Öffentliche Ansicht auf Aufgaben
🟥 Die Öffentlich/Intern-Funktion in Leadtime trennt interne Diskussionen von Kundenkommunikation und optimiert den Workflow.
Dieser Text ist eine Referenz. Welche Textarten gibt es?
In Leadtime ermöglicht die Funktion Öffentlich/Intern eine gezielte Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Nutzern, also Kunden oder Partnern, die als Gastnutzer am Ticket-System teilnehmen. Diese Unterscheidung ist besonders in externen Projekten wichtig, da sie sicherstellt, dass interne Diskussionen und Arbeitsschritte nur von den Mitarbeitern des Unternehmens eingesehen werden können, während der Kunde nur für ihn relevante Informationen erhält.
Zweck der Funktion Öffentlich/Intern
Interne Ansicht
Öffentliche Ansicht
In Projekten, an denen Kunden als Gastnutzer beteiligt sind, ist es von entscheidender Bedeutung, eine klare Trennung zwischen internen Diskussionen und der externen Kommunikation zu schaffen. Kunden möchten in der Regel nur über den Fortschritt ihrer Anliegen informiert werden, ohne jedoch in die internen Abläufe und Diskussionen involviert zu sein, die hinter den Kulissen stattfinden. Die Funktion „Öffentlich/Intern“ ermöglicht genau das:
- Öffentliche Kommunikation: Kunden sehen alle als „öffentlich“ markierten Kommentare und Status-Updates, die für sie relevant sind. Dazu gehören vor allem Fortschrittsmeldungen, Rückfragen und die endgültige Erledigung einer Aufgabe.
- Interne Kommunikation: Alle Kommentare, die nicht als „öffentlich“ markiert sind, bleiben für den Kunden unsichtbar. Diese Funktion ermöglicht es dem internen Team, Rückfragen und Diskussionen über das Ticket intern zu führen, ohne dass der Kunde Einblick hat.
Anwendung der Funktion in der Praxis
Die Verwendung der Öffentlich/Intern-Funktion ist einfach und effizient in den Workflow integriert. Nachfolgend wird beschrieben, wie diese Funktion genutzt werden kann:
- Anlage eines Tickets durch den Kunden:
- Der Kunde legt in einem externen Projekt ein Ticket an, um eine Aufgabe oder Anfrage zu melden. Dieses Ticket erscheint dann im System des Unternehmens, und ein Kundenbetreuer nimmt es entgegen.
- Interne Diskussionen und Bearbeitung:
- Im weiteren Verlauf wird das Ticket intern bearbeitet. Mitarbeiter des Unternehmens, beispielsweise ein Entwickler, können Rückfragen stellen oder den Stand der Aufgabe intern diskutieren. Diese internen Kommentare sind nicht für den Kunden sichtbar.
- Beispiel: Der Entwickler hat eine Rückfrage zur technischen Umsetzung. Diese Frage richtet er intern an den Kundenbetreuer, ohne dass der Kunde involviert wird.
- Status-Updates und öffentliche Kommunikation:
- Trotz der unsichtbaren internen Kommunikation kann der Kunde den Fortschritt des Tickets verfolgen, etwa durch Statusänderungen oder die Zuweisung an neue Bearbeiter. Diese Änderungen werden ihm jedoch nur in Form von Status-Updates angezeigt, nicht inhaltlich.
- Sobald eine relevante Information an den Kunden weitergegeben werden soll, wird diese als öffentlicher Kommentar markiert. Zum Beispiel kann der Kundenbetreuer den Abschluss der Aufgabe öffentlich melden.
- Meldung der Erledigung an den Kunden:
- Ist die Aufgabe erledigt, gibt der Kundenbetreuer die Erledigung der Aufgabe in einem öffentlichen Kommentar zurück an den Kunden. Ab diesem Moment kann der Kunde die finale Information einsehen und wird per Benachrichtigung darüber informiert.
Beispielworkflow
Ein typisches Szenario in einem externen Projekt könnte folgendermaßen aussehen:
- Kunde meldet ein Problem: Der Kunde bemerkt, dass eine Suchfunktion auf der Webseite nicht richtig funktioniert und erstellt ein Ticket. Dieses Ticket wird automatisch dem Kundenbetreuer zugewiesen.
- Interne Bearbeitung: Der Kundenbetreuer weist das Ticket einem Entwickler zu. Der Entwickler prüft das Problem, stellt Rückfragen an den Kundenbetreuer und arbeitet an einer Lösung. Alle diese Schritte werden intern dokumentiert, sind aber für den Kunden unsichtbar.
- Abschluss: Nachdem der Entwickler das Problem gelöst hat, gibt er dies intern an den Kundenbetreuer weiter. Der Kundenbetreuer prüft die Lösung und meldet die Erledigung des Tickets als öffentliches Update an den Kunden zurück.
- Kunde erhält Benachrichtigung: Der Kunde sieht in seinem Dashboard, dass das Problem gelöst wurde, und kann den öffentlichen Kommentar des Kundenbetreuers lesen.
Vorteile der Trennung von interner und externer Kommunikation
- Effiziente Zusammenarbeit: Durch die Möglichkeit, Tickets intern zu diskutieren und dabei den Kunden nicht unnötig zu involvieren, können Aufgaben effizienter bearbeitet werden.
- Transparenz für den Kunden: Der Kunde bleibt stets über den Fortschritt seiner Anfragen informiert, ohne mit unnötigen Details belastet zu werden.
- Schutz interner Informationen: Sensible oder komplexe interne Diskussionen und technische Details bleiben intern und müssen nicht dem Kunden gegenüber offengelegt werden.
Insgesamt bietet die Unterscheidung zwischen „Öffentlich“ und „Intern“ in Leadtime eine flexible und transparente Möglichkeit, die Kommunikation mit Kunden effizient zu gestalten, ohne die internen Abläufe zu stören.