Der Bereich Dokumentvorlagen in Leadtime ermöglicht es, zentrale Dokumente für den gesamten Arbeitsbereich zu standardisieren und gleichzeitig dynamisch auf das jeweilige Projekt oder den jeweiligen Kunden anzupassen. Er befindet sich im Bereich Ihr Unternehmen unter dem Menüpunkt Dokumentvorlagen.

Dokumentvorlagen sind Templates, mit denen projektbezogene Dokumente automatisch generiert werden können. Dabei wird statischer Text mit dynamischen Platzhaltern kombiniert, sogenannten Variablen, die beim Erzeugen des Dokuments automatisch mit den korrekten Daten befüllt werden. Dies erlaubt eine individuelle und professionelle Ansprache in Verträgen, Angeboten oder anderen Dokumenten – ohne manuelles Nachbearbeiten.

Beim Aufruf des Bereichs sieht man eine tabellarische Übersicht aller Vorlagen. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Zudem gibt es zwei Icons:

Mit Klick auf „+ Vorlage erstellen“ öffnet sich ein Dialog mit drei Spalten:

Hier definierst du die allgemeinen Eigenschaften der Vorlage:

Hier befindet sich der eigentliche Editor für den Dokumenttext. Du kannst dort:

Beispiel für eine Bedingung:

Diese Bedingungen werden direkt im Editor über das Menüelement „Bedingung“ eingefügt.

In der rechten Spalte findest du zwei Arten von Variablen:

Diese stehen systemweit zur Verfügung und lassen sich per Klick einfügen. Es gibt Variablen aus folgenden Bereichen:

Diese kannst du für jede Vorlage individuell anlegen, z. B. #custom.Vertragslaufzeit oder #custom.Testzeitraum. Sie erscheinen in der rechten Spalte unterhalb der allgemeinen Variablen und lassen sich mit eigenem Namen und Wert definieren.

So musst du nicht manuell im Vertrag nach der richtigen Stelle suchen – du änderst einfach den Variablenwert, und der Text passt sich automatisch an.

Fügen Sie Variablen zu Ihrem Dokumen hinzu, indem Sie in der rechten Spalte im Dropdown zunächst das Datenobjekt wählen. Es erscheinen die Variablen, die mit dem Objekt zusammenhängen in dem Auswahlfeld. Klicken Sie auf die entsprechende Variable um diese in das Dokument einzufügen.

Sie können auch direkt im Texteditor mit der Raute-Taste ein Kontextmenü mit den verfügbaren Variablen aufrufen.

Hier werden Variablen aufgerufen, die mit diesem Bereich verbunden sind.

Hier werden Variablen aufgerufen, die mit diesem Bereich verbunden sind.

Hier werden Variablen aufgerufen, die mit diesem Bereich verbunden sind.

Hier werden Variablen aufgerufen, die mit diesem Bereich verbunden sind.

Hier werden Variablen aufgerufen, die mit diesem Bereich verbunden sind.

Hierbei handelt es sich um den selektierten User der Organisation, an den das Dokument gerichtet ist.

Hilfsvariablen

Ein besonders leistungsstarkes Feature der Dokumentvorlagen in Leadtime ist der Einsatz von Bedingungen. Damit lässt sich steuern, welche Textabschnitte nur unter bestimmten Voraussetzungen in einem finalen Dokument erscheinen sollen. So kann ein und dieselbe Vorlage für verschiedene Szenarien verwendet werden – ohne, dass der Nutzer manuell Anpassungen vornehmen muss.

Bedingungen sind Regeln, die auf Variablen innerhalb des Dokuments zugreifen. Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, wird der zugehörige Textblock beim Erstellen des Dokuments eingeblendet. Andernfalls bleibt er im finalen Dokument unsichtbar.

Das ist besonders praktisch, wenn:

Angenommen, du möchtest in einem Vertragsdokument einen Hinweistext anzeigen, nur wenn ein Testzeitraum vereinbart wurde.

Dazu kannst du in der Vorlage eine benutzerdefinierte Variable #custom.Testzeitraum verwenden, die beispielsweise auf den Wert 14 gesetzt ist (für 14 Tage). Dann kannst du in deinem Dokument folgenden bedingten Abschnitt einfügen:

Wenn der Testzeitraum bei einem Kunden auf 0 gesetzt ist (also kein Testzeitraum vereinbart wurde), wird dieser Text nicht im finalen Dokument erscheinen.

Um eine Bedingung in das Dokument einzufügen, gehst du folgendermaßen vor:

Je nach Variablentyp (Text, Zahl, Auswahl) stehen dir unterschiedliche Operatoren zur Verfügung:

Es können mehrere Bedingungen mit UND und ODER verknüpft werden.

Das Dokumentvorlagensystem in Leadtime unterstützt eine automatische Nummerierung von Überschriften. Diese Funktion sorgt dafür, dass Überschriften im finalen Dokument korrekt und konsistent nummeriert werden, ohne dass der Benutzer die Nummerierung manuell pflegen muss.

Da Leadtime auch mit bedingten Abschnitten arbeitet – also Textbausteinen, die nur erscheinen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind – wäre eine manuelle Nummerierung der Überschriften fehleranfällig. Wenn sich beispielsweise durch eine Bedingung die Reihenfolge oder die Anzahl der Kapitel ändert, könnte eine manuell gepflegte Nummerierung inkonsistent oder sogar irreführend werden.

Die automatische Nummerierung stellt sicher, dass die logische Struktur des Dokuments immer korrekt abgebildet wird – auch dann, wenn durch Bedingungen Abschnitte ein- oder ausgeblendet werden.

Beim Bearbeiten einer Dokumentvorlage kann der Benutzer unter dem Menüpunkt Heading Style die gewünschte Nummerierungslogik auswählen. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Diese Funktion stellt sicher, dass auch bei komplexen, dynamisch generierten Dokumenten eine korrekte Gliederung und Orientierung für den Leser erhalten bleibt.

Die Dokumentvorlagen in Leadtime ermöglichen eine präzise, einheitliche und automatisierte Erstellung von projektbezogenen Dokumenten – mit einem hohen Grad an Personalisierung. Sie sparen nicht nur Zeit und vermeiden Fehler, sondern helfen dabei, professionell aufzutreten und klare, konsistente Kommunikation mit Kunden zu pflegen.