeit hat, um die Rechnung zu begleichen. Dieses Feld legt fest, wann die Zahlung fällig wird.
- Mahngebühr für Rechnungen aktivieren: Aktivierung oder Deaktivierung der Erinnerungsgebühr für fällige Rechnungen dieser Organisation. Hier kann festgelegt werden, ob eine Gebühr für verspätete Zahlungen berechnet wird.
- Wie im Arbeitsbereich definiert: Verwendet die allgemeinen Workspace-Einstellungen.
- Aktiviert: Aktiviert die Erinnerungsgebühr speziell für diese Organisation.
- Deaktiviert: Deaktiviert die Erinnerungsgebühr speziell für diese Organisation.
- Mahngebühr für Rechnungen: Der Betrag der Mahngebühr, der erhoben wird, wenn eine Rechnung verspätet bezahlt wird.
- Zinsen auf Rechnungen aktivieren: Festlegung, ob Verzugszinsen auf überfällige Rechnungen berechnet werden sollen. Die Optionen sind:
- Wie im Arbeitsbereich definiert: Verwendet die allgemeinen Workspace-Einstellungen.
- Aktiviert: Aktiviert die Zinsen speziell für diese Organisation.
- Deaktiviert: Deaktiviert die Zinsen speziell für diese Organisation.
- Basiszins für Rechnungen: Der Zinssatz, der für verspätete Zahlungen berechnet wird. Dieser wird in Prozent angegeben.
- Zinsen auf Rechnungen: Ein zusätzlicher prozentualer Zinssatz, der auf verspätete Zahlungen angewendet wird. Hier kann ein separater Zinssatz für diese Organisation definiert werden.
Diese Einstellungen erlauben es, den Rechnungsprozess detailliert auf die jeweilige Organisation zuzuschneiden, inklusive Mahngebühren, Verzugszinsen und individueller Kommunikation.
Allgemeine Textfelder:
- Schlussformel: Der Textbaustein für die Schlussformel in Rechnungen. Dieser wird standardmäßig auf jeder Rechnung verwendet und kann hier für die Organisation individuell angepasst werden.
Rechnungstexte:
- Rechnungsbegrüßung: Der Textbaustein für die Begrüßung auf Rechnungen, der automatisch eingefügt wird. Er kann angepasst werden, um den Kunden spezifisch anzusprechen.
- Rechnungsfußzeile: Hier kann ein Text hinterlegt werden, der als Fußzeile auf jeder Rechnung erscheint. Dieser könnte Zahlungsanweisungen oder Kontodaten enthalten.
- Erinnerungsgebühren-Warnung: Dieser Textbaustein wird verwendet, wenn die erste Mahnung fällig wird. Er informiert den Kunden über die anfallenden Mahngebühren und Zinsen, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird.
Erinnerungstexte:
- Begrüßung der ersten Erinnerung: Dieser Text wird in der ersten Mahnung verwendet, um den Kunden höflich daran zu erinnern, dass die Zahlungsfrist überschritten wurde.
- Fußzeile der ersten Erinnerung: Dieser Text erscheint am Ende der ersten Mahnung und erklärt, welche Gebühren und Zinsen fällig werden, wenn die Rechnung weiterhin unbezahlt bleibt.
- Begrüßung der zweiten Erinnerung: Dieser Text ist für die zweite Mahnung vorgesehen. Er weist den Kunden darauf hin, dass es sich um die finale Mahnung handelt.
- Fußzeile der zweiten Erinnerung: Der abschließende Text der zweiten Mahnung, der den Kunden über mögliche rechtliche Schritte informiert, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Stornierung:
- Inhalt der Stornierung: Dieser Text wird verwendet, wenn eine Rechnung storniert wird. Er erklärt, dass die Rechnung zurückgezogen und keine Zahlung mehr erforderlich ist.